Skip to main content

Business as unusual: sex tips på hur du handskas med volatilitet under affärsresor

3 min
Posted: 03 July 2017Updated: 15 September 2020
Topics: Blogg
0_200341799-001.jpg

Veckan som började 7 november 2016 var minst sagt intressant.

  • Tisdagen den 8 november meddelande Indiens premiärminister att alla 500- och 1 000-rupiesedlar var ogiltiga. Samma dag vann Donald Trump det amerikanska presidentvalet och han hade stoltserat med sin protektionistiska politik redan under kampanjen.
  • Onsdagen den 9 november tillämpade man i Kanada en ny förordning som förpliktar besökare som inte behöver visum att skaffa elektroniskt resetillstånd innan de får flyga till landet.
  • Veckan avslutades med bekymmer i Nya Zeeland, där jordskalv med en magnitud på 7,8 drabbade Sydön och orsakade skador för miljontals dollar, samt ledde till att transportförbindelser fick stänga i stora delar av landet.
Alla dessa problem påverkade de företag vars resenärer befann sig i länderna. Veckan är slumpmässigt utvald, vilket tydligt visar att för den som ansvarar för att affärsresor ska gå smidigt, så att företaget når sina resultat, är en vanlig vecka sällan särskilt vanlig. Och då har vi ännu inte inkluderat de vardagsföreteelser som kan påverka affärsresor, så som flygändringar, trafikstockningar och annat som kan försvåra även mycket välplanerade resor. Så hur kan Travel Managers och resebeställare hålla sig uppdaterade vad gäller förändringar? Här kommer våra förslag på hur du förutspår förändringar och hanterar nödsituationer på resan:
1. Håll kontakt med din affärsresebyrå
Att vår kundtjänst är tillgänglig utanför kontorstiderna, 24 timmar om dygnet, kommer väl till pass när ändringar som påverkar resplaner sker, särskilt om din resenär redan är på resande fot.  Denna service är tillgänglig dygnet runt, året runt och i fler än 65 länder, vilket innebär att resenärer snabbt kan ta sig hem med minimalt krångel. Egencia uppskattar att resenärer sparade in 22 000 timmar under 2015, genom mobiltjänsten Hjälp mig, som du når genom ett klick.
2. Håll dig uppdaterad med reseaviseringar
Twitterkontot för EU:s utrikeskontor och US Department of State är utmärkta källor till reseinformation från hela världen. Här berättar man om naturkatastrofer, konflikter och annan reserelaterad information.
3. Använd filter
Alla behöver inte veta allting. En alltför strid ström av reseaviseringar och annan information kan göra resenärer ouppmärksamma när verkligt viktig information förmedlas, eftersom de slutar att fokusera på dessa meddelanden. Därför ska du filtrera informationen, så att den bara skickas till de som behöver den. Helst av allt ska din affärsresebyrå enbart skicka automatiska varningar till personer i drabbade regioner, snarare än till alla resenärer.
4. Använd reseappar
Vid vardagsföreteelser är det mycket viktigt att affärsresenärer har tillgång till ett verktyg för kommunikation. En reseapp från affärsresebyrån, exempelvis Egencias app, hjälper till att meddela resenärer om deras flyg är försenade eller inställda. Appen föreslår alternativ, så som ombokningar till senare flyg, så att resan kan fortlöpa som planerat.
5. Samarbeta med ansedda och pålitliga partners
Riskhantering för affärsresor är av större vikt än någonsin tidigare och konsultbolag med fokus på säkerhet kan ge företag expertrådgivning. Egencia har i många år samarbetat med assistansföretag som International SOS för att erbjuda relevant information till resenärer både innan och efter resan. Det är även viktigt att ha en affärsresebyrå vars system klargör var dina resenärer ska befinna sig enligt schemat, och har ordentlig överblick, så att rätt åtgärder kan vidtas om och när det behövs.
6. Få feedback från resenärer
Den mest användbara information en Travel Manager eller resebeställare kan få kommer ofta från deras resenärer, snarare än från tredje part. Om så inte redan är fallet bör Travel Managers be om feedback från resenärer vad gäller hotell och lokala aspekter som påverkar resan - exempelvis vilka restauranger och barer som är säkra - för att sedan kunna dela informationen med andra medarbetare som planerar att resa till samma destination.