Av Dan Godsell, Global Sales, Nordamerika

I dagens snabba och konkurrensbetonade globala ekonomi är förändring en nödvändighet för att företaget ska hålla sig konkurrenskraftigt. Strategiska förändringar i specifika funktioner, som affärsreseprogram, kan påverka hela organisationen. Att implementera ett stort affärsreseprogram är ingen liten bedrift, men det finns några strategier som kan underlätta förändringsarbetet i denna digitala tidsålder.

Detta är den andra i en serie av artiklar om reseinköp i en ekonomi som snabbt förändras. I den första artikeln skrev jag om inköpsmetoder som har svårt att hålla jämna steg med de snabba förändringarna. I den här artikeln vill jag fokusera på strategiska anpassningar efter företagets prioriteringar genom att erbjuda en helhetsbild, ett exempel från verkligheten och några specifika steg du kan ta för att anpassa ditt affärsreseprogram efter organisationens mål.

Hur värdefull anpassningsprocessen är syns tydligast om vi tittar på effekterna när processen misslyckas. Missade mål leder vanligen till minskade intäkter och/eller ett lägre aktiepris. Det är lätt att förstå effekterna när man tittar på exempelvis investeringar i forskning och utveckling som gått snett. Mindre påtagliga, eller indirekta, kategorier påverkar också intäkterna, personalstyrkan, kundnöjdheten och mycket mer, om de inte är anpassade efter organisationens mål. Affärsreseprogram kan placeras i den här kategorin.

Rese- och inköpsteam kan bygga upp sin trovärdighet och sitt inflytande genom att koppla affärsreseprogrammen till helhetsbilden på ett medvetet sätt. Låt oss titta på ett scenario som visar hur anpassningen kan hjälpa företaget, dess Travel Manager och resenärerna.

Att rekrytera och behålla personal är ofta högt prioriterat när ledningen diskuterar strategi. Vi har under många år hört talas om kampen om den bästa personalen, och pressen på att hitta och behålla de bästa medarbetena har blivit ännu större. I augusti 2019 var arbetslösheten i USA 3,7 %, enligt Bureau of Labor Statistics.^[1] Det är en historiskt låg siffra – till och med lägre än vad vissa ekonomer betraktar som full sysselsättning. Likväl visar statistik från St. Louis Federal Reserve Bank att arbetslösheten bland tjänstemän var 2,9 % i juli 2019.^[2] I Kanada var arbetslösheten 2018 på 5,8 %, vilket var lägre än på nästan 20 år.^[3] Detta innebär att det på den redan fullpackade arbetsmarknaden finns specifika områden, där kampen om de bästa medarbetarna är väldigt tydlig.

Konsekvenserna av denna kamp om de bästa och duktigaste är ganska påtagliga. Vi rapporterade att forskning har visat att det kan kosta uppemot 213 000 dollar att ersätta en anställd som har en årlig lön på 100 000 dollar, det vill säga 213 % av lönen. Ett stort företag kan alltså spara mycket pengar med hjälp av relativt små minskningar i personalomsättningen.

Om ett av organisationens mål är att hitta och behålla de allra bästa medarbetarna kan ditt affärsreseprogram bli en del av denna strategi.

Jag pratade nyligen med en av mina kunder, ett snabbväxande finansföretag, vid samma tidpunkt som de höll på att avsluta sin årsplanering. En av de viktigaste faktorerna bakom många av deras strategiska mål var den skiftande demografin bland de anställda. Nu består större delen av arbetsstyrkan av personer från millenniegenerationen, och företaget visste att detta generationsskifte skulle fortsätta och föra med sig nya förväntningar från arbetsstyrkan.

Samtidigt gjorde rese- och inköpsteamet om affärsreseprogrammet. Organisationens mål att ”hitta och behålla de allra bästa medarbetarna” implementerades i affärsreseprogrammet som ett mål att ”erbjuda nästa generations reseupplevelse”. Målet användes som kriterium när nya affärsresebyråer utvärderades, och det var en viktig del av företagets kommunikationer och förändringsarbete.

När ledningen frågade varför de bytte affärsreseprogram, kunde teamet ge dem samma strategiska resonemang som ledningen själv hade följt. Man kan säga att strategin applicerades från toppen och nedåt.

Nöjda resenärer är nöjda medarbetare. Nöjda medarbetare erbjuder bra kundservice.

Att hitta och behålla duktiga medarbetare är bara två exempel på hur viktigt det är att anpassa funktioner efter företagets mål. Vissa företag kanske har som mål att bli mer datadrivna. Hur kan man samla in, analysera och använda data från affärsreseprogrammet? Ett av initiativen kan vara att förenkla. Att minska kostnaderna och öka kontrollen, digital förändring och säkerhet är andra exempel på ledord, och det finns många fler. Dessa kan appliceras på många företagsstrategier, visioner och mål.

Försök hitta möjligheter att anpassa ditt affärsreseprogram när diskussioner om affärsresestrategier sker i din organisation. Det kan innebära att välja ut ett eller två mål och lägga tid på att förstå hur affärsresor påverkar dessa. När du utvärderar affärsresebyråer kan du fråga hur deras tjänster och verktyg stödjer dina mål. Arbeta tillsammans med ditt inköpsteam för att bygga in dessa kriterier i leverantörsutvärderingarna.

Eftersom strategin regelbundet uppdateras måste du också vara beredd på att upprepa detta för att anpassa programmet efter framtida planeringar. Processen blir till slut en löpande förbättringsmetod – men det lämnar vi till en annan artikel.

En sak är säker. Oavsett vilka målen är för ditt affärsreseprogram får du bättre resultat om resonemanget och kommunikationen är enhetlig genom hela organisationen.

Ladda ned artikeln för att läsa mer om vår moderna syn på reseinköp.

^[1] ”Civilian unemployment rate”, Bureau of Labor Statistics, uppdaterad augusti 2019, https://www.bls.gov/charts/employment-situation/civilian-unemployment-rate.htm#.

^[2] ”Unemployment Rate: Professional and Related Occupations”, Federal Reserve Bank of St. Louis, uppdaterad augusti 2019, https://fred.stlouisfed.org/series/LNU04032217.

^[3] ”Rate of unemployment in Canada from 2000 to 2018”, Statistica, 29 april 2019, https://www.statista.com/statistics/578362/unemployment-rate-canada/.