Skip to main content
Woman Walking And Speaking On The Cellphone
Woman Walking And Speaking On The Cellphone

Prioritera affärsresenärernas välbefinnande

Säkerhet för resenärer har traditionellt definierats som det juridiska ansvar ett företag har för att se till att dess resenärer är säkra. Men nuförtiden omfattar säkerhet för resenärer även andra saker som affärsreserisk och resenärernas välbefinnande. Det är viktigt att de anställda känner att reseriskerna på deras affärsresor är minimala och att företaget ger dem sitt fulla stöd från att de börjar planera och bokar resan tills de är hemma igen.

Omfattningen av företagens program för riskhantering för resenärer har också utökats på grund av förändringarna inom affärsresebranschen. För att kunna konkurrera på den globala marknadsplatsen måste företagen visa att de verkligen bryr sig om de anställdas välbefinnande, vilket innebär att de måste överväga mer än de mest grundläggande faktorerna för säkerhet på affärsresor för att se till att resenärerna känner sig trygga.

Ett annat område som vidgats på grund av dessa förändringar är Travel Managerns roll. Tidigare låg deras fokus främst på att optimera mervärde och maximera besparingar, men nu måste de samarbeta med företagsledningen, personalavdelningen och säkerhetsansvariga för att skapa systematiska sätt att minska reseriskerna och förbättra resenärernas välbefinnande.

Den här typen av strukturerade förändringar genomförs genom att definiera nödvändiga affärsresor, uppdatera riktlinjer och implementera en uppdaterad resepolicy som införs genom att den integreras i arbetsflöden. Samtidigt är det viktigt att anställda informeras om dessa förändringar.

Egencia kan hjälpa dig att lyckas i den här nya miljön. Så här optimerar du resenärernas välbefinnande.

Överväg – och hantera – reserisker

När du ska hantera en ny situation är det första steget att samla in all relevant information. Identifiera hur du vill gå till väga för att upprätthålla företagets standarder för resenärssäkerhet. Förstå alla risker så att resenärerna får tillgång till det de behöver för att känna sig trygga och förberedda. Det bästa sättet att göra detta är genom att utföra en riskbedömning.

En riskbedömning leder Travel Managers genom de steg de måste ta för att identifiera potentiella risker och säkerhetsproblem. De kan sedan hantera dessa risker och justera delar av företagets resepolicy samtidigt som de letar efter möjligheter att förbättra resenärernas övergripande välbefinnande. De här riskerna och åtgärderna kan bland annat omfatta:

Natural disasters like hurricanes, wildfires, earthquakes and record rain or snowfall.

Stay informed with up-to-date alerts. The Egencia crisis communications team is constantly monitoring global events to help travel managers keep their travellers up to date on emerging situations. If a natural disaster is imminent, the team creates Global Customer Impact reports. This powerful combination of monitoring and messaging helps travel managers and business travellers proactively reroute or alter travel plans before chaos ensues.

Health safety in areas where food and/or water-borne illnesses are a concern.

Create content with travel tips on how to stay safe if a destination’s food or water supply is a concern to your travellers. Some suggestions could be to only eat hot food, use disposable utensils (or bring your own kit) and stick to canned or bottled beverages. Travel managers can distribute this information to travellers as they’re planning their trip.

Physical risk in areas with high crime rates or potential gang activity.

Help your travellers decrease their travel risk with your travel policy. Approve additional measures — like flights that arrive during daylight hours — and let your travellers choose private cars over public transport. These are simple changes that can improve the sense of travel security and deliver peace of mind.

Government travel alerts and advisories are necessary due to political unrest, disease outbreaks, quarantine measures and other issues specific to a particular area.

Make sure that you’re aware of every government alert and advisory. It’s important to be proactive and stay informed throughout the cycle of what is happening.

Government-issued travel alerts generally involve short-term immediate risks, like an expected worker’s strike, or can be abrupt but have longer-term impacts, like natural disasters. Travel advisories are frequently issued, whether it’s a short-term impact or an extended risk involved in travelling to an area, like ongoing political unrest. We’ve pulled together information on four ways you can use travel advisory data to help your travellers.

For emerging situations, Egencia proactively posts daily alerts for travel managers on the Egencia home page and in Travel News. This allows travel managers to update their travel policy in near real time to keep travellers informed of any changes. Egencia also pushes detailed alerts to travellers on the Egencia mobile app within an hour of when an event has happened or is expected to occur.

For ongoing risk, travel managers have the ability to flag certain regions or destinations as out of policy, which we’ll talk more about below.

Then there are novel situations like the COVID-19 pandemic, where the risk is complex and highly fluid. Egencia® Travel Advisor gives travellers, arrangers and travel managers on-demand access to up-to-date information on regulations and requirements for travel based on origin, destination and country issue of passport, so travellers can make informed decisions in the moment.

International travel considerations that may impact business travellers’ well-being.

Trips to foreign countries can bring a whole host of additional factors regarding business travellers’ well-being. Considerations around cultural norms (like behaviour and dress), views of gender roles and sexual orientation, and language barriers all come in to play, along with practical considerations like jet lag.

Travel managers can help to educate and inform their travellers by creating regional guides about cultural norms and expectations. One way to easily distribute this information is through customised messages in the booking experience.

Travel managers can also consider easing travellers’ stress by amending their travel policy to allow for a higher class of travel on long-haul flights, for example, or extend a trip to include a day off to recover from trips with flights over a certain distance or time threshold. Your policy could also include reimbursement for any mandated health screening or testing before departure or upon return.

Skapa en strategi och processer för att förbättra resenärernas välbefinnande

När en riskbedömning har utförts är det dags att uppdatera företagets resepolicy efter resultaten. Rekommendationer om riskhantering för resenärer omfattar att du behåller traditionella faktorer för säkerhet för resenärer – råd som ser till att resenärerna är säkra och enkla att kontakta – och ytterligare åtgärder som rör resenärernas välbefinnande.

Enligt en undersökning av Global Business Travel Association (GBTA) har 56 % av alla reseinköpare justerat sina företags resepolicyer för att bättre passa behoven på den nya marknaden. 53 % har lagt till nya regler om godkännande innan resan, 35 % har skapat mer detaljerad information som resenärerna får ta del av innan resan och 22 % har ändrat reglerna om biljettkredit.

Men samma undersökning visade även att besvärligheter som till exempel dålig internetuppkoppling, att flyga i ekonomiklass på långdistansflyg och olägenheter som mellanlandningar, anses vara de främsta stressfaktorerna för affärsresenärer som reser ofta. Det är därför viktigt att hantera även den här typen av faktorer för att minska resenärernas stress och oro.

Så här kan du bygga in välbefinnande i företagets resepolicy:

Balansera flexibilitet med kontroll. Resenärer med kontroll är gladare resenärer. Trots att flexibilitet och efterlevnad av policy ofta ses som motsatser kan Travel Managers implementera båda dessa aspekter i affärsreseprogrammet. Överväg att inkludera mer allmänna riktlinjer i rese- och säkerhetspolicyn och att sedan lägga till undantag för specifika resenärsgrupper och annat för att göra resan bekvämare i vissa situationer.

Du kan till exempel lägga till ett undantag som tillåter en högre kabinklass baserat på flygtid eller särskilda resvägar för att minska resenärernas stress på långdistansflyg. Du kan även öka takpriset på hotell – antingen det allmänna takpriset eller baserat på tid på året eller region – eftersom detta gör det möjligt för resenärerna att ta hänsyn till fler faktorer när de väljer hotell, till exempel hälso- och hygienåtgärder eller kostnadsfri och snabb wi-fi-anslutning. Den här typen av justeringar gör det tydligt att du har resenärernas bästa i åtanke.

Ta hänsyn till resenärernas säkerhet, trygghet och välbefinnande i varje steg på resan. Affärsresor handlar inte bara om att vara på resande fot. Hela upplevelsen är viktig. Från att ge resenären tillgång till råd när resan planeras och bokas till att ge dem den hjälp de behöver under resans gång och se till att de får en smidig hemresa. Här är några sätt du kan se till att resenärerna känner sig omhändertagna på varje steg av resan:

Före resan – få resenärerna att känna sig trygga med kunskaper och vägledning under bokningsprocessen.

  • Intuitiv bokningsupplevelse på alla enheter. Det kan vara frustrerande för resenärerna att använda en mängd olika krångliga appar eller gå genom tidskrävande processer offline för att boka resor. En bekant och intuitiv upplevelse kan å andra sidan minska stressen. Bokning med Egencia fungerar på samma sätt som när du bokar semesterresor, med samma smidiga bokningsupplevelse på alla enheter.
  • Sökresultat med fokus på resenären. Det är krångligt och tidskrävande att bläddra genom flera sidor med sökresultat när du bokar en resa. Tack vare Egencias Smart Mix-teknologi prioriteras sökresultat baserat på intelligent viktning av variabler som tid för mellanlandning och bagagekostnader. Funktionen använder maskininlärning och resenärernas och deras kollegors tidigare val för att kontinuerligt förbättra resultaten som visas. Tack vare Smart Mix behöver våra kunder inte bläddra och i genomsnitt bokar de hotell på fyra minuter och flyg, tåg och hyrbilar på mindre än fem minuter.
  • Inbyggd policyvägledning. Om det är något resenärer varken har tid eller lust att göra så är det att memorera en stor mängd olika resepolicyer. Idag är situationen dessutom så föränderlig att resepolicyer ofta uppdateras – eller åtminstone bör uppdateras – kontinuerligt. Med hjälp av reselösningar som gör det möjligt för Travel Managers att snabbt och enkelt uppdatera policyinställningarna, och som markerar alternativ i sökresultaten som är utanför policy, kan resenärerna enkelt fatta smartare beslut som efterlever policy.
  • Effektiva godkännandeprocesser. Program för riskhantering för resenärer har som syfte att hjälpa resenärerna, men tidskrävande eller komplicerade godkännandeprocesser kan vara onödigt krångliga. Egencia erbjuder stor flexibilitet när du konfigurerar krav för godkännande, från detaljerat godkännande av enskilda resor, godkännande för enskilda projekt eller grupper till endast godkännande för resor utanför policy. Om en resenär till exempel vill boka en resa till ett resmål som är utanför policy kan Travel Managers välja inställningar som skapar en begäran om godkännande och ber resenären att ange en anledning till resan. Resorna kan dessutom godkännas på alla typer av enheter, vilket förenklar processen ytterligare.
  • Aktuell reseinformation. Det är viktigt att resenärerna känner sig välinformerade om de ska känna sig säkra på sina resor. När de bokar visas därför personanpassade och aktuella aviseringar och reseråd. De har även direkt åtkomst till Egencia® Travel Advisor, där de kan se all aktuell information om krav, restriktioner och vägledningar som rör råd om covid-19 och andra råd om resmålet. Resenärerna behöver bara ange sin avreseort och resmålet för att få all information de behöver. Travel Advisor gör det även enklare för Travel Managers att förbättra sina program för säkerhet och resepolicyer. Resenärerna kan dessutom besöka Egencias hemsida för att se viktiga reseaviseringar.
  • Relevanta uppdateringar om hotell och leverantörer. Ett annat sätt att göra livet enklare för resenärerna är genom att de dem tillgång till leverantörsspecifik information om hälso- och hygienrutiner direkt i sökresultaten. Att ha den här nivån av transparens inbyggd i bokningsprocessen gör det enklare för resenärerna att fatta välgrundade beslut som de är bekväma med.

Under resans gång – se till att resenärerna känner sig trygga och säkra när de reser

  • Låt resenärerna ha kontroll över sina resplaner. När situationerna är mycket föränderliga på grund av globala händelser eller individuella planer kan du ge resenärerna möjligheten att avboka eller omboka resorna snabbt och enkelt på egen hand för att minska deras stress. Egencia gör det möjligt för resenärerna att avboka eller omboka flyg-, hotell- och tågbokningar direkt på hemsidan, i mobilappen eller via chatt och få kredit för oanvända flygbiljetter som kan användas vid ett senare tillfälle.
  • Gör det enklare för resenärerna som använder mobila enheter. Enligt data från Spend Journal använder mer än 70 % av alla resenärer i USA alltid mobiltelefoner när de reser. Det här betyder att resenären själv bör ha fullständig kontroll över sin resa.
    Egencias mobilapp gör det möjligt för resenärerna att få tillgång till all information om sina resplaner på en plats, göra ändringar i resplanerna, ta emot reseaviseringar och fatta smarta beslut om marktransport. Vår mobilapp visar hur lång tid det tar att ta sig från en plats till en annan med hjälp av en mängd olika transportmedel – tåg, buss, promenad eller Uber – så att resenärerna kan vara flexibla och välja det som passar dem bäst.
  • Hantera detaljerna bakom kulisserna. När resenärer blir försenade under resans gång vill de helst slippa behöva boka om ett anslutande flyg eller ett hotell. Egencias reseexperter övervakar konstant trafikstörningar och justerar proaktivt resenärernas resplaner när de är på resande fot.
  • Tillhandahåll reseaviseringar i realtid. När en krissituation inträffar eller är på väg att inträffa är det viktigt att resenärerna informeras omgående. Vårt kriskommunikationsteam ser till att Travel Managers och resenärer får uppdateringar om trafikstörningar som påverkar en resplan via chatt eller i mobilappen.
  • Gör det enkelt att få personlig hjälp. Även om det går att genomföra i princip allt via våra teknologiska lösningar finns det ändå tillfällen då resenärerna hellre vill få hjälp av en medmänniska. Med Egencia är det så enkelt som att trycka på knappen AssistMe i mobilappen. Supporten är tillgänglig 24 timmar om dygnet, sju dagar i veckan, alla dagar på året, i fler än 60 länder och på fler än 30 språk.
  • Support på begäran med Egencias chatt. Vår AI-baserade virtuella agent gör det möjligt för resenärerna att snabbt ändra bokningar, inklusive tidigare och avbokade bokningar. Chatten kan få resenärerna att känna sig tryggare med hjälp av proaktiva aviseringar med reseråd från den virtuella agenten. Resenärerna kan även växla från onlinechatten till en livechatt med en affärsresekonsult från Egencia.
  • Gör det möjligt att kontakta resenärerna i nödsituationer. I nödsituationer är det viktigt att du kan identifiera resenärer vars resor påverkas av störningar eller risker. Travel Managers kan använda Egencias resenärsspårning för att söka bokningar efter land, stad eller region. Utökade funktioner för datafiltrering inkluderar möjligheten att söka efter namn och bokningar som gjorts med ett eller flera flygbolag med hjälp av marknadsföringsinformation eller codeshare. Du kan ladda ned rapporterna för att enkelt utföra analyser, skicka e-post eller pushnotiser i nödsituationer till resenärerna och få bekräftelser på att meddelandena har lästs.

Vid hemkomsten - minska stressen efter resan

  • Gör det möjligt för resenärerna att ge feedback. En viktig faktor för resenärernas välbefinnande, särskilt i dagens klimat, är att se till att de känner sig hörda. Genom att skapa en rutin där de fyller i en enkät efter resan får de möjlighet att dela med sig av sina tankar kring hur man kan göra hela reseprocessen smidigare och säkrare.

    Kanske kände de sig osäkra när de behövde använda kollektivtrafiken och skulle föredra mer pengar att spendera på taxi eller privata bilar. Eller kanske skulle de känna sig mer bekväma med att boka ett flyg hos ett flygbolag som blockerar mittensätena i planet. Den här typen av data från verkliga situationer hjälper Travel Managers att fatta välgrundade beslut om företagets resepolicy och gör det möjligt för dem att uppfylla resenärernas behov.
  • Effektivisera utläggsrapporteringen. Utläggsrapportering är ett av de största bekymren resenärerna måste ta itu med. Hos Egencia sparas alla reseutlägg som skapas när du bokar på vår plattform på en plats, vilket minskar tiden och strulet med utläggsrapportering avsevärt.
  • Enkel åtkomst till resedata. Resenärsspårning gör det möjligt för Travel Managers att i realtid identifiera var resenärerna befinner sig. Du kan se aktuella bokningar och reseinformation om resor upp till 30 dagar tillbaka i tiden. Det här underlättar riskrapportering och kontaktspårning när det behövs. Resenärsspårning gör det även möjligt för Travel Managers att se resor som planerats för ett visst datumintervall eller för valfri 30-dagarsperiod i framtiden.
  • Gör det enkelt att använda flygförsäkringar och oanvända biljetter. När resenärerna måste omboka eller avboka ett flyg ska de inte behöva krångla med att hantera kuponger eller gå igenom omständliga processer för att få kompensation för oanvända biljetter. Egencia gör det enkelt att använda kredit från oanvända biljetter för nya bokningar eftersom krediten visas direkt i sökresultaten.

Ytterligare hjälp för resenärernas välbefinnande. Finns det fler sätt att hjälpa de anställda i den här nya affärsresemiljön? Travel Managers kan överväga att skicka en undersökning till alla i företaget och be de anställda att rangordna en lista med potentiella sätt att förbättra deras personliga säkerhet och välbefinnande. Här är några alternativ:

  • Kostnadsfria paket med personlig skyddsutrustning. Om hygien och hälsa är viktiga prioriteringsområden för resenärerna kan du överväga att ge dem kostnadsfria paket med personlig skyddsutrustning innan de reser. Paketen kan till exempel innehålla handsprit, minst tre ansiktsmasker, desinficerande servetter och en säkerhetschecklista med saker att kontrollera före resan. För många företag är den här typen av paket lika självklara som att förse de anställda med datorer.
  • Gratis tester. Om en resenär kommer hem från en resa och misstänker att de har smittats av covid-19 kan du överväga att erbjuda att betala för att de testar sig.
  • Bleisure. Affärsresenärer beklagar sig ofta över att de har besökt ett visst resmål och deltagit i en mängd möten, men aldrig haft tillfället att faktiskt se själva resmålet. Genom att göra det möjligt för resenärerna att lägga till extra lediga dagar eller att stanna över helgen under en affärsresa får de en chans att se sig omkring på resmålet och minska stressen.
  • Appar för välbefinnande. Enligt en undersökning från GBTA var några av de främsta faktorerna som bidrog till resenärernas stress dålig kost och bristande motion. Vi har sammanställt några tips som kan hjälpa dig att se till att affärsresenärerna är hälsosamma på sina resor och vi rekommenderar att du skapar en lista med rekommenderade appar för välbefinnande åt resenärerna, samt att du betalar för eventuella premiumfunktioner.
background-pillar-page-airstrip

Kommunicera ditt program för riskhantering

Vi har byggt in kommunikationskanaler i flera av föreslagen här ovanför, vilket är
viktigt för att kunna informera Travel Managers om vad resenärerna behöver,
så att de kan tillhandahålla det.

Men det är även viktigt att tydligt och kontinuerligt informera om alla fördelar som
redan finns tillgängliga för resenärerna genom företagets affärsreseprogram.

Här är några viktiga meddelanden som du bör ge resenärerna för att se till att de känner till allt som finns tillgängligt för dem:

Säkerhetstips för resor. Ge resenärerna en checklista före resan om hur de kan hålla sig säkra på resande fot. Här är några exempel på påminnelser som du kan inkludera:

  • Se till att din mobil tillåter internationell roaming
  • Aktivera meddelanden i Egencias mobilapp
  • Packa handsprit, ansiktsmasker och desinficerande servetter eller ett paket med personlig skyddsutrustning
  • CDC rekommenderar följande grundläggande riktlinjer för resor under pandemin:
    - Ha alltid en ansiktsmask på dig på offentliga platser som flygplatser, tågstationer eller i kollektivtrafiken
    - Håll ett avstånd på runt 2 meter från andra, även när du använder en mask
    - Undvik folkmassor
    - Tvätta händerna ofta och i minst 20 sekunder, eller använd handsprit
    - Undvik att röra ögon, näsa och mun

Mobilappen. Vår app gör det enkelt för resenärerna att boka, hantera och se affärsresor var de än är. Skicka en uppmaning till resenärerna att ladda ned den till sina mobiltelefoner (tillgänglig på Apple och Android) och inkludera en påminnelse om allt de kan göra med den, till exempel:

  • Få åtkomst till resplaner och kvitton och få hjälp.
    Ändra eller avboka enkelt dina resplaner med personaliserade sökningar, enkel filtrering och ett tydligt sätt att visa tillgängliga bekvämligheter.
  • Jämföra alternativ för marktransport och hitta det bästa sättet att ta dig dit du ska.
  • Få ut mer till ett lägre pris med speciella hotellpriser – upp till 70 % billigare och andra bekvämligheter som endast är tillgängliga i mobilappen.
  • Visa och effektivisera betalningar med utläggsrapportering och kvittohantering via mobilen.
  • Kom snabbt i kontakt med en resekonsult - var som helst och när som helst, genom att helt enkelt trycka på knappen AssistMe i mobilappen.

Personligt skydd och säkerhet. Vissa resmål kan vara mer drabbade av kriminell verksamhet, som ficktjuvar. Ta fram riktlinjer som skyddar affärsresenärerna genom att ge dem råd om hur de förvarar sina tillhörigheter och hur de kan undvika osäkra internetanslutningar.

Luta dig mot din affärsresebyrå. Vi hjälper Travel Managers med verktyg för kommunikation, användbara tips för att nylansera affärsreseprogrammet och en fullständig uppsättning affärsreselösningar som ser till att resenärerna är engagerade och nöjda.

Samarbeta med rätt affärsresebyrå

Din affärsresebyrå är en stor del av strategin för att säkerställa resenärernas välbefinnande. En affärsresebyrå som bara tillhandahåller en bokningsapp är inte tillräcklig för att ge personlig hjälp och stöd. En föråldrad affärsresebyrå utan en robust digital plattform kan inte ge resenärerna de funktioner som de behöver.

Egencia är en pålitlig källa för allt detta och mer därtill. Kombinationen av personal, samarbetspartners och enplattform för affärsresor i världsklass förklarar varför International Data Corporation (IDC) – ledande inom marknadsanalyser inom IT, telekommunikation och konsumentinriktad teknologi – utsåg Egencia till ledare inom molnbaserade bokningsprogram för affärsresor.

Det är nu viktigare än någonsin att ge resenärerna tillgång till moderna digitala funktioner med support i världsklass för att optimera resenärernas välbefinnande och se till att de känner att de har kontroll, är välinformerade och får hjälp på varje steg på resan.

Letar du efter bättre affärsreselösningar? Kontakta vårt team.