Naturkatastrofer. Civil oro. Globala hot och pandemier. Världen kan ha en oförutsägbar inverkan på affärsverksamheten. Därför förespråkar Egencia program och policyer för riskhantering för resenärer. Med robusta program kan Travel Managers och deras företag handla snabbt, vid småproblem som flyg försenade av oväder såväl som vid stora nödfall.

Egencias resenärsspårning är ett verktyg som leder till handling.

Resenärsspårning är en del av Egencias lösning. Verktyget finns tillgängligt i bokningsportalen och i mobilappen. Det är ett verktyg som gör att du kvickt kan ta reda på var företagets affärsresenärer befinner sig och snabbt kontakta dem om de påverkas av en händelse i eller utanför landet.

En kris kan uppstå varsomhelst – och överallt

Vissa nödfall är lokala. Ett sådant exempel kan vara en passionerad strejk i en storstad, som går över till civil oro. Med resenärsspårning kan du, utifrån bokningsuppgifter, snabbt avgöra hur många resenärer företaget har i området och var de övernattar. Företagets Travel Manager kan kontakta resenärerna direkt via e-post eller skicka en pushnotis till mobilappen med hjälp av riskaviseringar för att hjälpa resenärerna att hantera situationen, vilket kan inkludera att korta ner resan och boka om hemfärden.

Vissa nödfall kan börja lokalt, men sedan sprider sig effekterna. Naturkatastrofer såsom vulkanutbrott och orkaner kan påverka luftfarten på hela världsdelar. Resenärsspårning gör det möjligt för Travel Managers att söka på flygbolag, bokningskod och individuella resenärer för att hitta de som potentiellt påverkas av flygbolagens störningar och se till att de kommer hem så snart som möjligt.

Det är inte ofta globala nödfall uppstår, men som coronapandemin 2020 har visat kan det hända. Dessa situationer är systemiska och dynamiska med många rörliga delar. För resenärernas välbefinnande är det otroligt viktigt att agera snabbt. Med resenärsspårning kan Travel Managers få en nödvändig översikt av situationen och det geografiska området, oavsett om detta är globalt, regionalt eller en specifik stad. Alla Egencias bokningsverktyg kan användas för att hjälpa företagets resenärer ta sig genom kaoset.

Resenärsspårningens sökfunktion fungerar i princip i realtid. Den kan även användas för att få en översikt av resor under de senaste 30 dagarna eller resor som är bokade och ska påbörjas under de kommande 30 dagarna. Funktionen gör det möjligt för Travel Managers att snabbt reagera eller vara proaktiva i sin riskhantering för resenärer. Med så enkel tillgång till hantering av störningar kan du reducera och till och med helt eliminera vissa risker under en global kris. Travel Managers har samma kapacitet oavsett om de är på kontoret och inloggade i Egencias system eller om de äter på en restaurang och använder mobilappen.

Hjälper resenärerna i realtid

Resenärsspårningen följer med dina resenärer genom vår mobilapp. Travel Managers kan skicka meddelanden vid första tecknet på problem, och resenärer kan använda AssistMe i appen för att kontakta en resekonsult när de har fått ett viktigt meddelande och be om att bli uppringda, vilket vanligtvis sker inom ett par minuter. 

Mellan juni 2018 och juli 2019 svarade Egencias team på 9,5 miljoner ärenden från resenärer över hela världen. Egencias personal övervakar konstant globala resor och är redo att mobilisera hjälp när nödfall uppstår, så att resurserna som är tillgängliga för våra kunders företag räcker till när de försöker att säkra resenärernas trygghet under hemresan.

Att utbilda anställda om resenärsspårning och andra tjänster för riskhantering för resenärer som finns tillgängliga är ett sätt att öka resenärernas förtroende. Det är en komponent i den omfattande säkerheten för resenärer som Travel Managers och deras företag ansvarar för. En del av denna fortbildning bör inkludera hur man konsoliderar bokningar med Egencia. Endast resor som har bokats med Egencia visas i resenärsspårningen. Resplaner som har bokats med andra tjänster kommer inte att visas. Travel Managers kommer inte att kunna se dessa resenärer eller skicka akuta meddelanden till dem. Resenärsspårning blir ytterligare ett sätt för Travel Managers att uppmuntra resenärer att följa en bokningspraxis som efterlever policyn.

Affärsresor är en viktig strategisk hävstång som för den globala ekonomin framåt. Resenärsspårning är ett viktigt verktyg för att minska riskerna och det kompletterar ett program för riskhantering för resenärer som har såväl robusta resepolicyer som reseförsäkring med mera.