Riskbedömning för resor – varför det är viktigt och hur du gör

Posted: 09 November 2020
Travel Manager Conducting Travel Risk Assessment

Tidiga resenärer förlitade sig på kartor som endast visade vad som redan hade upptäckts och dokumenterats. De kartorna innehöll ofta bilder av mytiska monster, som eldsprutande drakar på land och sjöodjur med massor av tentakler ute till havs, för att visa farorna med att resa ut i det okända. Man kan tänka på det som en tidig version av riskbedömning för resor.

Moderna affärsresenärer är inte rädda för monster, men de står inför ett flertal potentiella risker, såsom:

  • Naturkatastrofer
  • Strejker
  • Civil oro
  • Hälsonödlägen
  • Transportproblem
  • Hälsokriser

De här och andra problem kan påverka de anställdas hälsa och välbefinnande när de åker på affärsresor. Riskbedömning för resor är ett proaktivt, konsekvent och omfattande sätt att skydda dina anställda från reserelaterade risker. Genom att skydda de anställda skyddas även företagets stabilitet. Riskbedömning för resor är ett användbart, programmatiskt sätt för företag att uppfylla sitt ansvar för säkerhet och skydda resenärerna när de är ute på affärsresor. Om de anställda vet att det finns en plan för att minska risken under förändrande omständigheter kan detta även få dem att känna sig tryggare med att lämna hemmet för att driva igenom affärsuppgörelser och ta hand om kunderna.

Vad är säkerhetsriskerna för dina affärsresenärer?

Riskbedömning för resor

Några reserisker är systematiska, såsom politiska situationer som kan skapa oroligheter i ett land. Andra beror på oväntade händelser, som en orkan i Mexikanska golfen eller en transportstrejk i Paris. Några är personliga hälsorisker, som covid-19 eller infektionssjukdomar som kräver vaccinationer i en särskild region. Miljöförhållanden kan också påverka resenärer med olika hälsotillstånd (till exempel dålig luftkvalitet och lungsjukdomar).

En riskbedömning för resor är en detaljerad analys av potentiella risker som affärsresenärer kan stöta på under resan. Det utgör en grund för policyn för riskhantering för resenärer och för planering med att hjälpa resenärer undvika dessa problem och återvända hem på ett säkert sätt.

Var ska du börja? Tänk på vanliga inrikes- och utrikesresor. Vart har företagets anställda tidigare rest? Om företaget tillhör finansbranschen bör du fundera över riskerna i stora finansiella centrum i världen, som London och New York. Rör det sig om ett företag i den globala tillverkningsindustrin? Då ska du kartlägga var de olika fabrikerna ligger. Har du viktiga kunder som dina anställda regelbundet träffar? Detta är information som din affärsresebyrå kan bistå med.

Destinationskartan utgör ett ramverk för vidare utredning. Vilka höga risker och resevarningar, som orkaner eller skogsbränder, kan kopplas till destinationerna?

När din riskbild blir tydligare ska du komma ihåg att när du är klar med bedömningen måste du även justera din resepolicy. Företagets Travel Manager arbetar här tillsammans med andra intressenter, som HR eller ledningen, för att se över existerande resepolicyer och processer, med målet att minska riskerna. Det kan till exempel finnas ett behov av att begränsa antalet resenärer under vissa förhållanden eller till en viss destination. Vissa resor kan dessutom behöva en extra godkännandenivå för att bedöma hur viktiga de faktiskt är för företaget. I vissa städer kan utbudet av boende behöva utökas för att resenärerna ska kunna undvika centrala områden med mycket oroligheter.

När du har löst allt detta finns det fortfarande saker du behöver göra. Du måste informera resenärerna om dessa problem och policyer. Mycket av detta kan byggas in direkt i bokningsverktygen, så att resenärer meddelas när de påbörjar sina resplaner. Det går även bra att uppmärksamma policyändringar genom korta presentationer under personalmöten, där du kan förklara logiken bakom ändringarna och informera resenärerna om de riskminskande åtgärderna.

Travel Managers måste även ta hänsyn till reseriskers dynamiska natur. Risknivåerna kan öka och minska. En viktig destination kan vara säker större delen av året och sedan utsättas för en naturkatastrof som genast förändrar risknivån. Du behöver etablera en bedömningsprocess som håller dig uppdaterad. Det inkluderar en kommunikationsplan för policyförändringar samt reseråd och tips som hjälper resenärerna när en situation utvecklas.

Affärsresebyråns roll

En av huvudreglerna för riskhantering för resenärer är att samla alla dina bokningar hos en enda affärsresepartner, som Egencia. Det gör att du bara behöver vända dig till en instans för att hitta företagets resenärer vid en kris. Under en riktig kris kan din partner använda mycket mer omfattande resurser för att säkert få hem resenärerna. Egencias resenärsspårning, till exempel, informerar dig om var dina resenärer befinner sig när situationer uppstår.

Med Egencias onlineportal och mobilapp kan du implementera dina policyer direkt i bokningsprocessen. Policyerna kan enkelt expanderas och utökade godkännandeprocesser kan läggas till för särskilda resor. Om det krävs kan vissa destinationer även blockeras.

Egencias mobilapp innehåller ytterligare ett verktyg för riskhantering för resenärer. Vi kan meddela resenärer om nyheter som kan påverka deras resa, så att de omedelbart kan vidta åtgärder. Vi skickar även ut tips och varningar som man behöver hålla ett öga på för särskilda destinationer.

Håll dig informerad för att lyckas

Din affärsresebyrå kan och bör vara en viktig del i att göra din riskbedömning för resor till en pågående process snarare än en engångshändelse. På Egencia övervakar vi hela tiden data, inklusive data från Expedia Group som hanterar resor även utanför affärsvärlden.

Riskbedömning för resor är en ständigt pågående process. Vi hjälper dig att hitta dagens drakar och sjöodjur, så att dina resenärer kan undvika dem.

Letar du efter bättre affärsreselösningar? Kontakta vårt team.