Riskhantering för resenärer: Tips på åtgärder att införa i ditt affärsreseprogram

Posted: 08 July 2020
Business-travel-risk-management-policy.jpg

Oavsett organisationens storlek och karaktär måste arbetsgivare tänka på sina affärsresenärers hälsa och säkerhet. Under 2020 har vi redan sett en global hälsokris, politisk osäkerhet och naturkatastrofer som påverkat resor. Nu är det viktigare än någonsin för företagen att ha omfattande riskhanteringspolicyer för sina resenärer.

Ditt företag kommer sannolikt att ta fram en rad riskreducerande policyer för dina resenärer och för programmet i allmänhet. Som en del i denna process måste ni bedöma och granska riskerna för varje resa. Ni måste också planera för hur ert företag kommer att hjälpa resenärer före, under och efter resan.

Titta noga på var och en av följande delar av riskhantering för att få den information ni behöver för att stärka er resepolicy, minimera risken för resenärer och stödja företagets behov.

  1. 1. UTVÄRDERA: Utvärdera och minimera riskerna som är associerade med varje affärsresa genom att granska era policyinställningar.
    • Blockera flyg till särskilda destinationer: Definiera resvägar med hög risk eller destinationer som utanför policy eller blockera möjligheten att boka flyg till specifika destinationer för att säkerställa att dina resenärer inte tar några onödiga risker.

    Viktiga insikter: Sedan januari 2020 har vi sett över 210 procent ökning av kunder som anger destinationer som utanför policy för att begränsa eller förbjuda resor till högriskplatser.

    • Uppdatera resenärsbegränsningar: Ni kan begränsa antalet resenärer på samma flyg genom att uppdatera organisationens resepolicy och ange ett maxantal.
    • Granska inställningarna för godkännanden: Normalt uppmanar vi dig att ge era resenärer möjlighet att boka utan ytterligare godkännandeprocesser. Men när det är kris är det viktigt att utföra en riskbedömning och att titta på hur ytterligare godkännande kan se till att chefer är medvetna om vilka affärsresor som är planerade, så att de kan ta informerade beslut med detta i åtanke. Du kan sedan återställa dessa inställningar när normala omständigheter råder.

    Viktiga insikter: Sedan januari 2020 har vi sett en 83-procentig ökning av antalet kunder som aktiverar säkerhetsgodkännande för att stödja resenärernas säkerhet, även innan de bokar.

    • Påminn resenärer att uppdatera sina kontaktuppgifter: Resenärers mobiltelefonnummer och kontaktperson vid nödfall måste vara uppdaterade i deras Egencia-profiler. Du behöver den senaste informationen för att du ska kunna kontakta dem lättare under en kris. Även om detta inte kan göras obligatoriskt i alla länder, är det ett fält som Travel Managers kan uppmuntra resenärer att fylla i när profilerna skapas.

Se det här webbinariet om rekommendationer för att minska risken för resenärer före, under och efter en resa.

  1. ASSISTERA: Förstå hur du kan hitta, kontakta och stödja resenärer i en nödsituation
    • Egencias resenärsspårning: Hitta alla era resenärers bokningar i realtid genom att visa alla schemalagda resor i en överblick och filtrera efter specifika platser, flygbolag eller tidsramar. Få åtkomst till all information för dina resenärer och kontakta dem snabbt genom att skapa ett e-postmeddelande från verktyget eller ladda ner kontaktlistan.
    • Resenärsmeddelanden: Välj specifika varningar du vill dela på din organisations Egencia-startsida, eller skapa kontextuella meddelanden som länkar till specifika typer av bokningar, som flyg, hotell, tåg eller bil, eller till vissa resmål.
    • Reseaviseringar: Se till att resenärer laddar ner mobilappen så att de får varningar via pushnotiser under resan och lätt kan se de eventuella effekter en händelse har på deras resa.
    • Reseavbokningar: Håll dig proaktivt uppdaterad om status för flyg- och hotellbokningar med rapportcentret för covid-19. I centret kan du bedöma och minska risken vid resor för både resenärerna och företaget och dela feedback med viktiga intressenter.
    • Egencia Advantage: Förutom funktionerna i Egencias verktyg samarbetar vi också med tio säkerhetsleverantörer för medicinsk assistans, resesäkerhet och försäkringsskydd. Läs om några av fördelarna nedan:
      • Allianz: Det är viktigt att ha rätt försäkring när affärsresor leder till avtalsmässiga skyldigheter som kan påverka intäkterna. När du bokar ett flyg kan resenärer utnyttja Allianz flygreseförsäkring, tillgänglig i Nordamerika och 15 länder i EMEA (regler, villkor och undantag gäller).
      • International SOS: Använd dessa tjänster för att proaktivt hantera reserisker och få tillgång till verktyg som stöder era policyer för riskhantering för resenärer, inklusive platsövervakning. Se nu.
      • WorldAware: Skydda det som är viktigast genom att hålla dig informerad, så att du kan stödja era resenärer för att undvika och mildra problem. Tjänsterna inkluderar global information om hot i realtid, global assistans dygnet runt och krishantering. Läs mer.

Ladda ner vår säkerhetschecklista för affärsresor för att läsa om hur ni kan erbjuda bästa möjliga säkerhet till dina resenärer.

  1. GRANSKA: Förbättra riskhanteringsstrategierna för resenärer
    • Utvärdera effektiviteten i er nuvarande riskhanteringsplan: Få feedback från alla avdelningar involverade i incidenthantering för att utföra en granskning i efterhand. Analysen av företagets svar på viruset kan underlätta för intressenter att se vad som gick bra och vad som behöver förbättras. Tyckte till exempel ditt HR-team att Egencias resenärsspårning var till hjälp? Eller var några av resenärsuppgifterna felaktiga? Genom att samla in den här typen av feedback kan du arbeta med era interna intressenter för att identifiera luckor och i detta fall uppmuntra resenärer att uppdatera sina kontaktuppgifter.
    • Samla in synpunkter/feedback från resenärer: Prata med resenärer som direkt drabbats av en kris för att få deras unika synpunkter på hur ditt företag genomförde sina reservplaner för oförutsedda situationer. Skicka till exempel en enkätundersökning och fråga resenärer om de har fått tillräckligt med information före, under och efter resan?

Du kanske tycker att era policyer behöver utvecklas när du följer de tre föreslagna stegen. Det kan vara så att granskningssteget avslöjar en lucka som ni missade, eller helt enkelt att olika länder uppdaterar sina begränsningar. Oavsett vilka delar av era policyer som ändras till att stödja er riskhanteringsplanering kan du med Egencia vara säker på att dina resenärer kan se vad de behöver. Ta till exempel NTT Singapore: ”tidigare fanns det så många policyer inom företaget att ingen hade möjlighet att lära sig dem utantill. Men med Egencia behöver vi inte komma ihåg dem själva. Policyn finns här i plattformen”, säger Tricia Lim, VP för affärsplaneringsavdelningen.

Nu har du vidtagit åtgärder för att göra ditt program säkrare och du kan börja ta itu med dina resenärers oro och förbereda dem för resor som individer. Ladda ner resenärens säkerhetschecklista före resan idag.

Letar du efter bättre affärsreselösningar? Kontakta vårt team.