Definiera nödvändiga affärsresor

Posted: 30 October 2020
Business Traveler Prepares For Essential Business Travel

Se hur Egencia kan hjälpa dig att skapa systematiska metoder för att minska företagets risker

När Thomas Cook arrangerade det som anses vara den första offentligt marknadsförda nöjesresan med tåg 1841 såg han förmodligen inte sig själv som upphovsmannen bakom icke-nödvändiga resor.  Cooks paketresor hade en målgrupp som på många punkter skiljer sig från dagens affärsresenärer, men idén om självvalda resor är idag på många sätt relevantare än någonsin tidigare.

Resandet har varit ett viktigt affärsverktyg sedan långt tillbaka, och det har länge främjat handeln och kopplat samman ekonomier. Det romerska riket reste mellan platser i öst och väst för att bedriva handel redan för ett par tusen år sedan. Men det var vanligtvis rika affärsmän, inte deras anställda, som reste runt med enorma koffertar fyllda med handelsvaror.

Lyckligtvis har både bagage och transportmedel förändrats dramatiskt. Den snabba tillväxten av flygbolag sedan 1920-talet bytte seglen mot vingar och gjorde det mycket snabbare att resa, och en mängd olika innovationer under årtiondena sedan dess har gjort resor mer lättillgängliga.

Affärsresor jämnar nu ut spelplanen och gör det möjligt för organisationer i alla branscher att konkurrera på större marknader. Före pandemin var det nog inte många som höjde på ögonbrynen när de hörde ordet ”affärsresa”.  Men dagens unika utmaningar har lett till att detta har förändrats.

Jag misstänker att många affärsresenärer har egna berättelser om en ”nödvändig” resa som slutat i ett tråkigt och definitivt icke-nödvändigt entimmesmöte. Men hur ligger det till nu? Covid-19 och relaterade folkhälsoproblem tvingade företag att omvärdera sina resepolicyer för att tydligt definiera godkännandeprocessen och förenkla efterlevnaden. Vissa arbetsgivare begränsar eller förbjuder nu icke-nödvändiga affärsresor.  Men vad betyder det egentligen?

Här är fyra saker du bör ha i åtanke när du definierar affärsreseprogrammets definition av nödvändiga affärsresor.

Förstå den rådande situationen

Länder och regioner fortsätter att stänga och sedan öppna sina gränser. Trots att människor som till exempel arbetar som räddningstjänstpersonal, inom byggbranschen eller resebranschen, och vars resor anses vara nödvändiga, på det stora hela kan resa även under strikta nedstängningar, är det inte möjligt för de flesta. När reserestriktionerna börjar lättas och fler får lov att resa obehindrat kan det vara svårt att införliva rekommendationerna från myndigheterna i företagets affärsreseprogram och resepolicy.

Vissa länder kräver nu att resenärer på icke-nödvändiga resor från vissa områden sätter sig i självkarantän när de anländer. Den här typen av regler kan göra det i princip omöjligt att åka på affärsresor till vissa platser. Definitionen av vad som är ”nödvändigt” kan också variera mellan olika länder och regioner. Kontrollera alla aktuella krav för att se till att arbetet som den anställda ska utföra anses vara nödvändigt på destinationen.

Av dessa anledningar är aktuella restriktioner för in- och utresor, regler för självkarantän och andra krav viktiga att ha i åtanke när du utformar företagets resepolicyer. Använd Egencia® Travel Advisor för att snabbt och enkelt få tillgång till praktiska analyser som kan hjälpa dig att skapa en definition av tillåtna resor och utföra välgrundade justeringar i företagets resepolicyer, tillfälligt eller på lång sikt.

Definiera valfri

Att ha en enskild källa för pålitlig reseinformation är absolut nödvändigt för att återuppta resandet och hantera den förändrade, mer komplicerade globala resemiljön. Men även med tillgång

till pålitlig information och rekommendationer, distribution av personlig skyddsutrustning och andra åtgärder för att främja resenärernas välbefinnande, kan det vara så att vissa resenärer inte känner sig bekväma med att resa, varken inrikes eller utrikes. De kanske tillhör riskgrupper som drabbas hårdare om de insjuknar i covid-19, eller bor med någon som gör det på grund av ålder, hälsotillstånd eller funktionsnedsättning. Genom att göra det valfritt att resa, kräva att bokningar görs i förväg, kräva godkännande och ta steg för att utbilda de anställda om och dokumentera deras förståelse av valfria resor, kan du hjälpa resenärerna med säkerheten samtidigt som du minskar riskerna för företaget.

Förenkla godkännandet

Företag behöver kontroll och förutsägbarhet – kontroll över hur och när deras anställda reser och förutsägbarhet för att hantera riskerna som följer de anställdas resor.

När långtgående restriktioner har införts är det troligt att de resor som utförs av anställda med arbetsuppgifter som är viktiga för företagets infrastruktur eller verksamhetskontinuitet kommer att anses vara nödvändiga resor. Detsamma kommer inte att ske för kunskapsarbetare.

När du tydligt definierar vilka resor som är tillåtna gör du det enklare att hantera affärsreseprogrammet på ett effektivt sätt eftersom godkännarna slipper arbetet med att fastställa om ärendet är tillräckligt viktigt och beräkna resans potentiella avkastning. Egencia gör det möjligt för dig att själv hantera företagets resepolicy och högriskdestinationer för att minska reseriskerna så mycket som möjligt. Ange företagets resepolicyer för alla resekategorier från en centraliserad plats och tillämpa ändringar i resepolicyer och policyer för godkännande i alla bokningskanaler.

Var flexiblare

Enligt en undersökning av GBTA sade 62 % av alla organisationer att de hade ändrat sina resenärssäkerhetspolicyer och andra säkerhetspolicyer, och 55 % angav att de hade nya processer för resegodkännanden. När du har fastställt dina parametrar för tillåtna resor kan det vara en bra idé att införliva mer flexibilitet i policyerna och godkännandeprocesserna. Det kan hjälpa dig att se till att resenärerna känner sig tryggare på sina resor.

Resenärer kan till exempel känna sig säkrare på en resa om de får alternativet att välja ett flygbolag som begränsar antalet passagerare ombord eller där mittensätena är blockerade. Eller de kanske föredrar att bo på hotell som kräver ansiktsmasker och social distansering i alla offentliga utrymmen.  Att tvinga en anställd att endast basera sina bokningar på kostnaderna kan leda till risker för företaget om den anställda smittas av covid-19.

Egencia gör det möjligt för dig att enkelt implementera olika policyer för olika resenärsgrupper eller kostnadsställen. Du kan sedan använda godkännanden för att se till att alla affärsresor granskas noggrant före bokning eller avgång.

Nästa steg

Chansen att företagets affärsreseprogram ser annorlunda ut idag jämfört med januari är ganska stor. Travel Managerns roll har blivit verksamhetskritisk och fokuserar på att minska riskerna. Travel Managers bör samarbeta med de i företagsledningen som ansvarar för de anställdas säkerhet för att ta fram systematiska sätt för företaget att minska riskerna genom att utforma nya riktlinjer för affärsresor.

Att definiera nödvändiga, tillåtna resor är en viktig del av de nya riktlinjerna. Lär dig mer om andra rekommendationer innan företaget återupptar resandet och kolla in Egencias lösningar som hjälper dig att ge stöd till resenärerna samtidigt som förutsägbarheten och kontrollen över affärsreseprogrammet ökar.

Leicester – den moderna turismens födelseplats, https://www.storyofleicester.info/city-stories/thomas-cooks-leicester/

https://www.gbta.org/blog/new-gbta-research-shows-coronavirus-continues-to-impact-the-business-travel-industry/

Letar du efter bättre affärsreselösningar? Kontakta vårt team.