Fem sätt att få konkurrensfördelar i byggbranschen genom att digitalisera resandet
Byggbranschen har under pandemin varit särskilt utsatt eftersom en så stor del av arbetet måste göras av personer på plats. Även om företag inom branschen förväntas göra en större förtjänst av att digitalisera resandet än andra har just byggbranschen varit särskilt trög med att genomföra ändringarna.
För att hjälpa de företag som är nyfikna på möjligheten att gå över till en digital reselösning har Egencia talat med branschexperter för att ta fram en byggresestrategi. Ladda ned strategin för att höra vad de som redan har gått över till digitala lösningar har att berätta och lär dig hur du kan gå tillväga med ditt företag.
Här är fem viktiga punkter från strategin som hjälper dig att förstå vad du kan förvänta dig när du går över till en digital reselösning:
1. Bättre kostnadskontroll
Eftersom byggprojekt av naturen är oförutsägbara måste resorna vara flexibla och anpassningsbara. Men korta förköpsperioder, långa vistelser och ändringar i sista minuten leder lätt till högre kostnader. Det finns data som visar att resenärer i byggbranschen från USA har 20 % högre resekostnader än andra affärsresenärer. Det händer också ofta att de har biljetter eller resekredit som inte kommer till användning.
”Vi har sett byggföretag kämpa med stora mängder oanvänd biljettkredit hos vissa flygbolag”, säger Chris LeFevre, Corporate Account Manager på Egencia. ”Om du inte har en digital lösning som samlar allt är det svårt att få till.”
Sedan januari 2020 har Egencias kunder löst in flygbolagskredit över 100 000 gånger från Egencias plattform i Nordamerika, till ett värde av USD 50 miljoner. Smart teknologi kan dessutom hjälpa till att minimera kostnaderna bakom kulisserna. Egencia Savings Finder fortsätter till exempel att leta efter lägre priser även efter bokningen, vilket i genomsnitt ger kunderna en besparing på 7 % på flyg och 14 % på hotell.
Slutsats: Med rätt digital reselösning blir det besparingarna som ökar, inte kostnaderna.
2. Utgiftstransparens
Byggprojekt är i hög grad rörliga, vilket gör det svårt att få översikt över de totala utgifterna samt utgifter per entreprenör och klient. Men när resenärer bokar via en manuell process – eller med sitt personliga kreditkort – kan det vara på gränsen till omöjligt att få tag på denna information.
Ett stort isoleringsföretags Director of Accounting säger att det kunde ta henne två till tre månader att gå igenom och avgöra vilka utgifter som tillhörde en viss resa innan företaget gick över till en digital reselösning.
En Executive Administration Manager på ett renoveringsföretag upplevde en liknande frustration när hon upptäckte att medarbetarna bokade exklusiva bilar och hotell eftersom det inte fanns någon procedur som förhindrade dem från att göra det, eller som varnade när de gjorde det.
”Det kom som en chock för mig när jag upptäckte att vi inte hade koll på det”, säger hon. ”Vi kunde inte se hur stora våra reseutgifter var.” Det förändrades när företaget började använda Egencia. ”Sedan vi började arbeta med en digital affärsresebyrå bokar alla våra anställda på en och samma plats – och på samma plats kan jag se våra totala utgifter.”
Med översikter och rapporter baserade på konsoliderad bokningsdata kan chefer med bara några klick ta fram rapporter efter jobbnummer, medarbetare, kontor, resans längd, hotell med mera.
Slutsats: Med konsoliderad data samt användarvänliga översikter och rapporter blir det lättare att budgetera.
3. Utökad flexibilitet
Idén om att förändring är det enda som är konstant gäller mer i byggbranschen än någon annanstans. Med traditionella, manuella bokningar blir det extremt svårt för resenärer att göra ändringar i resplanen under resans gång. När det inte finns någon enhetlig digital lösning får resenärer som själva tar hand om sina resor fria händer att spendera hur mycket de vill.
Med en digital lösning delas kontrollen istället upp mellan resebeställare, projektledare och resenärer. Executive Administration Managern såg behovet av en lösning i samband med att renoveringsföretaget började växa. ”Jag insåg att jag inte skulle kunna ta hand om alla företagets bokningar, och jag förstod också att jag inte hade tid att lära alla resenärer att göra det själva.”
Med en digital reselösning kan Executive Administration Managern med bara ett par klick boka resor för hela grupper eller för olika kategorier av individuella resenärer. Hon kan också ange resepolicyer som integreras direkt i bokningsprocessen i form av flaggor som varnar både resenärer och Travel Managers om att en bokning inte efterföljer resepolicyn – innan bokningen genomförs.
Det är också viktigt att resenärerna själva känner sig trygga och bekväma genom varje steg när de själva hanterar sina resor. Som referens kan nämnas att Egencias kunder har en genomsnittlig användargrad av onlinebokning på 87 procent, vilket till stor del beror på den igenkännbara upplevelsen som är likadan på alla enheter.
Resenärer kan boka och ändra flyg, hotell, hyrbil och tåg, kontakta hotellet, få aviseringar om ändrade och avbokade flyg, hitta de bästa marktransportalternativen samt få personlig hjälp alla dagar dygnet runt – allt med en enkel knapptryckning på telefonen eller någon annan enhet.
Slutsats: Det är möjligt att ge resenärerna större kontroll samtidigt som efterlevnaden av resepolicy ökar, så att allt blir enklare för alla inblandade.
4. Möjlighet att spåra resenärer
Säkerheten att vid varje givet tillfälle kunna identifiera var resenärerna befinner sig blev en viktig prioritering när pandemin bröt ut, och det lär den fortsätta att vara under lång tid framöver. Det här kan vara särskilt svårt i byggbranschen, som har så många resenärer ute på fältet.
En digital reselösning löser det problemet med hjälp av centraliserad bokningsdata och tekniska funktioner som Egencias resenärsspårning. Chris LeFevre förklarar: ”Du kan när som helst snabbt få en aktuell översikt över var dina resenärer befinner sig, och du kan kontakta dem för att informera om massavbokningar, naturkatastrofer eller ändringar i covid-19-policy på ett visst resmål.”
Innan övergången till Egencia behövde det stora isoleringsföretagets Director of Accounting ringa till olika byggarbetsplatser med förhoppningen att få tag på en viss resenär. Med resenärsspårningen kan jag nu ”öppna en karta som visar mig hur många medarbetare jag har i varje region och detaljera vem som finns var”, säger hon. ”Jag brukar skryta om hur häftigt det är att kunna spåra resenärerna.”
Slutsats: Med rätt digital reselösning blir det okomplicerat att spåra dina resenärer.
5. Ökad effektivitet
Det är ingen överraskning att en digital reselösning kan öka effektiviteten. Men många höjer nog på ögonbrynen när de upptäcker hur stor ökningen kan bli. Forrester har genom undersökningar kommit fram till att det mellan resenärer, godkännare, granskare och revisorer i genomsnitt tar 13,6 timmar att manuellt boka en resa (och bearbeta relaterade utgifter).
Det ska jämföras med hur lång tid det i genomsnitt tar för Egencias kunder att boka sina resor: fyra minuter för hotell och fem minuter för flyg, hyrbil och tåg. Även för avancerade resplaner handlar det om en exponentiell tidsbesparing.
”Entreprenörer vill bibehålla konkurrenskraften på marknaden”, säger Chris, ”och ett sätt att göra det är att förbättra och effektivisera de interna processerna.” När medarbetarna inte längre behöver boka manuellt eller i flera steg kan de lägga sin tid och energi på aktiviteter som ger intäkter för företaget och som håller kunderna nöjda.
Slutsats: I den starkt konkurrensutsatta byggbranschen kan rätt digital reselösning vara en nyckelkomponent för att öka effektiviteten och få konkurrensfördelar.
Vägen framåt
Allt det här leder i slutänden till konkurrensfördelar och högre avkastning. Det första steget är att sluta tänka på resor som en kostnad och i stället se dem som en strategisk investering. Det andra steget är att gå över till en digital reselösning som kan uppfylla företagets specifika behov.
Ladda ned hela strategin ”Digitala affärsresor: hur byggföretag kan dra nytta för att lära dig mer om vad du ska tänka på när du utvärderar en digital affärsresebyrå.
