Råd och meddelanden: vad dina affärsresenärer behöver veta

Posted: 30 October 2020
Business Traveler Uses Corporate Travel Advisories

I ett blogginlägg diskuterade jag för inte så länge sedan olika sätt Travel Managers kan använda data om reseråd för att fatta välgrundade policybeslut, öka förutsägbarheten och kontrollen i affärsreseprogrammen och vägleda resenärerna till att göra val som efterlever resepolicyn. Den här artikeln undersöker hur resenärerna kan använda rekommendationer, reseråd och Egencia® Travel Advisor för att förbereda sig inför kommande resplaner och resor.

Men låt oss först titta på skillnaden mellan meddelanden och råd, och varför myndigheterna utfärdar dem.

Resemeddelanden

Resemeddelanden utfärdas ofta av ambassader och konsulat för särskilda säkerhetsrisker. De rör ofta kortsiktiga händelser som resenärer bör ha kännedom om, som större offentliga evenemang.

Resenärerna kan använda dessa meddelanden för att fatta beslut om sina bokningar. Om en demonstration till exempel planeras i ett särskilt område i staden som resenären besöker vill de kanske boka ett hotell i ett annat område.

Egencia förmedlar proaktivt dagliga resemeddelanden till Travel Managers, informerar om säkerhetsrisker och hjälper dig att fatta välgrundade policybeslut. Meddelanden skickas till resenärernas telefoner via Egencias mobilapp inom en timme efter det att händelser som påverkar resan inträffar. Du och affärsresenären har dessutom alltid tillgång till resemeddelanden på Egencias hemsida på begäran, samt mer detaljerad information som uppdateras i realtid på Egencias resenyheter online.

När en tillfällig angelägenhet blir en långsiktig situation utfärdar myndigheterna reseråd.

Reseråd

Reseråd utfärdas för att informera medborgarna om mer specifika situationer, då risken är särskilt hög eller långsiktig. Råden kan gälla städer, länder eller andra geografiska platser och röra allvarliga väderförhållanden, naturkatastrofer, protester och politiska oroligheter, terrorism och folkhälsoproblem som covid-19. De kan ändras regelbundet beroende på vad de gäller, men de kan även förbli oförändrade under flera veckor eller månader.

Risknivåerna som uttrycker rådens allvarlighetsgrader sträcker sig normalt från att vidta normala försiktighetsåtgärder till att över huvud taget inte resa dit. Kom ihåg: när smittspridningen av covid-19 förändras kan en viss stad eller en viss plats anses vara mer riskfylld än landet i allmänhet, och därför tilldelas en högre risknivå.

Reseråd kan normalt inte förhindra en resenär från att resa till ett visst resmål enligt lag. Därför är det viktigt att se till att företagets resepolicyer och godkännandeprocesser är uppdaterade och återspeglar affärsreseprogrammets aktuella definition av nödvändiga och tillåtna affärsresor. Läs mer om rekommendationer för att definiera nödvändiga och icke-nödvändiga resor.

Egencia® Travel Advisor

Coronaviruspandemin har lett till att många myndigheter har utfärdat reseråd och infört krav på 14-dagarskarantän vid ankomst och användning av personlig skyddsutrustning. Resandet har förändrats och det är viktigt att både du och resenärerna planerar i förväg så att de är förberedda när de kommer fram. Egencia Travel Advisor är ett verktyg som du och resenärerna kan använda för att hitta reseråd som omfattar resmålsspecifika regler och säkerhets- och hälsoriktlinjer under pandemin.

Vi rekommenderar att resenärerna kontrollerar Egencia Travel Advisor innan de bokar, och igen innan avgång, eftersom restriktionerna kan förändras från dag till dag. Här är fem saker som vi rekommenderar att du hjälper affärsresenärerna att komma ihåg när de återupptar resandet:

  1. Inreserestriktioner - Många länder och regioner har infört reseförbud och begränsningar för vem som får lov att resa in och ut. Vissa har infört begränsningar som innebär att endast medborgare, de med permanent uppehållstillstånd, vissa viseringsinnehavare och de som reser av nödvändiga orsaker har rätt att resa in i landet. Dessa begränsningar kan förändras ofta och påverkar beslut om att boka affärsresor – med flyg, hyrbil och tåg. Resenärerna måste veta om de har rätt att resa till resmålet innan de bokar och innan resans avgång.
  2. Restriktioner för transitresor – Vissa flygplatser har särskilda krav för anslutningsflyg. Transit kan till exempel endast vara tillåtet om resenären inte behöver gå genom tullen. Resenärerna måste veta om sådana restriktioner gäller för deras resor så att de kan planera runt dem.
  3. Regler om karantän - Resenärerna kan behöva sätta sig i självkarantän vid ankomst. I vissa fall måste de kunna bevisa att de har tillgång till en lämplig plats för självisolering med tillgång till mat och förnödenheter utan att behöva gå och handla. Andra länder kräver hanterad isolering, vilket innebär att resenären blir tilldelad ett rum i en hanterad isoleringsanläggning under vistelsen.
  4. Hälsointyg och sjukvårdsdokument - Den här typen av krav kan omfatta bevis på ett negativt testresultat för covid-19 från inom en viss tidsram innan resan avgång, och vissa länder kräver testresultat från ett medlemsland eller en certifierad organisation. Vissa länder kan även kräva att alla resenärer genomgår ett test för covid-19 när de anländer.

    Många resmål kräver att resenärer, inklusive medborgare, fyller i ett formulär för lokalisering av passagerare före avgång. Informationen används för att kontakta resenärerna om de eller någon som de har varit i kontakt med under resan utvecklar symtom för covid-19. Myndigheterna använder även informationen för att kontrollera resenärer i karantän. Formulären är normalt obligatoriska, även för resenärer som inte behöver sätta sig i självkarantän, och böter kan utfärdas till resenärer som inte tillhandahåller ett ifyllt formulär.

  5. Ansiktsmasker (personlig skyddsutrustning) - Vissa städer kräver att alla resenärer alltid har ansiktsmasker på sig när de rör sig i offentligheten eller åker kollektivtrafik, där social distansering inte är möjligt. Om resenärerna får den här informationen i förväg kan de förbereda sig och ta med sig alla nödvändiga förnödenheter inför affärsresan.

Genom att förstå skillnaden mellan ett resemeddelande och ett reseråd blir det enklare för resenärerna att begripa vad de behöver göra inför sin resa. Egencia Travel Advisor är en bra utgångspunkt som ger resenärerna tillgång till den information som de behöver för att planera och förbereda sig inför inrikes- och utrikesresor. Du kan dela den här informationen och vår guide till covid-19 och affärsresor samt vanliga frågor och svar med resenärerna för att se till att de är bättre informerade så att de kan känna sig trygga när de reser.

Letar du efter bättre affärsreselösningar? Kontakta vårt team.