Se hur Egencia kan hjälpa dig få resenärerna att känna sig säkra och trygga.

Av Diana Hoffman, Director of Product Marketing

Idag står alla företagsledare inför en ny utmaning: att balansera företagets tillväxt med nya åtaganden som rör de anställdas mentala hälsa och välmående när de arbetar på distans, återvänder till kontoret eller reser i tjänsten

Pandemin har tagit hanteringen av reserisk till en helt ny nivå och har sannolikt permanent förändrat hur företag ser på affärsresor Resorna ställer nu betydligt högre krav på företag, Travel Managers och reseleverantörer när det gäller kunskaper och färdigheter

En enkätundersökning i juni 2020 bland Egencias kunder visade att nästan 90 % av alla Travel Managers tror att deras företag kommer att återuppta affärsresandet till viss del innan januari 2021. I samma undersökning meddelar en tredjedel av alla Travel Managers att resenärernas ovilja att resa förhindrar att resandet återupptas. De anställa måste känna sig trygga när de reser i tjänsten. De behöver information som försäkrar dem om att de har fullt stöd ända från planeringsstadiet och bokningen till hemresan. Och du behöver få tillgång till analyser som gör det möjligt för dig att fatta snabba, informerade beslut om företagets nödvändiga och icke-nödvändiga resor, affärsreseprogram och policyer.

Egencia Travel Advisor ger dig och företagets affärsresenärer användbar och korrekt information om hur resandet påverkas av coronaviruset över hela världen. Det nya verktyget ger tillgång till följande:

• Landsspecifik data: Många länder och regioner har infört reseförbud och begränsningar på vem som får lov att resa in och ut. Dessa begränsningar kan förändras dagligen och påverkar beslut om att boka affärsresor – med flyg, hyrbil och tåg.
• Information om procedurer: Dessa procedurer kan ha att göra med hälsa, sjukvård, säkerhet eller andra standarder och krav som har införts av lokala folkhälsomyndigheter som CDC samt av andra myndigheter, flygbolag och flygplatser.
• Information om förändringar: Begränsningar och procedurer kan förändras fort. Att snabbt kunna få en uppfattning om huruvida ett land ökar eller minskar sina begränsningar kan hjälpa dig att styra företagets resepolicy.

Travel Managers kan öka trygghetskänslan hos resenärerna i förhållande till hälsoläget, genom att se till att de är väl införstådda med det nya reselandskapet. Här följer fyra sätt att använda data från Egencia och Egencia Travel Advisor för att fatta effektivare policybeslut och få resenärerna att känna sig tryggare med att resa igen.

Visa hur viktigt det är att resenärerna mår bra

Ett första steg i att återuppbygga resenärernas förtroende är att visa att deras välmående är viktigt. Genom att ha information om de senaste procedurerna är du väl förberedd för att visa resenärerna hur de kan resa med deras välmående i åtanke och samtidigt följa alla säkerhetskrav

Överväg att uppdatera grunderna i företagets affärsreseprogram och erbjuda ett ”resekit” och en ”checklista med nödvändiga säkerhetsåtgärder”. Att erbjuda produkter och tjänster som ger support åt resenärer är numera det minsta resenärerna kan förvänta sig, på samma sätt som att företaget måste förse nyanställda med datorer så att de kan arbeta effektivt. Det nya resekittet kan inkludera:

• betalning eller återbetalning av kostnader för test av covid-19, enligt nationella eller regionala inträdeskrav
• distribution av ansiktsmasker, handsprit och andra typer av personlig skyddsutrustning före resan
• riktlinjer för att boka sittplats
• flexibla per diem som stödjer personalens välmående.

Hjälp resenärerna att göra bokningsval inom policy

Länder och regioner inför regelbundet nya reseförbud eller tar bort befintliga begränsningar, och resenärerna kan behöva anpassa sina resplaner därefter. I extrema fall är länderna helt stängda, vilket gör det omöjligt för passagerare att resa in eller ut. Gränser kan även vara delvis stängda, med förbud som gäller vissa men inte alla passagerare

Landsspecifik information kan hjälpa dig att ta beslut om utrikes- och inrikesresor samt resepolicyn, och undvika potentiella problem för resenärerna. Till exempel, om en landsgräns är helt eller delvis stängd kan du införa säkerhetsgodkännande eller justera policyn för landet eller området i fråga baserat på resenärernas hemort

På samma sätt kan landsspecifik information om högriskdestinationer hjälpa dig att fatta beslut om att öka eller minska kontroller inom affärsreseprogrammet, såsom obligatoriskt godkännande innan resan. Med Egencia kan du enkelt skapa, ändra och anpassa policyer, som att konfigurera högriskdestinationer, så att du kan ta bättre hänsyn till resenärernas välmående. Använd Egencia Travel Advisor för att informera om ändringar i resepolicyn. Du kan ställa in regler för alla resekategorier på en centraliserad plats och omedelbart applicera ändringar i policyn och procedurerna för godkännande i samtliga bokningskanaler.

Informerade inköpsförhandlingar

Affärsresorna är på väg tillbaka, eftersom de är mycket värdefulla för företagens tillväxt. De är avgörande för organisationens resultat, personalens uppfattning av att deras välmående är viktigt för företaget och för att uppnå verksamhetens olika mål. Resandets nästa fas är en möjlighet att tänka om och strategiskt förändra organisationens affärsreseprogram i samarbete med ledningen

Egencia ger företagets resebeställare tillgång till information om hygien- och andra säkerhetsstandarder direkt i bokningsstegen. I vårt Hjälpcenter får du även tillgång till konkreta analyser om hur pandemin påverkar resandet, inklusive länkar till policyinformation från leverantörer. Att förstå leverantörernas rutiner gör att du kan ta välgrundade beslut om affärsresepolicy och avtal med prioriterade leverantörer. Genom att exempelvis granska flexibiliteten i avbokningspolicyn och liknande faktorer kan du kontrollera reseutgifterna och väva in effektivitet och besparingar i hela affärsreseprogrammet.

Kostnader och efterlevnad var viktiga punkter före coronaviruset, men för att företag ska kunna lyckas på den globala marknaden idag måste de visa att de är både etiska och empatiska – att de värderar personalens välmående högre än att spara pengar, till exempel genom att erbjuda resekit och prioritera direktflyg över mellanlandningar. Att se till att resenärerna har tillgång till information om leverantörernas rutiner i en kontext som fokuserar på resenärernas välmående kan förbättra reseupplevelsen. Om resenärerna till exempel är medvetna om att självkarantän inte är obligatoriskt efter ett visst datum kan de känna sig tryggare när de bokar resan. På samma sätt kan tillgången till information om säkerhet och destinationer från leverantörer vid bokningstillfället hjälpa resenärerna att bredda sin kunskap och återfå förtroendet för att resa

Bättre förutsägbarhet och kontroll

Pandemin har skapat en dynamisk resemiljö, som ibland ställer krav på snabba beslut. Information om förändringar gör att du snabbt kan utvärdera restriktioner och krav för utrikes- och inrikesresor och agera på ändringarna på ett välgrundat sätt. Genom att se när en viss regel ändrades kan du och resenärerna känna er trygga i vetskapen om att informationen är uppdaterad

Information om förändringar kan vidarebefordras via resenärsmeddelanden som du skickar direkt i Egencias system. Om en viss flygplats till exempel ökar sina hälsokontroller kan du använda Egencias resenärsmeddelanden för att tydligt visa upp resepolicyn bland sökresultaten för flyg. Visuella riktlinjer kan både informera resenärerna och hjälpa dem att boka de mest rekommenderade resealternativen som efterlever policyn.

På samma sätt kan information om sänkta karantänkrav uppmuntra dig att proaktivt kontakta resenärerna och meddela om att det nu är lättare att resa till vissa destinationer. Du kan använda informationen om förändringar för att ge resenärerna användbara uppdateringar i realtid vid varje steg på resan. Med Egencia kan du skicka dessa meddelanden genom flera olika kommunikationskanaler, inklusive dynamiska meddelanden vid alla bokningssteg och pushnotiser till resenärernas mobilapp vid nödfall.

Information om förändringar gör det möjligt för Travel Managers att hjälpa resenärer ta säkrare beslut, som bättre efterlever policy, före och under resorna. Och om något oväntat inträffar, får resenärerna bättre tillgång till relevant och pålitlig support och vägledning när de behöver hjälp.

Datadriven effektivitet

Att skapa nya kontakter ansikte mot ansikte leder till många fördelar. Innovation samt nya upplevelser och lärdomar kan leda till nya relationer som genererar mer värde snabbare. Men allt det här medföljs idag av frågeställningar kring kostnader och resenärernas välmående.

Efter pandemin har Travel Managern fått en avgörande roll för verksamheten, där fokus ligger på hantering av reserisker och ökat välmående bland resenärerna. Travel Managers bör samarbeta med företagsledningen för att ta fram systematiska sätt för organisationen att minska riskerna genom att utforma nya reseriktlinjer. Data är avgörande för att kunna fatta informerade beslut om riktlinjer och policy som reflekterar organisationens risktolerans.

Ingen kan med säkerhet förutse hur resandet kommer att se ut imorgon, men resenärernas välmående kommer definitivt att ha högsta prioritet för de flesta organisationer. Egencia Travel Advisor förmedlar information med teknologidriven effektivitet, så att både du och företagets resenärer lättare kan börja resa igen och känna er trygga.