Skip to main content

Vikten av att ha en policy för säkerhet på affärsresan

Posted: 16 February 2021
Helping Business Travellers Stay Safe

Affärsresor är viktiga från en strategisk synvinkel för alla typer av organisationer. Personliga möten kan leda till ny verksamhet, främja teambuilding och visa engagemang för existerande kunder, vilket främjar lojalitet.

En affärsresa innebär dock mycket mer än bara att sätta sig på ett flygplan. I dagens klimat innebär det också att företag måste ha ett fungerande program för säkerhet på affärsresan.

Företag som ber sina anställda att lämna nära och kära har ett moraliskt och lagligt säkerhetsansvar. Anställda som gör affärsresor behöver känna tilltro för att företaget tar deras välbefinnande och säkerhet på allvar och följer en strategi för att minska eller undvika risker.

Riskbedömning för resor – därför är det viktigt och så gör du

Hela organisationen har ansvar för riskhantering för resor. Travel Managerns roll är att styra utveckling och hantering för säkerhetspolicyer samt för planer som hanterar resenärssäkerhet som även riktar sig till deras funderingar kring säkerhet. Detta kräver två samordnade insatser: 1) att skapa planerna och 2) att meddela resenärer om dessa planer.

Egencia kan erbjuda hjälp med att göra en riskbedömning för resor och minska resor med hög risk.

Tolerans för reserisker och säkerhetsansvar

Ett av de fösta stegen som Travel Managers måste ta är att samarbeta med intressenter inom organisationen för att få en bild av företagets inställning till risk när det gäller affärsresor. Risktolerans innefattar mer än att bara avgöra om det anses vara hög risk att sätta sig på ett flygplan när en naturkatastrof som till exempel en orkan hotar ett kustområde.

Risktolerans utgör en del av riskhantering för resenärer och är ett bredare managementkoncept. På hög nivå är det en struktur för att göra en riskbedömning för affärsresor och avgöra hur stor risk som anses vara acceptabel för att uppnå de resultat som eftersträvas. Att ge sig in på en helt ny marknad är till exempel en investering med högre risk än att göra gradvis framsteg i en sektor där du redan har en tydligt etablerad position. Den slutgiltiga behållningen kan dock vara avsevärd. Hur stor risk skulle du tolerera? Genom att arbeta dig igenom de här frågorna och utveckla sätt att minska riskerna och lyfta fram dina styrkor kan du se till att skapa en strategi för beslutsfattning. Det inkluderar att avgöra om riskerna är för höga och du anser att det vore bättre att fokusera din energi på något annat.

Tolerans för reserisk anpassar konceptet för affärsresor, vilket skapar en måttstock mot vilken alla resor mäts för att avgöra om de bör genomföras. Dessutom kopplas den samman med ett företags säkerhetsansvar. Hur den här måttstocken ser ut kan variera beroende på vilken affärsresenär den tillämpas för.

En region med mycket luftföroreningar kan till exempel utgöra en större risk för en anställd med luftvägsbesvär än för andra anställda. Du kan minska risken genom att låta någon annan resa i hens ställe. Det kan också innebära systemiska problem som att övervaka områden där inrikespolitiska oroligheter eller andra säkerhetsproblem förekommer. Vilka omständigheter skulle innebära en acceptabel risk för resor till regionen? Hur tar du med detta i beräkningen för din affärsresepolicy? Både inrikes och internationella resor måste inkluderas, och du måste hitta en balans mellan riskerna med affärsresor och verksamhetens tillväxt.

En omfattande guide till om att prioritera affärsresenärernas välbefinnande

I säkerhetspolicyer för resenärer används faktorer för risktolerans för att förstå, spåra och reagera på olika risknivåer i världen. Travel Managers måste förstärka policyerna med konkreta planer för vad som händer i en nödsituation för att garantera resenärernas säkerhet.

Information till resenärer

Med detta i åtanke måste Travel Managers informera resenärer om dessa policyer och processer som grund för att bygga upp förtroende för att företaget står bakom de åtgärder för säkerhet på affärsresan som införts. Första steget i kommunikationsprocessen är att undersöka vilka behov dina affärsresenärer har. Generella behov och problem kan byggas in i den grundläggande ramen för säkerhet för resenärer. Individuella behov kan läggas till i resenärsprofiler och datapunkter när en specifik affärsresa ska bedömas.

Travel Managers bör använda alla tillgängliga medel för att informera anställda om gällande policyer. Interaktiva forum, som presentationer på personalmöten, erbjuder tillfällen att samla in feedback, såväl som andra personliga kanaler. I många fall kan information om säkerhetspolicyn byggas in i bokningsverktygen, så att resenärer i kontext kan påminnas om gällande säkerhetspolicyer och insatser för att minska risker när en resa planeras.

Egencia erbjuder stöd med säkerhet för resenärer vid varje steg

Egencia kan erbjuda omfattande erfarenhet och resurser inom riskhantering för resenärer som kan hjälpa dig med att anpassa ditt ramverk för risktolerans och dina säkerhetspolicyer. Egencia kan dessutom hjälpa Travel Managers att tillämpa riktlinjer för resenärers säkerhet i praktiken och hålla resenärer informerade i realtid om händelser och utvecklingen runtom i världen.

Våra bokningsverktyg kan signalera för affärsresenärer om en bokning inte tillåts enligt policyn och visa dem alternativ som är tillåtna. Genom samma gränssnitt kan de dessutom lämplig information om resenärers säkerhet för en destination eller resplan. Travel Managers kan anpassa företagets säkerhetspolicyer på ett och samma ställe och tillämpa dem direkt på samtliga bokningskanaler.

När en resa har påbörjats kan Egencia skicka notiser till resenärer för att hålla dem informerade om händelser och relevant information som kan påverka deras planer. Uppstår en nödsituation kan Travel Managers spåra resenärerna med vår resenärsspårning för alla resor som bokats genom Egencia. Den vyn kan förlängas 30 dagar bakåt i tiden för en specifik destination för att analysera eventuella säkerhetsrisker som retroaktivt skulle kunna påverka resenären, som till exempel försenade varningar om folkhälsoproblem som coronavirus i en region.

Letar du efter bättre affärsreselösningar? Kontakta oss.