West Park Management Services (WPMS) är ett konsultföretag som hjälper det Europabaserade investmentbolaget Triton och dess portföljbolag. WPMS tillhandahåller konsulttjänster som rör drift, strategi, företagsbesiktning med mera. Triton och WPMS samarbetar för att utöka sina verksamheter i norra Europa.

Anpassa affärsreseprogrammet efter företagets kultur och målsättningar

Triton och WPMS har sammanlagt runt 300 anställda som reser i tjänsten i någon utsträckning och runt 100 regelbundna resenärer.

”Affärsresor är en viktig del av vår verksamhet, både för att bygga relationer och för att hitta nya möjligheter. Investeringar kräver att båda sidor har förtroende för varandra och att resa och mötas personligen hjälper till att bygga ett sådant förtroende”, säger WPMS globala Travel Manager, Ieva Kisieliute.

WPMS kontaktade Egencia för att förbättra sina verktyg för affärsresor och få tillgång till en smidig bokningsprocess som använder pålitlig teknologi. ”Vi bokade alltid via telefon tidigare eftersom det inte var möjligt att göra ändringar online”, säger hon. ”Det var alltid stressigt att vänta på att en agent skulle svara när vi var tvungna att göra ändringar i sista minuten, vilket hände relativt ofta.”

”Vi hade ett onlinebokningssystem, men det var inte pålitligt”, förklarar hon. ”Vi kunde ofta hitta bättre erbjudanden på egen hand. Och informationen var dessutom inte alltid uppdaterad, så resenärerna var tvungna att kontrollera informationen på resplanen flera gånger under resan gång.”

På grund av företagets struktur och den stora mängden resor påverkade de här problemen hela teamet.  ”Vårt företag är mycket dynamiskt och saker och ting sker snabbt – vi behövde någon som kunde hålla jämna steg”, säger hon. ”Vi vände oss till Egencia eftersom de kunde uppfylla våra mål när det gäller snabbhet, digitalisering och flexibilitet.”

Implementera rätt verktyg för att öka användningen av onlinebokning

Teamet behövde verktyg som fungerade på alla enheter, oavsett om de var på kontoret, på resande fot eller befann sig i ett annat land.

”När vi inledde vårt samarbete med Egencia var vår slogan ’travel goes digital’ och vi använde denna slogan på affischer som vi satte upp på alla våra 14 kontor, från Stockholm och London till Shanghai”, säger Ieva. ”Digitala verktyg var något vi verkligen behövde. Det var något som vi hade talat om under lång tid, men som vi fortfarande saknade.”

Det var svårt att förutse hur Egencias teknologi skulle tas emot när teamet bytte från ett onlinebokningssystem som var opålitligt och som bara användes i 11 % av fallen.

Men enligt Ieva Kisieliute var alla intresserade av att boka online och redan inom den första månaden nådde WPMS sitt mål om 80 % användning av onlinebokning.

”Teknologin fungerar precis som resenärerna förväntar sig och det går att lita på informationen. Tidigare var vi tvungna att ringa en resekonsult, men nu kan vi boka och hantera resor utan att behöva använda telefonen.”

En av lösningarna för affärsresor som Egencia tillhandahåller som verkligen hjälpte företaget var möjligheten att göra anpassningar i affärsreseprogrammet.

”Alternativen för anpassning gör det enklare för alla att spara pengar och att boka inom policy. Vi har avtal med vissa hotell och våra sökningar på Egencias plattform har anpassats för att prioritera dessa hotell. Varje gång jag frågar implementeringsteamet om vi kan göra något får jag alltid ett positivt svar”, säger Ieva.

Med Egencias reseteknologi kan Travel Managers även kontrollera resepolicyer centralt och göra ändringar när som helst. ”Vi har en blandad strategi när det gäller våra resepolicyer. Resenärerna kan fatta beslut och göra ändringar när de behöver det, oavsett om det beror på säkerheten eller något annat. Jag kan även utföra uppdateringar direkt”, säger hon.

Öka synligheten under dessa ovanliga tider

En av de senaste ändringarna i företagets resepolicy var ett resultat av ett samtal med WPMS Account Manager, Natasha Ulrich, som har mycket goda kunskaper om affärsresebranschen under den rådande pandemin.

”Vi har redan börjat resa lite igen eftersom det är en sådan viktig del av vår verksamhet. Cheferna har full kontroll över vart resenärerna ska och när, men vi behöver synlighet för att kunna garantera säkerheten. Natasha föreslog till exempel att vi skulle lägga till ett fält i bokningsprocessen för att ange anledningen för resan, vilket verkligen har varit användbart”, förklarar Ieva.

Eftersom nästan alla bokar resor online har företaget fått bättre insyn i affärsreseprogrammet under en tid då det är viktigt för resenärernas säkerhet att ha en omfattande översikt över företagets affärsresor. ”[När covid-19 först bröt ut] kunde vi använda resenärsspårning för att se vilka anställda som befann sig i länder som ansågs mer riskfyllda”, säger hon. ”Och rapporteringsfunktionerna har varit extremt användbara, både för mig i mitt arbete och för att uppdatera de olika cheferna om var deras resenärer är.”

”Nu har vi affärsreseteknologi som passar vår dynamiska och rörliga verksamhet. Ett företag vars anställda reser mycket behöver snabbhet, flexibilitet och anpassningsfunktioner – och det har vi nu. Både det höga upptaget och den feedback vi fått från teamet bevisar att det här fungerar väl för oss. Nu slipper vi den stress vi tidigare kände när vi gjorde ändringar i sista minuten.” Hon är även övertygad om att det till och med kommer att bli ännu bättre: ”Natasha och jag har ett nära samarbete och vi strävar efter att utveckla affärsreseprogrammet i takt med att företaget utvecklas.”