Coca-Cola Consolidated är USA:s största Coca-Cola-tillverkare. Företaget tillverkar, säljer och distribuerar drycker under varumärket Coca-Cola och andra drycker från samarbetspartners i 14 amerikanska delstater samt i Washington DC. De har 92 verksamhetsplatser i USA och fyra kontor i närheten av Charlotte i North Carolina.

Lämna en gammal affärsresebyrå för att hitta rätt lösning för moderna affärsresor

Regelbundna inrikes affärsresor är vardagsmat för omkring 2 500 av Coca-Cola Consolidateds 17 000 anställda. Efter elva år med en traditionellare affärsresebyrå vände sig inköpsteamet till Egencia för att hitta en uppdaterad och modern approach, som kunde leda till ökat engagemang och större besparingar på resor.

”Vårt team hade tappat förtroendet för vår tidigare affärsresebyrå”, berättar Mike Kirby, som är Senior Procurement Manager. ”Ett flertal högt uppsatta personer inom företaget bad om att gå ut med anbudsförfrågningar till andra affärsresebyråer, eftersom de hade märkt att för många affärsresenärer oftast kunde hitta bättre erbjudanden på egen hand och undvek att använda vårt system. Det gamla affärsreseprogrammet hade mycket läckage och var inte pålitligt.”

Utöver att förbättra affärsreseprogrammets användningsgrad genom robustare och pålitligare sökresultat för affärsresor ville teamet få större insyn i resemönster, av både besparings- och säkerhetsskäl.

”Vi behövde djupgående rapportering”, säger Mike, vilket ledde till att företaget sökte efter en ny affärsresebyrå. ”Under processens gång med Egencia lärde vi oss hur viktig rapporteringen är för att skapa ett smidigt affärsreseprogram. Vi ville även ha möjlighet att administrera våra egna system samt ett enkelt och intuitivt gränssnitt med funktioner som går att använda på flera olika plattformar. Alla dessa förmåner kunde Egencia erbjuda.”

Dra nytta av Egencias förändringshantering för att klara av en snäv tidsplan

Den största utmaningen med att uppfylla Coca-Cola Consolidateds mål med en intuitiv slutanvändarupplevelse, djupgående rapportering och att överföra information från en tidigare leverantör var den snäva tidsplanen på bara tolv veckor.

Med tanke på den korta tidsramen och den enorma mängden gammal information föreslog Egencia att Coca-Cola Consolidated skulle samarbeta med vårt team för förändringshantering, för att säkerställa att de kunde få ut så mycket som möjligt av sitt nya affärsreseprogram. Utöver den vanliga implementeringsprocessen erbjuder Egencias team för förändringshantering personligare tjänster, såsom workshoppar om förändring på plats, samarbete med nya användare och formell projekthantering.

Egencias Change & Project Manager Nickole Hansen arbetade med Coca-Cola Consolidated för att se till att deras mål uppnåddes under implementeringen samt för att utbilda dem om hur de kan anpassa sin resepolicy för att bättre uppfylla sina aktuella behov. Detta var en viktig del av att få ut så mycket som möjligt av den nya reseteknologin – att göra hela programmet relevant för nuvarande och framtida behov.

”Vi hade en mycket optimistisk tidsplan för vad som i slutändan var ett komplicerat projekt. Vi gick inte bara över till nya affärsresetjänster, utan Nickole hjälpte oss introducera en ny resepolicy. Det var mycket förändring på en gång”, förklarar Mike. ”Hon ledde möten varannan vecka som gav oss insyn i projektets implementeringsprocess. Vi visste vad som behövde göras och när, och vi höll oss till planen.”

Teamet för förändringshantering guidade projektet framåt och hjälpte Coca-Cola Consolidated hålla sina viktigaste intressenter uppdaterade, vilket hade lika stor betydelse.

”Projektteamet gjorde det även enkelt att samla in data som vi behövde återanvända. De försåg oss med e-postmeddelanden som vi kunde skicka till vår tidigare leverantör för att se till att datan överfördes i rätt format, vilket hjälpte till att skynda på arbetet”, berättar Mike. ”Vi fick texter till e-postmeddelanden som berättade om förändringen och vad som skulle hända, när utbildning skulle erbjudas och hur den skulle gå till med mera.”

Tidiga framsteg med moderniserade affärsresor

”Till en början var vi skeptiska över hur mycket arbete vi faktiskt kunde göra oss av med. Att lämna en leverantör som vi hade samarbetat med länge var ett stort beslut. Men när vi väl insåg att vi kunde föra över administrationen av affärsreseprogrammet från 14 personer till bara en fick vi snabbt internt stöd”, säger Mike.

Som reseadministratör på Coca-Cola Consolidated fick Andrew Trismen positiv feedback från en grupp tidiga användare, innan programmet lanserades för alla.

”Många resenärer på chefsnivå sa att Egencias lösning var lätt att använda – utbildningen var enkel och teknologin gör vad de förväntar sig”, berättar han.

”Egencia-teamet gick igenom policyinställningarna med oss innan lanseringen”, förklarar Andrew. ”Med tiden kommer vi utveckla mer expertis inom det området, men i början fanns det många alternativ, och teamet för förändringsarbete hjälpte oss förstå hur vi kan väva in policyn i vårt affärsreseprogram.”

”Om du har en bra resepolicy på plats, kan Egencia se till att affärsreseprogrammet tar hänsyn till reglerna”, lägger han till. ”Och den kraftfulla rapporteringen gör att vi kan se policyernas resultat.”

Egencia-teamet som jobbade med Coca-Cola Consolidated förstod verkligen deras behov och hade samlat på sig erfarenhet av att ha arbetat med organisationer med liknande resekultur och potentiella utmaningar under implementeringsprocessen – såsom en väldigt kort tidsplan. Mike och Andrew rekommenderar andra företag att samarbeta med Egencia för att avgöra om förändringsarbete är rätt lösning för dem under övergången.

”Använd mallarna, personanpassa detaljerna samt kommunicera tidigt och ofta, så kommer teamet för förändringsarbete hjälpa dig få ut så mycket som möjligt ur företagets affärsreseprogram – även med en snäv tidsplan”, säger Mike.

Läs mer om hur digital omvandling hjälper andra organisationer.

Klicka här för att läsa fallstudien.