Det tyskbaserade företaget J. Wagner GmbH (WAGNER) är en ledande leverantör inom sin bransch, med ett stort utbud av måleriprodukter som rymmer allt från användarvänliga verktyg för hemmafixare till avancerade lösningar för industriell ytbehandling. WAGNER-gruppen är ett medelstort företag med 500 anställda i Tyskland och 1 700 anställda i resten av världen. Teamet på WAGNER skapar personliga kopplingar med sina globala kunder på ett smart och snabbt sätt.

Liksom alla globala företag har WAGNER fått erfara konsekvenserna av att affärsresorna har minskat och stannat av till följd av den pågående pandemin med covid-19. För att hålla igång företaget samtidigt som de anställdas säkerhet prioriteras, har teamet haft ett nära samarbete med Egencia för att få insyn i rekommendationer för riskhantering och utforma affärsresor i framtiden.

Att bygga grunden för en beredskap vid nödfall med Egencia

WAGNER har varit en kund hos Egencia sedan två år tillbaka och har arbetat med att skapa ett affärsreseprogram som hjälper de anställda att fatta snabba och välgrundade bokningsbeslut, samt säkerställa att de har all information som behövs nära till hands. En central aspekt av deras växande affärsreseprogram, som ständigt utvecklas, är kombinationen av modern teknologi och kopplingen till Egencias expertteam.

När WAGNER Group påbörjade sitt samarbete med Egencia var huvudmålet att förenkla reseprogrammet. Carina Hertkorn, WAGNER HR Manager Policies and Projects, förklarar: “Innan vi började arbeta med Egencia bokade vi alla våra resor genom olika företag. Det gjorde det väldigt svårt att få insyn i bokningsprocessen. Nu bokar vi allt på en enda plattform och alla uppgifter vi behöver finns i Egencias system.”

Nu för tiden är feedbacken från resenärerna på WAGNER att teknologin är smidig och enkel att använda. Men vid implementeringen och under upptagningsfasen tyckte många anställda att det var en utmaning att anpassa sig till det nya systemet. “Resenärerna var vana vid att ringa en assistent eller arbetsledare för att boka allting per telefon. Med Egencia görs allting online och det var lite förvirrande för vissa i början — vi förlitade oss mycket på [vår Account Manager] Christiana Lang som hjälpte teamet att anamma processen snabbt.”

Egencias Account Manager, Christiana Lang, förklarar att ett nyckelmoment för att lyckas få med sig resenärerna på WAGNER var tydlig och regelbunden kommunikation: “Vi hade regelbundna veckosamtal för att diskutera olika utmaningar som de anställda stod inför. Vi hörde även av oss till resenärer med den högsta andelen av offlinebokningar för att förstå hur vi kunde stötta dem. Jag kunde även visa teamet vilka besparingar som uppnåtts genom att boka resor online jämfört med att ringa en reseagent [och boka offline]” säger hon.

Efter endast sex månader låg andelen onlinebokningar hos WAGNER Group på 79 % för hela företaget och efter ett år hade teamet 88 % onlinebokningar.

I takt med att reseprogrammet moderniserades, växte även behovet för en intern kontaktperson för resor. Tidigare sköttes resehanteringsuppgifter av flera olika anställda men det saknades en expert inom området. I början av 2020, innan covid-19 bröt ut i en pandemi, utsågs Franziska Marschall till Travel Management Specialist. “Det var det bästa beslutet vi kunde ha fattat”, säger Carina Hertkorn. “Andra medelstora företag som saknar ett komplett resehanteringsteam borde överväga att göra detsamma — det är väldigt viktigt att resenärerna har tillgång till en kontaktperson, särskilt i situationer som [pandemin].”

Att lokalisera affärsresenärer under en krissituation med hjälp av Egencias teknologi

Genom att nå höga upptagssiffror snabbt läggs grunden för ökad insyn i var resenärer befinner sig. Det skapar även möjligheter att optimera riskhanteringen. Det var svårt för alla företag att hantera affärsresor när nyheterna om pandemin kom, men genom att de anställda använde sig av Egencias plattform kunde WAGNER få tillgång till uppgifter om resenärernas uppehållsort nästan omedelbart.

“Vi hörde talas om pandemin i ett tidigt skede eftersom vi har ett dotterbolag i Kina” säger Franziska Marschall. “Saker och ting utvecklades snabbt, i takt med att fler länder ansågs vara osäkra.”

Med de anställdas säkerhet som högsta prioritet var en av de första uppgifterna under den växande pandemin att lokalisera resenärerna. Franziska fortsätter: “Vi hade aktuella uppgifter tillgängliga om var resenärerna befann sig och en tydlig översikt av planerade och avbokade resor, tack vare resenärsspårningen. När risken ansågs vara hög i nya länder kunde vi snabbt lokalisera våra resenärer och hjälpa dem att återvända till Tyskland.”

En annan avgörande faktor under de första månaderna av pandemin var att ha en tydlig och konsekvent kommunikation mellan Egencia, WAGNER och de anställda. Egencia skickade e-postuppdateringar om resehantering varje dag med information om händelser som påverkar resor, bland annat restriktioner från myndigheter, globala väderkatastrofer, påföljder för resebranschen och annan viktig information att känna till. Christiana Lang hjälpte till med att utforma riktlinjer och meddelanden för resor i bokningsverktyget, så att endast resor som föll inom de uppdaterade riktlinjerna kunde bokas utan ytterligare godkännande.

Egencia hjälper J. Wagner att ge sig ut på vägarna igen

Precis som alla företag som är beroende av regelbundna affärsresor, fokuserar WAGNER Group på att kunna återuppta sin vanliga verksamhet. “Vi har en ganska komplex försäljningsstruktur — många medarbetare behöver samarbeta med kunder och träffa dem personligen utomlands och inrikes. Utan affärsresor är det mycket svårare att få nya kunder och vi kan varken reparera eller installera maskiner hos våra befintliga kunder. Vi behöver kunna resa för att bibehålla våra kundrelationer.” säger Carina Hertkorn. Med tanke på denna viktiga verksamhet för företaget, försöker Egencia och WAGNER tillsammans att få resenärerna att kunna ge sig ut på vägarna igen på ett säkert sätt.

För att ge ett effektivt stöd till sina kunder under denna omvälvande kris har Egencia behövt tänka kreativt och göra det lilla extra. “En väldigt givande aktivitet som Egencia anordnade åt oss var en rundabordskonferens med sex regionala företag”, säger Franziska Marschall. “Jag fick möjligheten att prata med kollegor från andra företag som befinner sig i en liknande situation och vi har kunnat dela rekommendationer för att hantera affärsresor i nuläget. Vår Account Manager har även deltagit för att hjälpa oss strukturera dessa möten, svara på frågor och diskutera nya säkerhetsfunktioner samt verktyg. Jag ser fram emot att fortsätta med rundabordskonferenser även efter att affärsresorna har återgått till det normala läget — det är betydelsefullt med extern support.” tillägger hon.

För närvarande har teamet börjat med affärsresor igen i Tyskland och i vissa grannländer. “Vi befinner oss i södra Tyskland så vi kan köra bil till vissa kunder i Frankrike och Italien” säger Franziska. “Vi har gett alla våra anställda ett paket med skyddsutrustning, så att de har det de behöver i form av munskydd, handskar med mera för att kunna resa i all säkerhet. Vi fattar beslut baserat på e-postuppdateringarna om resehantering som vi får från Egencia varje dag och såklart även Robert Koch-institutet, den tyska statliga myndigheten som ansvarar för pandemifrågor.”

Även om mycket är ovisst framöver och det finns mycket kvar att åstadkomma, har teamet på WAGNER en optimistisk inställning till affärsresor i framtiden och till samarbetet med Egencia. Stödet de har fått från sin Account Manager och den innovativa teknologin som fokuserar på säkerhet gör att teamet känner en trygghet. Carina Hertkorn sammanfattar läget: “Vi har gjort en bra insats med tanke på hur vi har hanterat den här situationen och kommunikationen med Egencias team har varit en stor fördel för oss. Vi hade inte kunnat hantera pandemin på den här nivån utan Egencia som samarbetspartner.”