Vad gör en Travel Manager?

Posted: 08 March 2021

En undersökning av vad som står i en Travel Managers jobbeskrivning

Travel Managerns arbete är viktigt för att affärsreseprogrammet ska bli framgångsrikt. Det råder ingen tvekan om att de gör mycket mer än att bara använda bokningsverktyg för att boka flyg, hotell eller hyrbilar – Travel Managerns jobbeskrivning är mycket mer omfattande än så. Deras inflytande rör inte heller bara planering av affärsresor, utan når hela vägen upp till ledningen, vilket gör deras roll i att utforma företagets affärsreseprogram till en viktig del av organisationen.

Travel Managers övervakar och sköter företagets resepolicyer och har traditionellt fått uppdraget att hantera företagets reseräkningar, hantera kontrakt med leverantörer och samarbetspartners, övervaka affärsresenärernas behov och identifiera möjligheter för besparingar. Deras arbete kan även omfatta inköp eller att arbeta med externa partners för att få ersättning för avbokade resor. Många års erfarenhet krävs för att bemästra allt detta. Genom att arbeta med en affärsresebyrå kan Travel Managers se till att företagets affärsreseprogram och resepolicyer uppfyller verksamhetens och resenärernas behov.

Ladda ned verktygen som hjälper dig att omvandla ditt affärsreseprogram

Det är inte enkelt att skapa och implementera ett effektivt affärsreseprogram. Företagets behov kan förändras snabbt och det är viktigt att affärsreseprogrammet håller jämna steg. Affärsresebranschen kan också förändras plötsligt och Travel Managern måste därför proaktivt skapa resepolicyer som gör det möjligt för företaget att hantera dessa förändringar samtidigt som de ser till att resenärerna är säkra. Effektiva affärsreseprogram bygger på en grund av:

  • tydligt definierade resepolicyer och processer
  • verktyg och teknologier för affärsresor som är enkla att använda
  • verktyg för resenärssäkerhet och riskhantering
  • program för reseoptimering

Travel Managern samarbetar med olika intressenter för att skapa och styra den här grunden.

Skapa resepolicyer och processer

Tydligt definierade resepolicyer och processer hjälper till att hålla nere kostnaderna och se till att resenärerna är säkra. Det är viktigt att dessa policyer är konsekventa både när det gäller utformning och efterlevnad. Eftersom affärsresor är ett verktyg som företagen använder för att uppnå sina affärsmål finns det många policyer och kontroller som inte gäller när vi bokar nöjesresor.

Till exempel har många företag hotell och biluthyrningar som de föredrar att samarbeta med. Begränsningar kan konfigureras för resor, boenden och per diem för specifika regioner och länder för att ta hänsyn till kulturella skillnader mellan olika delar av världen. Policyer för säkerhet är också viktiga när du fastställer din resepolicy.

Allt detta gör det möjligt för en organisation att hantera kostnader, mäta avkastning på investeringar och se till att resenärerna är säkra. NASDAQ upptäckte till exempel fördelarna med att ompröva sin resepolicy och införa ändringar som både förbättrade affärsresenärernas upplevelser och företagets resultat.

Det är Travel Managerns uppdrag att hantera alla dessa rörliga delar. Det är även anledningen till att många företag arbetar med en affärsresebyrå som Egencia. Att välja rätt affärsresebyrå är viktigt för att företagets affärsreseprogram ska bli framgångsrikt. Du vill ha en partner som kan tillhandahålla de bokningsverktyg och de teknologier som gör det enklare för dig att hantera allt från att beställa resor till att fastställa detaljerna i företagets resepolicyer. De bör vara en ledare inom resebranschen och kunna hjälpa dig förhandla fram de bästa priserna och rabatterna för företagets affärsresor. Egencia har en unik fördel eftersom vi kan utnyttja Expedia Groups omfattande resurser för att ge våra kunder de allra bästa resealternativen.

Använda teknologi för att skapa en bättre reseupplevelse

Hela bokningsupplevelsen har förändrats av nya teknologier. Företagets anställda är även konsumenter som förväntar sig att det ska vara lika enkelt att boka affärsresor som det är att boka nöjesresor. Affärsreseprogrammet måste ge dem det de behöver, och på rätt sätt.

Vissa vill boka på internet. Andra föredrar att boka affärsresor med några enkla tryck på telefonen. Det finns även de som föredrar att ringa till någon som kan fixa allting åt dem. Bokningsverktygen som de anställda får tillgång till måste uppfylla deras förväntningar och behov, något som investmentbolaget West Park Management Services upptäckte när de bytte till Egencia och användningen av onlinebokning ökade från 11 % till 80 % under den första månaden.

Du måste även uppfylla resenärernas förväntningar samtidigt som du uppfyller företagets behov av efterlevnad av affärsreseprogrammet. En modern Travel Manager måste hitta en balans mellan att uppfylla affärsresenärernas behov och företagets behov.

Lyckligtvis finns teknologi som klarar av just detta. Utöver de mycket synliga apparna och webbsidorna gör teknologier som artificiell intelligens (AI) det enklare för resenärer att välja alternativ som både motsvarar deras önskemål och efterlever policyer. Egencias kunder använder AI varje dag, även om de kanske inte vet det. Några av de allra senaste reseteknologierna arbetar i bakgrunden för att förbättra upplevelserna och efterlevnaden.

Resenärssäkerhet och riskhantering

Som Travel Manager ansvarar du för affärsresenärernas hälsa och välbefinnande. Det här ansvaret omfattas av den juridiska principen om aktsamhetsplikt. Företag är juridiskt skyldiga att säkerhetsåtgärder vidtas inom alla verksamhetsområden, inklusive resor.

När anställda reser är företaget fortfarande ansvarigt för dem. Var är dina anställda? Vilken situation befinner de sig i? Behöver de hjälp?

Travel Managers måste se till att de har de affärsreseverktyg som krävs för att de ska kunna förutse problem och kontakta eller lokalisera resenärerna i nödsituationer. Faktum är att åtta av tio företag integrerar säkerhetskontroller i sina resepolicyer, och många företag prioriterar säkerhet som en viktig del av deras affärsreseprogram.

Krishantering är ett annat viktigt ämne för Travel Managern. En av deras viktigaste arbetsuppgifter är att ta hand om resenärerna när de är på resande fot. I nödsituationer är det därför viktigt att du vet var resenärerna är så att du kan hjälpa dem till säkerhet. Om alla bokar via Egencias plattform kan du se var de är med hjälp av resenärsspårning.

Ett exempel som visar varför resenärsspårning är en viktig funktion rör Informa PLC, ett företag som tillhandahåller tjänster inom evenemangs- och förlagssektorn med bas i Storbritannien. När nyheterna om ett attentat vid London Bridge började strömma in kunde deras Travel Manager använda resenärsspårning för att snabbt identifiera var deras resenärer i området befann sig och bekräfta att de var säkra. Det här är bara ett exempel på den typ av resetjänster som en Travel Manager behöver ha åtkomst till.

Optimera företagets affärsreseprogram

Travel Managers kan ge företaget mervärde genom att optimera affärsreseprogrammet och tillhandahålla besparingar, rapporter, resenärssäkerhet samt förändringsarbete och utläggshantering. De förväntas uppmärksamma den nytta som affärsresorna gör för företaget. För att göra detta måste de förstå verksamheten tillräckligt väl för att kunna visa den positiva inverkan affärsresorna har på företagets konkurrensfördelar, intäkter och personalomsättning.

Egencia tillhandahåller en kraftfull onlineplattform som ger Travel Managers tillgång till de verktyg de behöver för att utföra analyser som identifierar besparingsmöjligheter och visar avkastningen. Egencia Analytics Studio gör det möjligt för Travel Managers att analysera sina affärsreseprogram för att hitta besparingsmöjligheter. NTT Singapore använde våra dataverktyg för att övervaka sina reseutgifter, analysera företagets resor efter individer eller affärsgrupper och rapportera tillbaka till företagsledningen med visuella rapporter som omfattade alla aspekter av affärsreseprogrammet. Företag som samarbetar med Egencia får dessa fördelar samtidigt som de även får tillgång till en enkel bokningsupplevelse som uppfyller de anställdas resebehov.

Travel Managers leder resan

Resor påverkar företagskulturen och företagets resultat direkt. Travel Managers måste styra affärsreseprogrammet för att uppnå dessa mål.

Travel Managers spelar en viktig roll i att skapa framgångsrika företag när de implementerar policyer och processer och väljer rätt affärsresebyrå.

Letar du efter bättre affärsreselösningar? Kontakta oss.