När vi tänker på mobilen tänker vi ofta på fördelarna den erbjuder, från att hålla oss uppdaterade med e-post till att hjälpa oss hålla kontakten med släkt och vänner. Lyckligtvis har mobilteknologin och apparna utvecklats dramatiskt under årens lopp.

Du kanske inte alltid tänker på det när du glatt scrollar och är distraherad från dagens kaos, men ett viktigt användningsområde för mobilteknologin är kommunikation i kristider. Det kan handla om ett vanligt telefonsamtal, ett sms eller någon annan sorts kommunikation med vänner, släkt eller kollegor.

I den här serien i två delar ska vi prata om värdet som mobilanslutningen kan erbjuda Travel Managers och resenärer. Vi kommer att utforska varför du bör titta noga på mobilappar när du överväger riskhanteringstjänster för resenärer.

Låt oss ta en titt på fyra viktiga fördelar som Egencias mobilapp erbjuder Travel Managers och hur den hjälper dem att minimera risken för resenärerna i kristider:

1. Resenärsspårning
   • Scenario: Du uträttar ett ärende under din lunchrast. Medan du är borta från kontoret uppstår en situation i eller utanför USA, där ditt företag har många resenärer. Du får ett sms från personalchefen, som undrar hur många resenärer som kan påverkas. Panikslagen tar du fram mobilen och öppnar Egencias app.
   • Varför Egencia? Travel Managers har snabb åtkomst till funktioner i Egencias mobilapp som hjälper påverkade resenärer. I det här scenariot kan du mycket fort ta fram resenärsspårningen och göra en snabb riskbedömning. Du kan söka efter en stad eller ett flygbolag inom ett visst datumintervall för att få fram en lista över resenärsnamn och resplansnummer och se var de påverkade resenärerna befinner sig på en karta. Du kan även skicka e-postmeddelanden till resenärerna samt brådskande pushnotiser direkt från resenärsspårningen.
   • Fördelar för kunden: Inom ett par minuter kan du få tag i informationen du behöver om påverkade resenärer, meddela ledningsteamet och vid behov kontakta resenärerna via resenärsspårningen. Om du och resenärerna inte redan har installerat Egencias mobilapp tar processen längre tid, och du kanske till och med överger ditt ärende för att återvända till kontoret där du kan använda din laptop. Men det behöver du inte göra. Du kan både utföra ditt ärende och hantera nödfallet med resenärernas hälsa i åtanke.

2. Ändringar i resepolicy
   • Scenario: Ett olyckligt angrepp inträffade på London Bridge 2017. Travel Managers runtom i världen ville sannolikt omedelbart förhindra företagets resenärer från att boka resor till eller via London fram tills situationen var under kontroll.
   • Varför Egencia? Egencia gör det möjligt för Travel Managers att ändra företagets policyer när ett globalt hot eller en naturkatastrof inträffar – utan att våra supportteam behöver ingripa. Ändringarna kan göras online dygnet runt och från valfri plats. Policyändringarna kan bland annat påverka produkter, resvägar, per diem och reserestriktioner.
   • Fördelar för kunden: Policyändringarna tillämpas omedelbart och vidarebefordras till alla identifierade resenärer, och anpassade meddelanden kan skapas för att ge ytterligare information. Affärsresenärer med Egencias mobilapp kan se hur de nya policyerna tillämpas om de försöker göra en bokning eller ändra en resplan. Möjligheten att ändra och tillämpa policyer i realtid är ovärderlig när det handlar om att främja resenärernas hälsa och hjälpa dem att efterleva policyn om de försöker boka en resa till en destination som betraktas som osäker eller extra riskfylld.

3. Anpassade meddelanden
   • Scenario: I vissa fall täcker inte vanliga nyheter, aviseringar och meddelanden problem eller information som påverkar din specifika bransch. Resenärerna behöver information som anpassats efter vad som är relevant för företaget eller de åtgärder som du vill att resenärerna ska vidta.
   • Varför Egencia? Egencia skickar riskaviseringar som rör vädret, reserestriktioner och karantänkrav via vårt meddelandecenter och banners i appen. Dessutom kan kunderna skapa anpassade resemeddelanden för specifika platser eller bokningstyper samt kontextbaserade meddelanden som visas vid bokningsstegen.
   • Fördelar för kunden: Travel Managers kan skicka viktig och relevant information till resenärerna när som helst. Dessa anpassade meddelanden kan aktiveras omedelbart och inaktiveras på ett specifikt datum, så att resenärerna alltid har den senaste informationen. Kontextbaserade meddelanden kan skapas på ett par sekunder, tillämpas på alla eller utvalda produkter och markeras som viktiga. Det går även att bestämma regler för olika produkter, så att meddelandena bara visas i rätt kontext.

4. Godkännande av resor
   • Scenario: Du är ute och äter middag, borta från datorn. En av företagets anställda är på resande fot och behöver brådskande få en resa godkänd på grund av nya landsrestriktioner. Du är bokningsgodkännare, men du har inte din laptop med dig. Lämnar du middagen eller låter du resenären vänta? Inget av det – du skrider till verket direkt på plats.
   • Varför Egencia? Egencias mobilapp är inte bara för resenärer. Bokningsgodkännare får ett e-postmeddelande och kan omedelbart godkänna resan oavsett var de befinner sig. Du behöver inte åka hem för att logga in på datorn. Öppna appen, granska förfrågan och slutför godkännandet.
   • Fördelar för kunden: Egencia gör det möjligt för Travel Managers att ha en proaktiv approach till godkännanden, med anpassade arbetsflöden som minimerar resenärernas väntetider. Resenärerna blir mindre stressade av att veta att deras resor kan godkännas från vilken plats som helst, utan att de behöver vänta. När resan väl har godkänts kan resenärerna slutföra bokningen direkt från mobilen. De behöver inte ringa Egencia eller sitta med sin laptop och vänta på ett hotellrum, ett kafé eller någon annanstans.

Teknologin fortsätter att utvecklas, och om vi drar nytta av nya innovationer kan de skapa fördelar för våra verksamheter och resenärerna. Det innebär att vi kan behöva se över hur vi tidigare tillämpade teknologin och hitta nya approacher till resor i framtiden.

Telefoner är fortfarande ett mycket pålitligt kommunikationsmedel, men telefonlinjer kommer inte alltid att finnas tillgängliga, och du kan inte räkna med en stabil uppkoppling via wi-fi i krissituationer. Resenärerna kan hamna i situationer där allt de har tillgängligt är mobilen och dess dataplan. Egencias mobilapp erbjuder många fördelar för Travel Managers, resebeställare och resenärer som bör ingå i företagets riskhanteringsplan för resenärer.

I samband med att vi går in i en ny tid för resor och tillsammans navigerar coronapandemin måste vi planera för framtiden genom att lära oss från det förflutna. Genom att företagets resenärer installerar mobilappen på sina enheter får de bättre tillgång till information, vilket gör att de känner sig tryggare. Som Travel Manager får du ytterligare ett sätt att kontakta resenärerna, och företagets riskhanteringsplan för resenärernas säkerhet förstärks.

I vårt nästa inlägg kommer vi att prata om hur Egencias mobilapp skapar värde för resenärer som befinner sig i oväntade situationer.