Fem åtgärder HR-specialister kan vidta för att skapa förtroende hos affärsresenärerna

Posted: 02 December 2020
HR Professionals Implement Travel Risk Management Plan

En viktig prioritering för alla ledare under kriser – inklusive coronaviruspandemin –är att hjälpa människor. Krishanteringen måste inkludera allt från att ta hand om grundläggande hälsobehov till att tillhandahålla tydlig information i en föränderlig miljö, samtidigt som den ska vara ärlig och öppen om att inte kunna förutspå framtiden.

När branschen börjar återhämta sig och vi ska hjälpa våra organisationer att inte bara överleva, utan blomstra igen, kommer vår hantering av processen att återspeglas i vårt varumärke. Det kommer även att påverka varumärkets rykte under många år och avgöra vår framtida konkurrenskraft. I det ”nya normala” är det orimligt att tro att vi kan gå tillbaka till att jobba som förut.

Som HR-specialist kommer du nog att upptäcka att framför allt hanteringen av affärsresor ser helt annorlunda ut i det nya normala. Trots att affärsresebranschen än så länge bara tar sina första stapplande steg mot en återhämtning är det hög tid att hantera dess nya krav och omständigheter. Att hitta en balans mellan riskhantering, specifika lokala restriktioner, medarbetarnas välbefinnande och verksamhetens tillväxt och ledningsbehov är en ny utmaning.

Överväg att kontakta din Travel Manager eller företagets affärsresebyrå så snart som möjligt för att förbereda dig inför den nya verkligheten. Det kan hjälpa dig att lösa dina affärsreseutmaningar och få klarhet i dessa osäkra tider.

Frågor att ställa och besvara:

  • Hur ska du hålla dig uppdaterad om aktuella lokala restriktioner, potentiella risker, trender och krav? Hur ska du kommunicera informationen till de anställda?
  • Vilka affärsresor kommer framöver att betraktas som nödvändiga? Behöver du införa restriktioner för vem som reser och hur ofta?
  • Hur behöver processen för resegodkännande utformas för att behålla balansen mellan resenärernas säkerhet och kostnadskontroll?
  • Kommer du att införa restriktioner för anställda när de reser för deras eget välbefinnande?
  • Hur kommer du att samla in korrekt information som du kan använda för att skapa aktuella reserestriktioner?
  • Hur kan du på ett tillförlitligt sätt kommunicera ändringar och varningar till de anställda innan och under resan?
  • Vad tycker de anställda om att börja resa igen? Vad kan du göra för deras allmänna välbefinnande?

Det är mycket att tänka på, men ditt team för affärsresor är troligen redan väl insatta i dessa frågor. I samarbete med dem kan du följa fem steg för att återuppta resandet och utveckla ett säkert affärsreseprogram som hanterar risk, kontroll, välbefinnande och avkastning, och som dessutom stärker förtroendet hos dina anställda.

  1. Ta fram en övergripande strukturmall för tillåtna resor

Se till att definiera olika nivåer av nödvändiga resor, så att din personal får tydlig information om vilka anställda som kan resa och i vilket affärssyfte.

Ett tydligt sätt att definiera nödvändiga resor är att specificera uppgifter som enbart kan utföras personligen och på plats – till exempel underhåll eller montering av utrustning. De här typerna av resor ska tas med i beräkningen av kostnaderna för att bedriva företagets affärsverksamhet.

Du behöver ha en tydlig uppfattning om affärsresornas verkliga avkastning för att förstå hur du ska utforma de nya riktlinjerna för vad nödvändiga resor faktiskt innebär. Arbeta med ekonomiavdelningen och affärsreseteamet och bestäm vem som ska definiera detta. Var försiktig så att riktlinjerna inte är alltför snäva, eftersom detta riskerar att hämma verksamhetens resultat och totala tillväxt.

Ta reda på mer om hur du kan anpassa ditt affärsreseprogram till perioden efter covid-19 här.

Här kan du se branschkonsulten Festive Roads strukturmall.

  1. Kommunicera din plan för riskhantering

Lugna resenärerna redan innan resan genom att kommunicera viktiga delar av din plan för riskhantering, som särskilda resebestämmelser och olika länders krav på resenärer. Var noga med att förklara hur ditt affärsreseprogram gör det möjligt för resenärerna att nå dig och din affärsresebyrå när de befinner sig på resande fot.

Organisera utbildningar och förberedande åtgärder för programmet så att dina resenärer kan lära sig om nya resekrav och säkerhetsriktlinjer. Skapa handböcker för de anställda om hur de introducerar nyanställda så att de känner till hur de proaktivt kan minimera riskerna när de reser.

Det finns flera åtgärder som du bör vidta för att förbereda dina resenärer och för att utvärdera om de är redo att börja resa. Prata med dina resenärer för att förstå hur bekväma de känner sig med affärsresor och se om de har några frågor om det nuvarande reseklimatet. Arbeta virtuellt med fokusgrupper bestående av mindre, regionala grupper av resenärer för att redan från början få återkoppling om hur de anpassar sig efter de nya förutsättningarna som gäller just dem. Att tala med och lyssna på de anställda är inte bara viktigt för att skapa förtroende och få dem att känna sig trygga med att återuppta resandet, det är även ett sätt att samla information som kan vara till nytta i framtiden.

En rekommendation är att skapa interna kanaler för medarbetare där de kan kommunicera om resor. Via dessa kanaler kan de dela med sig av tips och tricks, frågor och erfarenheter. Det här ger även HR-chefer en möjlighet att följa upp vanliga frågor.

Vi har tagit fram en säkerhetschecklista före resan för att hjälpa resenärer att förbereda sig inför sin nästa affärsresa. Du kan också arbeta med att ta fram ett hälsoprogram för resenärer som exempelvis kan omfatta tillgång till läkarvård, förutsättningar för avkoppling eller tillfälligt resande i en högre klass.

  1. Utnyttja den fulla potentialen hos din affärsresebyrå

I osäkra tider är det ännu viktigare att boka resor via en modern och erfaren affärsresebyrå som har anpassat sig efter situationen och fokuserar på riskhantering.

Travel Managers måste nu inkludera hårdare kontroll av riskhanteringspolicyer och granskning av leverantörernas kapacitet. Affärsresebyråns roll i att förenkla dessa saker är mycket mer betydelsefull idag. Be din Travel Manager att ta reda på hur företagets nuvarande affärsresebyrå kan leverera inom området. Här är några av de frågor som din Travel Manager bör ställa till er affärsresebyrå:

1. Erbjuder de dig de smidiga policykontroller du behöver för att snabbt anpassa ert program enligt de föränderliga resevillkoren? En affärsresebyrå som snabbt kan förnya sig har de bästa förutsättningarna för att hjälpa dig inom detta område. Flexibla godkännandefunktioner kommer till exempel att vara centralt när du vill delegera resegodkännanden till överordnade inom organisationen.

2. Kan de erbjuda dina resenärer konsumentanpassade bokningstjänster för självbetjäning? Att bibehålla en hög grad av efterlevnad av resepolicyn är avgörande för säkerheten. Användarvänliga funktioner för olika enheter är avgörande om detta ska uppnås. Självkonfiguration av resepolicy, till exempel, gör att administratörer direkt kan sätta upp policyregler (till exempel pristak, krav på förskottsbetalning) centralt för att specificera prioriterade leverantörer och priser och skapa undantag för särskilda resenärsgrupper.

3. Leverantörsrelationer kommer att vara avgörande i strävan efter säkerhet i alla branscher. Kan din affärsresebyrå förhandla och ta fram alternativ med enbart de strängaste hygienkraven? Sök samarbetspartners som arbetar med globala informationsverktyg som IATA Travel Centre, en tillförlitlig källa för de senaste internationella resebestämmelserna, och WorldAware, en leverantör av riskhanteringstjänster.

  1. Undersök alla resealternativ för att förbättra resenärernas välbefinnande

När dina resenärer är redo att ge sig iväg igen kan mycket vara annorlunda. Det är fortfarande möjligt att resa tryggt och uppnå affärsmål. Utforska alternativa sätt att resa.

I samband med att restriktioner tillkommer och hävs måste även resebyråer fortsätta att agera dynamiskt. Branschen måste anpassa sig för att möta livets ”nya normala” i allt från social distansering till hygienåtgärder.

När regionala affärsresor börjar komma igång igen kanske dina resenärer känner sig mer bekväma med att hyra en bil eller ta tåget i stället för att göra en kort flygresa. Se till att hjälpa dina Travel Managers med dessa nya hygienstandarder och nya sätt att resa genom att sätta standarder för minimihygien, hälsa och säkerhet. Det gör att de kan välja de lämpligaste resvägarna.

Lägg till godkännanden som gör att Travel Managers och resebeställare kan välja den säkraste resvägen och de säkraste hotellen.

Många hotellkedjor har infört förbättrade hygienrutiner för att skydda gästerna. Marriotts Cleanliness Council, Radisson Hotels nya procedurer för hälsa och säkerhet och IHG:s utökade rengöringsprogram är bara några exempel. Återigen, arbeta tillsammans med din affärsresebyrå för att definiera de minimistandarder som personalen rimligen förväntar sig.

Hos många affärsresebyråer kan du prioritera önskade hotell och flygbolag. Om du bestämmer dig för att välja en viss leverantör baserat på deras hygienåtgärder, så kan du alltså till exempel ange dina prioriterade hotell i verktyget för att de ska visas högst upp i resenärernas söklista.

Läs mer om hur hotellägare arbetar för att efterleva nya hygienstandarder.

  1. Uppdatera din resepolicy på ett smidigt sätt

Nu är ett utmärkt tillfälle att granska företagets resepolicy för att se till att den uppfyller resenärernas behov. Vår roll som HR-specialister är att hjälpa våra medarbetare, inklusive Travel Managers, när de implementerar ändringar i resepolicyn. Hjälp dem att förstå de anställdas förväntningar och flexibilitet inför reseaspekter, som längre resvägar och social distansering från kolleger och andra människor. Allt eftersom ändringarna införs ska du stötta berörda parter genom att samla in feedback om hälsa och välbefinnande. Din expertis i att vägleda överordnade beslutsfattare i vikten av resenärernas säkerhet kommer också att vara avgörande då resepolicyn påverkas av krav på kostnadsbesparingar. Hjälp dem att hitta en balans mellan de anställdas välbefinnande och restriktioner i policyn, så att anpassningen går så smärtfritt som möjligt.

Du bryr dig om företagets affärsresenärer. Följ de här tipsen för att få resenärerna att förstå att du stöttar dem när de är ute och reser. Genom att tillämpa branschens råd och rekommendationer och anlita en modern affärsresebyrå som Egencia, som har rätt teknologi för att möta dina HR-krav, och genom att se till att resenärerna reser tryggt och bekvämt, kan du skapa förtroende när affärsresorna tar fart igen.

Letar du efter bättre affärsreselösningar? Kontakta oss.