Organisationer kan byta affärsresebyrå av en mängd olika anledningar. Det kan handla om ändringar i företagsledningen, företagsförvärv och företagsöverlåtelser eller att den byrå de anlitat inte presterar som väntat. Det finns alltid de som motsäger sig förändringarna och processen kan både ta lång tid och vara svår att genomföra. Men förändringarna kan även leda till konkreta förbättringar: bättre ekonomi, effektivare processer och förbättrad tillfredsställelse bland resenärerna.
En bra hantering av implementeringen kan göra att bytet utförs så smidigt som möjligt. Det kräver dock att Travel Managers lyckas engagera resenärerna och andra interna intressenter som bör involveras både före och under beslutsfattandet. Chansen att förändringarna bemöts positivt är låg om de genomförs utan att de som påverkas först får möjlighet att uttala sig.
När beslutet att utforska vilka möjliga förändringar som kan genomföras har fattats bör du försöka identifiera viktiga interna intressenter och samla dem i en kommitté som ska överse projektet. Kommunicera med dem innan du börjar skicka ut anbudsförfrågningar för att identifiera målsättningar och fastställa prioriteringar. Indikerar feedback från resenärer att de vill ha mer användarvänlig affärsreseteknologi eller bättre åtkomst till innehåll?
Många människor tycker inte om förändringar och de kan vara starkt bundna till den aktuella hanteringen av affärsresor. Oavsett varför företaget vill se över det kontrakt de har med sin affärsresebyrå är det viktigt att ta resenärernas kommentarer i beaktning när ett alternativ ska tas fram.
När du har anlitat den nya affärsresebyrån kan du utföra följande tre steg för att se till att övergången tas emot väl.
- Involvera resenärer och intressenter i implementeringsplanen
Samarbeta med dem för att se till att ändringarna du utför kommer att uppskattas. Du kanske introducerar en integrerad affärsreseplattform? Tidsplanen bör innefatta tillräckligt med tid för att korrigera eventuella tekniska problem och tillhandahålla utbildning och support.
Intressenterna bör både representera avdelningar som har egenintresse i affärsreseprogrammet (IT, HR, ekonomi) och de som har regelbundna resenärer.
Om programmet även täcker andra platser bör de regionerna eller länderna också representeras i kommittén. Alla ändringar i affärsreseprogrammet måste ta med de olika platsernas miljöer och resenärernas förväntningar i beräkningen när det gäller personlig service och automatiserade verktyg.
Varje viktig intressent bör veta sin egen roll och vem som är ansvarig för vad.
Hanteringen av affärsresor är i ständig förändring. Du måste se till att dina andra beslutsfattare inte bara tänker på vad intressenter och resenärer behöver just nu, utan även vilka behov som kan finnas i framtiden. Att byta affärsresebyrå kan vara tidskrävande och kosta mycket pengar, men fördelarna är väl värda investeringen. Du bör leta efter en affärsresebyrå som kan leverera det program som intressenterna vill ha och som även har en modern affärsreseteknologi som kan leverera vad resenärerna vill ha.
- Kommunicera effektivt så att alla kan acceptera förändringarna
Underskatta aldrig hur viktigt det är med bra kommunikation. Att byta affärsresebyrå kommer endast att fungera i längden om alla intressenter, både resenärer och ledning, är redo att acceptera förändringarna.
När du byter affärsresebyrå kanske du även gör andra grundläggande förändringar, som att introducera ett integrerat hanteringssystem för resor och utgifter. Du behöver informera om och förklara nya processer och verktyg samt tillhandahålla support för dem. Försök att se alla nya verktyg från användarnas sida. Är de så användarvänliga och intuitiva att även anställda som inte reser tycker att de är enkla att använda, eller behöver du skapa enkla, nedladdningsbara anvisningar eller tillhandahålla virtuella demonstrationer online? Överväg att utse någon i projektkommittén som ansvarig för att svara på frågor från användarna.
Att byta affärsresebyrå ska vara en positiv upplevelse, inte något att oroa sig för. Ett nytt bokningsverktyg kan göra det möjligt för användare att via en enda kanal få tillgång till användbart innehåll för vilket de tidigare behövde gå till flera olika källor.
Hantering av affärsresor förändras och kommer fortsätta att förändras ännu mer i framtiden. Se till att du samarbetar med en affärsresebyrå som kan hantera framtidens affärsresor.
- Se över ditt affärsreseprogram
När du byter till en ny affärsresebyrå kan det vara en bra idé att även se över ditt affärsreseprogram.
Sammansättningen av dina team och processer kan behöva uppdateras. Ny affärsreseteknologi innebär troligtvis ett mer integrerat affärsreseprogram. Det kan ge dig möjlighet att effektivisera vissa steg i processen, till exempel godkännande innan resa, avstämning och betalning. Även förväntningarna på individuella medlemmar i teamet kan påverkas.
När du anlitar en ny affärsresebyrå kan det även vara ett bra tillfälle att uppdatera resenärsprofilerna (PNR – passenger name records). Flygbonusprogram och specialservice som val av sittplats, specialmåltider och eventuella behov av assistans bör inkluderas. Dessutom kräver vissa länder ytterligare personuppgifter. USA:s elektroniska system för resegodkännande (ESTA) inkluderar till exempel passuppgifter.
Klicka här för att läsa mer om olika lösningar.
