Stöd lokala policyer i ett globalt affärsreseprogram

Posted: 02 September 2019
Topics: Blogg
business-woman-viewing-map-1.jpg

Av Charlotte Griveaud, Senior Product Marketing Manager

När du hanterar internationella affärsresor är två dagar aldrig varandra lika. Ena dagen måste din försäljningschef, Hans, boka tåg för sitt team från Stockholm till Köpenhamn för att gå på ett avdelningsmöte. Nästa dag kanske din VD:s Executive Assistant, Stina, behöver boka flyg från Malmö till London för två medlemmar i ledningen, då de ska besöka en fabrik. Hur ska båda dessa resor planeras? Hans och Stina har troligtvis olika behov beroende på var de ska resa och vad de förväntar sig. Dessa detaljer kan påverka både utformningen och funktionerna i ett globalt affärsreseprogram.

Lokalt utbud i ett globalt affärsreseprogram

Uttrycket ”tänk globalt, agera lokalt” passar mycket bra för hanteringen av globala affärsresor. Dina anställda bor på platser med unika kulturer och resebehov. Oavsett om de reser till en stad i närheten eller till ett annat land förväntar de sig en smidig och lokalt relevant upplevelse. Ett affärsreseprogram som tar hänsyn till lokala skillnader och vad resenärerna vill ha bidrar till en positiv reseupplevelse. Det är i sin tur bra för din organisation. Nöjda resenärer kan leda till ökad efterlevnad.

Varför det är viktigt att möta lokala behov

Med hjälp av lokal anpassning kan du se till att ditt affärsreseprogram möter resenärernas unika behov. Två resor kan se likadana ut vid första anblick, men resenärerna har olika uppfattningar om hur de ska komma från A till B. För Hans ligger Köpenhamn 65 mil bort. Ska han och hans team flyga dit, eller är tåg ett bättre alternativ? Stinas resenärer ska resa lite längre och vill inte tillbringa natten i London. Därför måste Stina hitta tur- och returflyg samma dag.

Hans team kan dra fördel av att ta tåget till Köpenhamn. Det är en fem och en halv timme lång resa, men teamet kan arbeta tillsammans på vägen. Flyget tar endast en timme, men innan alla har kommit på och av planet har de lagt nästan lika mycket tid som de hade gjort på tåget. På flyget kan de inte heller arbeta tillsammans. Även om tåget skulle vara dyrare är det värt den extra kostnaden, då teammedlemmarna kan vara produktiva under resan.

För Stina skulle det passa bra att boka biljetter med ett lokalt flygbolag med många avgångar. Då kan Stinas resenärer vara produktivare, eftersom de snabbt kan ta sig till och från sitt möte utan att behöva lägga en extra dag på att resa.

Ditt globala affärsreseprogram bör kunna ge Stina och Hans lokala alternativ. Att erbjuda lokala alternativ till dina resebeställare och resenärer hjälper dig att optimera dina reseutgifter. Samtidigt kan du öka efterlevnaden och skapa den bästa reseupplevelsen för alla.

En plattform för alla affärsreseprogram, överallt

Samma globala affärsreseprogram passar inte för alla. Denna insikt har hjälpt oss att utveckla en affärsreseplattform som kan erbjuda globala affärsreseprogram med stöd för lokala preferenser och behov. En del av flexibiliteten kommer från funktionerna, som utbud, valuta m.m., men plattformen tar även hänsyn till kulturella aspekter.

Små detaljer kan göra stor skillnad i olika kulturella sammanhang. Att till exempel ha en och samma hyrbilspolicy i flera regioner kan vara ett misstag. Om en chef eller säljare anländer till ett möte i en ekonomibil (enligt företagets policy) kan detta i vissa länder ge intrycket att företaget är allt för sparsamt, eller ännu värre, att det inte går bra för företaget.

Att förstå och möta resenärernas förväntningar och behov kan även främja deras produktivitet.  Någon som reser till London för första gången kanske blir chockad över hur litet hotellrummet är för det pris hen betalar. Resenären tycker kanske inte att det går att få något arbete gjort i rummet, medan en anställd i Storbritannien inte hade haft samma problem. Din lösning måste kunna anpassas efter resenärernas förväntningar när detta påverkar deras produktivitet och ditt företag.

Kundtjänst på lokala språk, med lokala valutor och måttenheter

Det är viktigt att dina resenärer har tillgång till rätt typ av bokningar, men det är även viktigt att de får rätt hjälp, på både lokal och global nivå. Vi talar dina resenärers språk – bokstavligt talat.  Vi har kundtjänstrepresentanter i över 66 länder som pratar över 30 språk. Självhjälpen i vår app finns också på flera olika språk.

För att göra bokningen enklare visas priserna i lokal valuta både på vår plattform och i appen. Även måttenheterna är lokalt anpassade. Stina vill inte se avståndet mellan flygplatsen och hotellet i London i engelska mil när hon vanligtvis mäter avstånd i kilometer.

Respekt för lokala normer

Lokalt utbud är ett annat kritiskt element för ett globalt affärsreseprogram som möter lokala förväntningar. I Hans exempel kan du se hur viktigt det är att visa tågalternativ för kortare resor inom Europa. Även Stinas exempel visar hur viktigt det är med lokala bokningsalternativ. Vi arbetar i nära samarbete med många flygbolag världen över. Det ger dina resenärer fler flygalternativ, även för rutter som inte finns tillgängliga i SABRE:s globala distributionssystem (GDS).

Vi tar ansvar för att hålla det lokala utbudet aktuellt, så att du slipper. I Storbritannien har vi förhandlat fram en rabatt på Premier Inn, en hotellkedja som många av våra kunder förlitar sig på för ekonomiska affärsresor. För resenärer i Sverige har vi förenklat processen för att boka marktransport med buss och taxi. Våra kunder i Storbritannien och Frankrike kan lättare boka hyrbil genom att använda plattformen för att välja om bilen ska hämtas och lämnas på biluthyrningskontoret eller på någon annan plats.

Vi har även skapat ett onlinebokningsverktyg för USA, Storbritannien, Frankrike, Tyskland, Belgien, Nederländerna och Sverige som minskar problemen med att boka tåg med företag som inte har några egna bokningssystem online. I vår globala tågbokningslösning kan dina resenärer se specifika lokala uppgifter, såsom information om endagsresekort i Storbritannien.

Ett globalt nätverk med lokala leverantörer hjälper kunderna att resa

Under mer än tio år har vi byggt ett växande nätverk av partner och leverantörer på en global och lokal nivå för att säkra att alla resebehov möts.  Vårt nätverk täcker över 30 000 städer i 200 länder och erbjuder alternativ som är relevanta för våra kunder. När det handlar om hotell har vi över 2 000 Market Managers som engagerar sig för att få det bästa priset för din affärsresa, oavsett om dina resenärer är ute efter globala hotellkedjor eller lokala boutiquehotell. 

Det lokala utbudets resultat

Efter att ha arbetat med ett stort antal globala organisationer har vi sett hur det lokala utbudet kan förbättra efterlevnaden. När dina affärsresenärer har tillgång till bra, välkända och ekonomiska alternativ så kommer de att välja dem. Att implementera lokala alternativ leder till konsekventa bokningar, oavsett var dina resenärer befinner sig.

Prata med oss om hur vi kan hjälpa dig lägga till lokalt utbud i ditt affärsreseprogram.