Medan företagets anställda tar itu med de komplexa uppgifterna angående resor i dagens samhälle, måste du vara säker på att de har fullt stöd. En del av det innebär att göra allt du kan för att hjälpa dem att fatta välgrundade beslut, speciellt när säkerhetsfrågor uppstår. En annan viktig del är att ta bort så mycket friktion som möjligt i hela reseupplevelsen – från bokning till att se till att resenärerna känner sig bekväma och omhändertagna när de reser, till att möjliggöra för en smidig återresa.

Läs denna checklista eller ladda ner en kopia för att se till att du uppfyller alla punkter.

1. Tre enkla sätt att hjälpa resenärer att efterleva policyn genom att boka inom företagets affärsresepolicy

   Det är ingen tvekan om att det är viktigt för ditt företag att ha en stark policy som reflekterar företagets övergripande mål när det gäller besparingar, riskhantering för resenärer vid affärsresor och till och med hållbarhet. Men när det blir besvärligt för resenärerna att följa dessa riktlinjer, kan det leda till att resan får en dålig start.

   1. En modern, intuitiv användarupplevelse – Den första nyckeln till efterlevnad är att se till att företagets resenärer använder Egencia för att boka sina resor. Det bästa sättet att göra det är att ge dem en användarupplevelse som är bekant och enkel att använda. Att boka affärsresor bör vara lika smidigt som att boka en semester.
   2. En smidig integration över enheter – I dagens mobila värld är det viktigt att ge företagets resenärer en smidig upplevelse som löper från dator till surfplatta till smartphone. På så sätt kan de hålla sig anslutna och uppdaterade oavsett vilken enhet de arbetar på.
   3. Sökteknologi med fokus på resenären – Företagets resenärer bör inte behöva skrolla genom sida efter sida av sökresultat när de bokar. Egencias bokningsverktyg bör göra det tunga jobbet åt dem. Egencias Smart Mix-teknologi, till exempel, prioriterar sökresultat baserat på intelligent viktning av variabler som tid för mellanlandning och bagagekostnader. Den använder också maskininlärning som tar hänsyn till en resenärs tidigare val, och hans eller hennes kollegors val, för att kontinuerligt förbättra resultaten. Det innebär att det är troligare att företagets resenärer hittar det perfekta flyget eller hotellet på sida 1 snarare än på sida 18, vilket sparar både tid och besvär.

2. Tre sätt att enkelt hantera avbokningar, återbetalningar och ombokningar online

   I dagens dynamiska miljö är det av största vikt för resenärer att enkelt kunna hantera förändringar i resplaner när de är på resande fot. Här följer tre viktiga tjänster du kan använda med Egencia:

   1. Avboka och omboka på vilken enhet som helst – Företagets resenärer bör kunna avboka och/eller omboka ett flyg, en hyrbil eller ett hotell från vilken enhet som helst, och lita på att krediten eller återbetalningen tillhandahålls av Egencia. Att effektivisera detta steg sparar både tid och besvär för resenärerna när planerna ändras.
   2. Använd flygbolagens försäkringsskydd och oanvända biljetter till nya bokningar online – När företagets resenärer måste avboka sina flyg på grund av planändringar ska de inte behöva leta efter kuponger eller gå igenom komplicerade procedurer för att använda sina oanvända biljetter till nya bokningar. När resenärer bokar på Egencia visas oanvända biljetter direkt i sökresultaten, tillsammans med alternativet att använda värdet för en kommande bokning.
   3. Intuitiv assistans online för att ta hand om detaljerna – Med en uppringningsfunktion som AssistMe från Egencia (i USA) kan resenärerna begära återuppringning från en resekonsult inom några minuter med bara en knapptryckning, för att få hjälp med avbokningar, återbetalningar eller ombokningar.

3. Tre sätt att hjälpa dina resenärer att fatta välgrundade bokningsbeslut

   En stor del av att främja resenärernas välbefinnande och ta hand om dina säkerhetsskyldigheter idag är att se till att företagets resenärer har de säkerhetstips de behöver för att fatta välgrundade beslut. Dessa tre element är av största vikt för att uppnå detta:

   1. Reseråd angående information om covid-19 – Med inreserestriktioner och karantänregler för länder, delstater och även städer som fortfarande är i förändring är det viktigt att resenärer har en pålitlig källa för pandemi-relaterade restriktioner och riktlinjer. Resenärer kan ange sin avreseort och sin destination i Egencia® Travel Advisor för aktuell information om reserestriktioner, inresekrav, obligatorisk karantän efter ankomst samt krav på personlig skyddsutrustning och hälsodokumentation. Att ha pålitlig information som är specifik för resenärernas resplan gör att de känner sig trygga och säkra.
   2. Hygiensymboler i annonser – Många leverantörer implementerar ökade hälso- och hygienrutiner, och vissa arbetar även med regerings- och branschbyråer för att etablera protokoll för rekommendationer. Dessa företag kan nu skicka in sina symboler och åtgärder direkt till Egencia så att resenärerna ser dem medan de bokar. Denna nivå av transparens, inbyggd direkt in i bokningsprocessen, gör det enklare för resenärer att utvärdera sina val och slutligen fatta beslut som de är bekväma med.
   3. Inbyggda policyrelaterade restriktioner – Att ge resenärer relevant information är en del av ekvationen. Men det är också viktigt för dig att kunna begränsa vissa destinationer eller åtgärder genom att uppdatera företagets resepolicy direkt i bokningsverktyget. Detta kan innebära att begränsa vissa destinationer på grund av till exempel ett virusutbrott, eller begränsa antalet resenärer som tillåts på samma flyg. På så sätt ser resenärer dessa alternativ markerade som utanför policy när de bokar.

4. Tre sätt att ge företagets resenärer kraftfulla supportalternativ och tjänster för assistans i nödsituationer

   Oavsett hur grundligt vi planerar går saker ibland fel när vi är på resande fot. Idag behöver resenärer mer än någonsin känna att de stöttas och är säkra och omhändertagna när de reser.

   1. Få information om flygtrafikstörningar i realtid – När resenärer är på resande fot behöver de omedelbart veta om det finns potentiella störningar på vägen, vare sig det rör sig om ett inställt flyg, dåligt väder på destinationen eller någon annan händelse. Egencia skickar uppdateringar i realtid till resenärer genom Egencias app, och meddelandena finns både på hemsidan och på skärmen Mina resor.
   2. Personlig hjälp tillgänglig dygnet runt, alla dagar i veckan, året runt – Även om appar är fantastiska för att underlätta för de anställda, finns det dock tillfällen när en personlig kontakt behövs för att ge stöd och hitta lösningar. Egencia har tusentals erfarna resekonsulter som talar mer än 32 språk för att hjälpa resenärer i 60 länder, dygnet runt, alla dagar i veckan, året runt.
   3. Lättillgänglig hjälp – När resenärer stöter på problem under resan vill de inte lägga tid på att leta efter telefonnummer till support. De måste kunna få hjälp snabbt och enkelt. I Egencias app kan resenärer i USA klicka på knappen AssistMe och få ett samtal från en resekonsult, vanligen på mindre än två minuter.

5. Tre sätt på vilka Egencia ger resenärerna kraftfulla alternativ för betalning och återbetalning som begränsar påverkan i deras personliga kassaflöde

   Arbetet med att främja resenärernas välbefinnande tar inte slut när resplanen tar slut. Det finns fortfarande kostnader att hantera. Så här ger Egencia support till företagets betalningsbehov i affärsreseprogrammet:

   1. En centraliserad betalningslösning – Med centraliserade betalningar eller virtuella kort minskar företaget den summa resenärerna måste betala ur egen ficka. Egencia samarbetar med Conferma, ett ledande företag för finansiella tjänster, för att erbjuda sina kunder Client Central Payment för hotell, och därmed minska resenärernas väntan på återbetalning.
   2. Centraliserade fakturor för varje resplan – När resenärer måste sammanställa en utläggsrapport för en resa, har Egencia (när Egencia är serviceleverantör) alla fakturor för varje resplan tillgängliga på en plats. Detta sparar tid och besvär för resenärerna och gör att det går snabbare att skicka in utbetalningsansökningar.
   3. Integrering med program för utläggshantering – Egencia integrerar transaktioner från vårt bokningsverktyg med några av de främsta programmen för utläggshantering. Detta underlättar för att ytterligare automatisera processen för utläggsrapportering och återbetalning.