Optimismen för att återuppta affärsresandet ökar.

79 procent av alla Travel Managers och GBTA-medlemmar säger att de vore ”mycket bekväma” eller ”bekväma” med att resa efter att ha tagit ett vaccin för covid-19. 55 procent av Travel Managers säger att affärsresenärerna är ”villiga” eller ”mycket villiga” att åka på affärsresor, vilket är en ökning från 49 procent i början av 2021^[1].

Här är sju steg du kan ta för att hjälpa organisationen att återuppta resandet:

1. Definiera tillåtna resor

Vissa organisationer har en policy om att endast ”nödvändiga” resor får genomföras just nu. Men vad är nödvändiga resor? Det finns inget konsekvent svar, vilket skapar förvirring. 

Smarta organisationer har därför skapat en tydligare definition av vad som utgör tillåtna resor. Ett sätt att göra det är genom att använda den definition av tillåtna resor som experterna på FESTIVE ROAD rekommenderar. Deras strukturmall för tillåtna resor har använts av hundratals Travel Managers och den indikerar att tillåtna resor under pandemin definieras så här:

Tillåts av företagets x Tillåts av resenärerna x Tillåts av myndigheter = Tillåtna resor

”Tillåts av företaget” syftar på resor som företaget tillåter. Det handlar om vilken typ av resor som företaget kan godkänna, vart resan går och hur resan genomförs för att minimera riskerna för verksamheten. ”Tillåts av resenärerna” syftar på det som de anställda är villiga att göra. ”Tillåts av myndigheter” är de resor som myndigheterna tillåter, vilket även omfattar överväganden om de destinationer som resan går till.

Nästa steg: Det första viktiga steget för att återuppta resandet är att arbeta med kollegor och intressenter (till exempel den juridiska avdelningen, HR, IT, riskhanteringsavdelningen, säkerhetsavdelningen, inköpsavdelningen och ledningen) för att definiera vad som utgör tillåtna resor i din organisation. I strukturmallen för tillåtna resor som du har tillgång till gratis finns viktiga frågor som kan hjälpa dig med detta.

2. Tydliggör affärsresornas värde

Har företagets resebudget drabbats av nedskärningar? Kommer virtuella möten att vara standard ett tag framöver? Om det här beskriver din situation, hur vore det om du kunde visa hur mycket mervärde varje krona du spenderar på affärsresor skapar för företaget?

En rapport från Harvard Business Review^[2] kan hjälpa dig med det. 81 procent av företagsledarna som deltog i undersökningen sa att affärsresor skapar ”mer empati för kunder och medarbetare”. Det skapar även mindre konkreta fördelar som förbättrade samarbeten, bättre innovationer och närmare relationer med kunderna. Rapporten konstaterade även tydliga mätbara fördelar där organisationer som hanterar resor som en strategisk resurs (istället för en kostnad som ska minimeras) får:

• 2,4 x starkare kundlojalitet
• 2,2 x snabbare tid till marknaden
• 2,0 x större marknadsandel
• 1,6 x bättre lönsamhet och nya möjligheter att introducera nya produkter/tjänster

Nästa steg: När du talar med dina kollegor och resenärer kan du fråga vilka resultat olika typer av resor skapar för organisationen. Försök att identifiera vilka typer av resor som bör fortsätta att genomföras och vad som kan göras virtuellt.

3. Uppdatera resepolicy

Det är dags att uppdatera företagets resepolicy och se till att den tydliggör:

• Vilka typer av resor som är tillåtna, när, vart och av vem?
• Har godkännande- och bokningsprocesserna implementerats (eller ändrats)? Om de har det, hur?
• Vilka resurser tillhandahålls för att hjälpa resenärer och godkännare utröna om en resa kan genomföras? Till exempel kan Egencia^® Travel Advisor användas för att kontrollera reserestriktioner som gäller avreseorter och resmål.
• Har företaget några rutiner för uppföljning före/under/efter resan? Till exempel ett negativt PCR-test före resan eller obligatorisk karantän vid hemkomst?

Nästa steg: Granska och implementera dina ändringar av företagets resepolicy tillsammans med din Account Manager på Egencia. Vi vill hjälpa dig att se till att resenärerna har den information de behöver om företagets resepolicy, oavsett om de bokar via Egencia online, offline eller via sin mobiltelefon. Kom ihåg att det är viktigt att du hanterar resepolicyn som ett levande dokument som du uppdaterar regelbundet eftersom pandemin är så dynamisk, till exempel eftersom myndigheternas bestämmelser ändras så ofta.

4. Godkännande av resor

Godkännande innan resa börjar bli den nya normen för resor under pandemin och 55 procent av alla företag har infört godkännandeprocesser för affärsresor^[3]. Det här gör det möjligt för resenären och godkännaren att utvärdera resans risker och fördelar innan något bokats.

Godkännandeprocessen bör vara anpassad efter företagets resepolicy och organisationens ramverk för tillåtna resor.

Nästa steg: Sammanställ de kriterier som ska användas i godkännandeprocessen, till exempel information om avreseort och resmål, resans syfte, kostnader, fördelarna för företaget osv. Egencia gör det även möjligt att konfigurera unika policyer som är anpassade efter resenärsgruppernas och kostnadsställenas behov. Den här typen av flexibilitet hjälper dig att se till att rätt policy tillämpas på rätt resenär vid varje resa.

5. Information till resenärer

Även erfarna affärsresenärer kan vara osäkra på hur de bör resa i pandemin. Behöver de ta ett test för covid-19 innan de reser? Vilka åtgärder för social distansering gäller under resan? Hur har rutinerna förändrats på flygplatsen och på flyget?

Resenärerna har många nya frågor om att resa. Ju mer information och stöd du kan ge dem, desto villigare kommer de att vara att återuppta resandet.

Nästa steg: Om du inte redan har ansträngt dig för att lyssna på vad resenärerna har att säga så är det dags nu. Utför en undersökning eller intervjua resenärerna för att se vad de har för frågor om att resa inom företagets affärsreseprogram. Du hittar några exempelfrågor här nedanför, och fler finns tillgängliga i strukturmallen för tillåtna resor.

• Skulle du vara bekväm med att resa igen?
• Vad om något skulle hindra dig från att resa?
• Anser du att resorna är en väsentlig del av ditt jobb? Om du gör det, varför?
• Hur har det påverkat ditt arbete att inte kunna resa?
• Förväntar du dig ha nya behov eller behöva mer hjälp före, under eller efter resan?
• Om du har rest sedan coronaviruspandemin startade: kände du dig säker under resan?
• Vad är det bästa sättet för företaget att informera dig om resandet?

När du har identifierat vad du behöver kommunicera är det dags att tänka på hur och när. Du kan till exempel använda pushnotiser för dynamisk information, såsom ändringar av flygtider i sista minuten, eller för att hantera nödsituationer. Det är bra att överväga sätt att effektivisera sättet du kommunicerar med resenärerna när informationen behövs som mest. Du kan tillhandahålla vägledningsdokument och checklistor via företagets intranät. Använd Egencias resenärsspårning för att skicka e-postmeddelanden eller brådskande pushnotiser direkt till resenärer vars resor kan påverkas av en oväntad händelse.

6. Nya standarder > nya leverantörer?

Reseleverantörerna implementerar nya standarder för att fortsätta att hjälpa resenärerna. Det rör sig framförallt om dessa två saker:

• Nya hälso- och hygienrutiner. Till exempel krav på munskydd under resan
• Flexiblare kommersiella policyer för att hantera bokningsändringar, kredit och återbetalningar

Vissa av dessa standarder kan styras av myndigheterna, men de flesta varierar beroende på leverantör. Travel Managers fokuserar vanligtvis på leverantörer med strikta hygienrutiner och flexibla policyer.

Nästa steg: Vissa hygienrutiner och kommersiella policyer kan filtreras i progressivare bokningsverktyg. Du kan till exempel göra det möjligt att endast boka resor som kan ändras eller som är återbetalningsbara. Egencia hjälper dig fokusera på de leverantörer som passar bäst för din organisations behov.

7. Kommer snart: Data om tester och vaccin

Kraven för covid-19-tester och vaccinationer inför resor förändras ständigt.

Därför är det viktigt att du talar med HR, IT och den juridiska avdelningen om det eventuella behovet av data om tester och vaccin. Är det något företaget är intresserat av? Hur ska denna data lagras och skyddas? Kommer företaget kräva att resenärerna tar ett test för covid-19 eller vaccinerar sig?

Just nu utvecklas teknologier som gör det möjligt för resenärerna att spara test- och vaccinationsinformation på sina mobila enheter. Exempel på dessa är IATA Travel Pass och CommonPass, som just nu testas av flera flygbolag.

Nästa steg: Håll dig uppdaterad om det här ämnet. Tester och vaccin ser ut att bli det som sannolikast leder till att resandet återupptas i stor skala, men dessa faktorer kommer att variera beroende på marknad och leverantör. Använd Egencia Travel Advisor för att på begäran få aktuell information om covid-19-tester och andra krav som är specifika för resenärernas resmål. Här hittar du även vår intervju med den medicinska chefen på International SOS och grundaren av World Aware, där vi diskuterade hur vacciner kommer påverka affärsresebranschen.

Vill du veta mer?

Fyll i formuläret för att hämta artikeln om att återuppta tillåtna resor.

^Källor:

^{[1] GTBA-undersökning: Vacciner mycket viktiga för att återuppta resandet, GTBA, 18 februari, 2021}

^{[2] Resekultur: Dina fördelar inom innovation och tillväxt, Harvard Business Review, 2019}

^{[3] Ny rapport från GBTA visar att covid-19 fortsätter att påverka affärsresebranschen, 10 mars, 2020}