Betalningar för affärsresor: Vad fungerar bäst för ditt företag?

Posted: 29 June 2020
Topics: Blogg
Payments_Blog_1200x800.jpg

Att välja rätt betalningsmetod för ditt affärsreseprogram kan verka komplicerat. Det finns en mängd alternativ, alla med sina fördelar och nackdelar. Dessutom kan de olika alternativen passa ditt företag vid olika tider. Den betalningsmetod som passar i starten kanske inte fungerar så bra när företaget har växt och utvecklats. Vi hjälper dig gärna. Vi har sammanställt en omfattande lista över de olika betalningsmetoderna som är tillgängliga. Vi har också delat upp hur de fungerar på flera områden, däribland efterlevnad av policy och avstämning, för att hjälpa dig att bestämma vilken som är bäst för ditt företag. Att välja den bästa betalningsmetoden för dig Hur väljer du den betalningsmetod som bäst passar din företagskultur samtidigt som du ser till att du kan spåra reseutgifter? En hanterad betalningsstrategi för affärsresor kan stödja ditt affärsreseprogram, dina resenärer, och skapa besparingsmöjligheter. Rätt hanteringsverktyg och betalningsinställningar gör att du enkelt kan motta, dela, behandla och stämma av dina betalningar. Låt oss titta på några av de vanligaste betalningslösningarna för affärsresor som används av företag just nu: Vad som fungerar bra för våra kunder Ditt företag kan ha unika betalningskrav och hur du avgör vilken betalningslösning som passar bäst för dig beror på flera faktorer. Till exempel kan banklagstiftningen variera från ett land till ett annat på de platser där företaget är baserat. Eller så kan du ha olika teknologialternativ för avstämning och rapportering av dina utgifter beroende på organisationens olika funktioner. Olika betalningsmetoder har olika fördelar och risker, och i slutändan behöver du en betalningslösning som fungerar för alla dina resenärer, från praktikanter till chefer. Nedan följer några rekommendationer baserade på vad som fungerar bäst för våra kunder enligt deras behov och mål: Letar du efter ett alternativ för central fakturering? Egencia lanserar virtuell betalning (även kallad Client Central Payments) hösten 2020. Virtuella kreditkort är lätta att kontrollera, stämma av och ger dig ett centralt faktureringsalternativ. Eftersom de virtuella korten fungerar med ett kortnummer för engångsbruk för varje bokning, är de den säkraste betalningstypen. Viktiga egenskaper:

  • De flesta leverantörer godkänner förskottsbetalning online
  • Återbetalningar går tillbaka till ditt företag, men icke återbetalningsbara krediter för affärsresor står kvar i den anställdas namn
  • De kan stödja dina förhandlade bokningspriser och hotellfaciliteter
  • Ger affärsresenärer alternativet central betalning på plats

Observera: Detta kräver att du skapar ett nytt virtuellt kortkonto hos din bank eller kreditkortsleverantör, och det här alternativet kanske inte stöder allt reseinnehåll eller alla avgifter. Virtuellt betalningsalternativ kommer att bli tillgängligt först i Nordamerika, EMEA-regionen och Australien. Vill du kontrollera reseutgifterna? Bäst kontroll får du med centrala företagskort (som resekonton hos American Express). Viktiga egenskaper:

  • De flesta leverantörer godkänner förskottsbetalning online
  • Återbetalningar går tillbaka till ditt företag, men icke återbetalningsbara krediter står kvar i den anställdas namn
  • De flesta av Egencias hotell godkänner förskottsbetalning online med centrala kort
  • Stöder inte dina avtalspriser utan billback eller kortreservation
  • Betalningar krävs vanligtvis på plats såvida inte en direktfaktura upprättas

Behöver du mer flexibilitet? Personliga företagskort är det mest flexibla betalningssättet för att organisera resor, men samtidigt kan det med dessa kort bli en större utmaning att kontrollera reseutgifterna. Viktiga egenskaper:

  • Eftersom vissa hotell och billeverantörer kräver betalning på plats, tycker resenärer att detta alternativ är lättare för att täcka hyreskostnader och försäkringar
  • Travel Managers kan lägga till åtgärder för kostnadskontroll till företagets affärsreseprogram genom att använda er policy och inställningar för godkännande i Egencia

Observera: Detta alternativ kan användas i hela världen, utom i Kina och Sydafrika. Vill du minska förskottsbetalningarna? Personliga kort minskar dina förskottsbetalningar och är användbara på platser där fysiska kort krävs. Användning av personliga kort kan dock minska medarbetarnas nöjdhet eftersom resenären måste stå för den första betalningen och hantera återbetalningsprocesser. Viktiga egenskaper:

  • Det stora behovet av kassaflöde för flygbiljetter behöver inte täckas av företaget
  • Eftersom vissa hotell och biluthyrningsfirmor kräver betalning på plats, skulle resenärer ha möjlighet till självbetjäning.
  • Anställda får också behålla kreditkortsförmåner, men de skulle också få stå för den första betalningen, och alla anställda har kanske inte personliga kreditkort
  • Återbetalningar betalas till kortet, vilket kan komplicera utläggshanteringsprocessen, t.ex. med avbokningar efter ersättning
  • Du måste implementera lämpliga policyåtgärder i ditt reseprogram för att främja efterlevnad av företagets resepolicy

Observera: Detta alternativ kan användas i hela världen, utom i Kina och Sydafrika Det finns många alternativ att välja mellan när det gäller att betala för affärsresor, och förr eller senare måste du bestämma vad som är rätt för ditt företag. Vad är viktigast för ditt företag, flexibilitet eller lägre förskottsbetalningar? Oavsett vilken betalningsmetod du väljer ska du se till att den uppfyller både vad företaget behöver nu och dess mål inför framtiden. Letar du efter bättre affärsreselösningar? Kontakta vårt team.