Av Natasha Samuel, Senior Manager, Product Marketing

Pandemin har tvingat många företag att omvärdera hur de ska hantera kostnaderna för affärsresor i framtiden. Enligt Egencias enkätundersökning bland Travel Managers i juni 2020 oroar sig upp till 20 % över ökade budgetkrav för resor. 

Vi är glada över att kunna meddela att Egencia Savings Finder for Hotel nu är tillgängligt för alla våra kunder över hela världen. Vårt mål är att hjälpa våra kunder att börja resa igen i en situation där budgetarna kan vara snävare och inkrementella besparingar kan hjälpa till att optimera affärsresekostnaderna. 

Vi vet alla hur det är att söka efter det perfekta hotellrummet, oavsett om det är för en affärs- eller fritidsresa. När jag bokade resan och letade efter hotellrum till min semester var jag tvungen att hålla mig inom min budget, ungefär på samma sätt som hur vissa affärsreseprogram har takpriser på hotell. 

Det dröjde inte länge efter att jag hade bokat mitt rum innan jag upptäckte att det fanns ett nedsatt pris på ett premiumrum som ursprungligen låg utanför min budget. Det var verkligen synd. Om det nedsatta priset hade varit tillgängligt när jag bokade, skulle jag ha uppgraderat och bott som en rockstjärna på en exotisk ö under hela veckan. Men vem har tid att hålla koll på priser, avboka och boka om – särskilt när det handlar om att boka en affärsresa? Men det här var 2019. Nu när det är 2020 har saker och ting förändrats i affärsresebranschen. 

Vissa tror kanske att den här typen av prisförändringar bara inträffar i samband med privatresor. Det är inte helt sant. Efter bokningstillfället stiger och faller hotellpriserna hela tiden. Under årens lopp har jag noterat hur de priser för affärsresor som mina kollegor har betalat har skilt sig från vad jag har betalat för samma hotell. Vad beror det på?

Du har säkert sett hur hotell presenterar blixtreor, specialpriser för grupper eller paketerbjudanden när du bokar resor. Precis som många andra företag jobbar hotellen hårt på att erbjuda sina kunder en bra upplevelse samtidigt som de vill hitta sätt att maximera sina intäkter. Det kan vara svårt att fylla sina rum i en konkurrensbetonad marknad. Det här är ett grundläggande område av hotellens verksamhet, och det hanteras ofta med hjälp av beläggningsprognoser, popularitetsrelaterade priser baserade på hög- och lågsäsonger samt i vissa fall särskilda priser för olika dagar i veckan. 

Om ett hotell inte lyckas fylla ett rum påverkas resultatet. Det här leder till att priset du betalar idag kan förändras imorgon – och priset kan både stiga och falla. Det handlar om grundläggande tillgång och efterfrågan. 

Hur kan våra affärsreselösningar hjälpa våra kunder dra nytta av dessa föränderliga priser? 

Under 2019 studerade Egencias data- och produkthanteringsteam prisrörelser för att undersöka om det fanns möjlighet att erbjuda våra kunder inkrementella besparingar genom att övervaka priserna från bokningstillfället fram till strax före incheckning. 

Teamen analyserade hundratusentals hotellbokningar för att utforma maskininlärningsmodellen som används i vår senaste teknologiska innovation, Egencia Savings Finder for Hotel. Resultaten visade att det fanns möjlighet att boka om åtminstone nio procent av alla hotellbokningar till ett lägre pris. 

Vad innebär detta för våra kunder? Affärsresebesparingar utan kompromisser. 

För att bekräfta resultaten och maskininlärningsmodellen lanserade Egencia ett pilotprojekt med 20 amerikanska och kanadensiska kunder i december 2019. Detta expanderade sedan till över 20 ytterligare kunder i Frankrike, Tyskland, Sverige, Storbritannien och Danmark. Under pilotprojektet sparade kunderna i genomsnitt 37 USD på varje optimerad hotellbokning. 

Hur fungerar reseplattformen? 

Egencias modell förutspår sannolikheten att din hotellbokning kan optimeras, med en lägsta prissänkning på 10 USD. Det är bara början – det finns ingen gräns på hur stora besparingar vi kan erbjuda. Från dagen efter bokningstillfället fram till strax före incheckning kommer Savings Finder for Hotel kontinuerligt övervaka rumspriset i realtid för att försöka hitta besparingsmöjligheter. När största möjliga besparingar har hittats kommer hotellet att bokas om till det lägre priset. 

Bokningsprocessen är enkel och helt automatiserad från början till slut, vilket ger en smidig bokningsupplevelse för affärsresenärer och resebeställare. Oavsett om bokningen gjordes via vårt bokningsverktyg online, i mobilappen eller med hjälp av någon av våra affärsresekonsulter, kommer vi alltid att vara på jakt efter besparingsmöjligheter. När ett lägre pris väl har hittats kommer rummet automatiskt att bokas om. Affärsresenären får då en e-postbekräftelse som meddelar hur mycket som har sparats, och resplanen uppdateras. 

Travel Managers har tillgång till verktyg i Egencia Analytics Studio som gör det lättare att spåra alla besparingar och optimeringar samt ta fram rapporter om efterlevnad av resepolicy och utläggshantering.

Bokningslösningar som ger mervärde till våra kunder

Egencia ger sina kunder tillgång till över 650 000 boenden i 30 000 städer runtom i världen. Tack vare vårt innovativa och maskininlärningsbaserade system för sökning, rangordning och ombokning behöver resenärer och resebeställare inte längre slösa tid på att jämföra olika erbjudanden. Nu går det snabbt att hitta det bästa alternativet som tar hänsyn till preferenserna i resenärsprofilerna samt bokningshistorik och popularitet hos kollegor. 

Genom att använda våra bokningsverktyg för affärsresor, Egencia Smart Mix samt Egencia Savings Finder for Hotel kan kunder hitta sina önskade hotell snabbare och spara pengar på samma gång. Med Smart Mix får kunderna se de relevantaste alternativen direkt. På så sätt tar hotellbokningen mindre än fyra minuter, vilket sparar tid och gör att personalen kan återvända till arbetet. Att ta hänsyn till resenärernas preferenser och bokningshistorik samt vilka hotell som är populära bland kollegor har lett till att 79 procent av alla hotellbokningar som görs med Egencia väljs ut bland de sju första sökresultaten.

Genom att kombinera Savings Finder for Hotel med Savings Finder for Air kan kunder spara pengar på hotell och flyg genom att vi övervakar priserna och bokar om.

Du kan även känna dig trygg eftersom alla hotell som har bokats om via Savings Finder for Hotel är synliga i Egencias resenärsspårning, för tillfällen då resenärerna behöver lokaliseras. Vi vill se till att du inte behöver kompromissa med säkerheten medan vi hjälper dig att optimera budgeten för dina affärsresor. Våra Travel Managers finner även att ökade besparingar och minskad tid på manuella bokningar och uppdateringar gör att de kan fokusera på sina affärsresenärer. 

Så kan du optimera reseutgifterna med teknologin från Egencia Savings Finder