Skip to main content

Använd analyser för att spara pengar vid förhandlingar

Posted: 21 May 2020
Topics: Blogg
Supply-negotiation-blog.jpg

Av Caleb MacIlvaine, Senior Product Marketing Manager Idag försöker alla hitta sätt att använda företagets resebudget på ett effektivare sätt. Nu när det är färre som reser kan du ta dig tid att optimera ditt affärsreseprogram. Om du passar på att finjustera din policy nu är du helt redo när affärsresandet börjar komma igång igen. Även om det kan vara frestande att bara skära ner på resandet för att kontrollera utgifterna, finns det smartare sätt att få ut mer av mindre resurser. Du kan hitta fler dolda besparingsmöjligheter i ditt affärsreseprogram än du tidigare trott. En av de bästa metoderna att hitta dessa besparingar är att granska din resedata för att upptäcka gömda möjligheter. Egencia Analytics Studio är en kraftfull uppsättning visuella verktyg som gör det möjligt att undersöka datan från ditt affärsreseprogram i detalj för att hitta besparingsmöjligheter och optimera programmet. I följande tre områden kan du finna besparingsmöjligheter med hjälp av den nya prestandamätningsfunktionen. Titta på populära destinationer och varumärken baserat på reseutgifter En bra början är att titta på populära destinationer baserat på dina hotellutgifter. Det kan till exempel röra sig om hotell i närheten av företagets kontor eller största kunder. Genom att kombinera uppgifterna med data om dina populäraste hotellkedjor och rumstyper, baserat på tidigare utgifter, kan du avgöra vilka hotell du bör fokusera på i specifika orter. Om till exempel Stockholm är en av de populäraste destinationerna, eftersom ditt företag har sitt huvudkontor där, och företaget spenderar mest pengar på en viss hotellkedja, kan du leta upp ett specifikt boende nära din önskade plats och förhandla fram ett specialpris. Om ditt företag försöker minska sina koldioxidutsläpp, kan du även använda verktyget för koldioxidutsläpp för att förhandla med en miljövänlig hotellkedja. Det är möjligt att du kan få extra förmåner, som frukost, gratis wi-fi eller parkeringsrabatt, i utbyte mot att du samlar dina bokningar på hotellet i fråga. För att underlätta förhandlingarna kan du i Analytics Studio ta reda på hur många rumsnätter du tidigare har bokat på varje destination du har rest till.

Benchmarking

Bild 1: Med analysdelen av prestandamätningsverktyget får du konkreta analyser om utgifter och resebeteenden, så att du kan optimera ditt affärsreseprogram.

Populära resvägar Ett annat område där du kan spara pengar är populära resvägar med flyg. Om dina affärsresenärer till exempel ofta reser sträckan mellan Stockholm och Göteborg, eftersom din största kund har kontor i Göteborg, kan du ta reda på hur många flygresor företaget gör och hur mycket pengar som spenderas på resvägen i fråga för att förhandla om specialpriser med flygbolag. Du kan erbjuda att boka alla företagets resor med samma flygbolag i utbyte mot rabatterade priser på den aktuella resvägen. Du skulle även kunna undersöka de automatiska besparingarna du kan få med Egencia Savings Finder for Air and Hotel. Med hjälp av historiska uppgifter kan du ta reda på om det finns några områden som är särskilt lämpliga att förhandla om, genom att analysera genomsnittliga besparingar för de bästa resvägarna och bokningsalternativen. Du kan även använda de tillgängliga uppgifterna om du i framtiden kommer att resa till en ny plats ofta, på grund av en ny kund, ett nytt projekt eller ett nytt kontor. Börja med att undersöka de vanligaste resvägarna till den nya destinationen och kontakta ditt önskade flygbolag för att fråga vad de är villiga att erbjuda för att få fler bokningar. Detta är också ett bra tillfälle att förhandla med en önskad hotellkedja i närheten av den nya destinationen. Glöm inte marktransport. Enligt prognoser är regionala resor och inrikesresor de restyper som först kommer att hämta sig, följt av internationella resor. För att säkerställa att ditt företag får de bästa priserna på inrikesresor med tåg och hyrbil kan du granska datan och se om det finns möjligheter till förbättring. Prestandamätning av ditt affärsreseprogram Ett annat verktyg du kan dra nytta av vid prisförhandlingar är den nya prestandamätningen i Analytics Studio. Du kan välja att jämföra med företag som har liknande utgifter som ditt, eller jämföra med uppgifter om ett land som du har bokat resor till. Om du till exempel ser att företag i samma storlek som ditt spenderar betydligt mindre på specifika resvägar eller hotell som dina resenärer ofta använder, kan du utifrån denna analys kontakta dina leverantörer och förhandla fram lägre priser. Dra nytta av det här tillfället till att granska din resepolicy och dina per diem för olika städer. Med hjälp av dina jämförelser kan du avgöra om din resepolicys pristak för hotell på olika destinationer har anpassats efter det rådande marknadsläget. Du kan besluta dig för att justera några av dem, eller välja att lägga till pristak för särskilda städer, om du inte har några sedan tidigare. Att förhandla med leverantörer kan ge många fördelar för ditt företag. Du kan spara pengar genom att dra nytta av företagets bokningsvolymer, och genom att inkludera särskilda förmåner blir affärsresenärerna mer benägna att boka enligt policyn. Detta innebär att de kan göra fler resor till samma kostnad, eller resa lika mycket som tidigare men till ett lägre pris. När du väl har förhandlat fram erbjudanden med dina prioriterade leverantörer ska du komma ihåg att informera din Account Manager på Egencia. Hen ser till att dina avtalspriser visas när dina resenärer bokar på Egencias webbsida eller i mobilappen. Genom att strategiskt rikta in dig på viktiga områden när du förhandlar med leverantörer kan du få ut så mycket som möjligt av dina reseutgifter och hålla dina resenärer nöjda.

Letar du efter bättre affärsreselösningar? Kontakta vårt team.