Skip to main content

Din guide till att börja resa igen

Din guide till att börja resa igen

Affärsresor kommer alltid att vara en väsentlig del av att driva verksamhet. En stark resekultur hjälper företag att bygga strategiska relationer, innovera och uppnå konkurrensfördelar i branschen. Men det går inte att förneka att affärsresor ser väldigt annorlunda ut idag jämfört med tidigare.

I samband med att företag återhämtar sig efter coronaviruset står Travel Managers inför den helt nya utmaningen att ansvara för både riskhantering för resenärer och företagets tillväxt. De goda nyheterna är att det finns steg som du kan ta för att vara proaktiv och förbereda dig.

Följ vår guide i fem steg för att nylansera affärsreseprogrammet på ett tryggt och säkert vis när pandemin är över.

Innehåll:

Steg 1: Förbered dig för – och ta dig an – Travel Managerns växande roll

Steg 2: Bli expert på riskhantering genom att dra nytta av företagets resepolicy

Steg 3: Hjälp resenärerna att känna sig trygga och bekväma

Steg 4: Begränsa risker och hantera utgifterna genom att göra affärsresebyrån obligatorisk

Steg 5: Spåra och optimera affärsreseprogrammet

Steg 1: Förbered dig för – och ta dig an – Travel Managerns växande roll

Affärsresandet har förändrats avsevärt under det senaste året, och i samband med detta har även Travel Managerns roll utvecklats. Risk- och utgiftshantering har stigit i prioritet, och nu håller även den högsta företagsledningen ett öga på företagets affärsresor. Din uppgift är att tillhandahålla avgörande information och strategiskt tänkande för att omstrukturera och hantera affärsreseprogrammet på bästa möjliga sätt för företaget i dessa osäkra tider

Här följer fyra sätt att förbereda dig och samla relevant kunskap för den nya inriktningen:

  • Identifiera nya viktiga intressenter: Affärsresor har blivit allt viktigare för många företag. Diskussionerna kring dem sker nu på ledningsnivå och har avgörande inverkan på företagets resultat och personalens hälsa.

    Som ett första steg kan du göra en lista över intressenter som påverkas av resor, hälsa och säkerhet. De kan komma från ledningen, HR eller någon annan avdelning. Fundera igenom vilka relevanta orosmoln och risker som finns för var och en. Prata även med avdelningschefer om hur stödbehoven hos deras personal kan förändras framöver.

    När du går igenom din lista ska du notera vilka av dessa intressenter som kommer att behöva granska och godkänna beslut, från strategiska frågor på programnivå till enskilda resor. Efter att du har identifierat och etablerat ditt nätverk ska du hålla alla informerade med uppdateringar som påverkar företaget och specifika behov. Läs mer om hur du blir starkare som Travel Manager.
  • Vidareutbilda dig genom webbinarier: Vi samarbetar med experter för att ta fram engagerande och praktiska webbinarier om relevanta ämnen, som hur du förbereder affärsreseprogrammet för världen efter covid-19 och hur du planerar i förväg för att få resebudgeten att räcka längre i samband med att resandet återupptas. Delta i vår webbinarieserie om det nya normaltillståndet med Egencias chefer, branschledare samt leverantörs- och branschpartners. Du kan anmäla dig till kommande webbinarier och se inspelningar av tidigare upplagor i vårt webbinariecenter.
  • Diskutera rekommendationer med dina kollegor: Nätverket Egencia Connect har precis blivit ännu bättre. I dagens fokus på digitala nätverk har vi skapat en plats där Travel Managers kan hålla sig informerade om branschnyheter, diskutera rekommendationer med kollegor och lära sig från Egencias ledning.
  • Delta i Egencias kurser i hantering av affärsresor: Vi gör vårt konsultteams utbildningsmaterial för Travel Managers tillgängligt för alla, så att du lättare kan hantera den nya och mer komplicerade resemiljön. Oavsett om du är en erfaren Travel Manager eller ny i rollen kommer det här programmet hjälpa dig att få den nya kunskapen du behöver för att lyckas. Målen med de fyra kurserna är att:
    • informera dig om dagens affärsresemiljö
    • förbereda dig på att delta i strategiska diskussioner om verksamhetens återhämtning och att börja resa igen
    • dela analyser om aktuella ämnen, som riskhantering för resenärer och säkerhet i världen efter covid-19
    • dela rekommendationer för hur du hanterar företagets affärsreseprogram, inklusive hur du ställer in de bästa betalningsmetoderna, uppnår hållbarhet, optimerar besparingar och maximerar avkastning

Steg 2: Bli expert på riskhantering genom att dra nytta av företagets resepolicy

Startpunkten för riskhantering är att definiera företagets nya reseriktlinjer och implementera dem i resepolicyn genom att följa de här tre stegen:

  1. Prata med dina interna intressenter för att få svar på följande sex frågor:
    • När kommer företaget att tillåta affärsresor, och vilka typer?
    • Vart får resenärerna lov att resa?
    • Vem får tillstånd att resa?
    • Varför skulle någon få eller inte få tillstånd? (Vad är syftet med resan?)
    • Vem måste godkänna eller neka resan på varje nivå?
    • Vilka är företagets säkerhetsriktlinjer och -procedurer? Läs den här artikeln för mer information om hur man återuppbygger resenärernas förtroende.
  1. Titta på eventuella externa faktorer för att granska destinationer och leverantörer:
    • Reserestriktioner och -krav: Använd Egencia Travel Advisor för att få de senaste uppdateringarna om inträdeskraven i ditt hemland och i länderna som företagets resenärer ofta besöker. Vissa resor kan vara förbjudna, och det kan vara obligatoriskt med karantän efter ankomst. Du hittar även information om krav på hälsorelaterade dokument och personlig skyddsutrustning.
    • Leverantörers hälso- och säkerhetsrutiner: Resenärer som bokar hotell på Egencias webbsida eller i mobilappen kommer att kunna se boendets hälso- och hygienåtgärder direkt i annonsuppgifterna. Som Travel Manager är det även en god idé att titta på leverantörernas webbsidor för att granska deras respons på covid-19 vad gäller flexibla ändringar eller avbokningar samt säkerhetsåtgärder. Hitta mer information på vår sida om leverantörer i hjälpcentret.
    • Få analyser som hjälper dig att ta informerade beslut om att börja resa igen: Egencias affärsresetrender under covid-19 presenterar diverse indikatorer baserat på uppgifter från Egencias Early Recovery Simulator (ERS). Du får till exempel veta i vilka länder resandet återupptas (och hur), i vilka branscher man har börjat resa eller förbereda sig för att resa igen samt vilka destinationer och produkter (som flyg, hotell, tåg och hyrbil) som bokas. Detta hjälper dig att förstå vad dina konkurrenter gör, så att du kan fatta välgrundade beslut för ditt företag.
  1. Implementera den nya policyn i Egencias bokningsverktyg. När du har granskat de interna och externa faktorerna samt beslutat om vad som ska ingå i resepolicyn kan du uppdatera policyn hos Egencia med all ny information. Kom ihåg följande punkter:
    • Resenärsgräns: Begränsa antalet resenärer på samma flyg.
    • Destinationer utanför policy: Definiera resvägar eller destinationer med hög risk som utanför policy eller blockera möjligheten att boka flyg till särskilda resmål.
    • Inställningar för godkännande: Ange vem som måste godkänna resor – och under vilka omständigheter – för varje resenärsgrupp.
    • Uppdatera policyn för tidiga bokningar: Se till att policyn tar hänsyn till både resenärernas behov och de aktuella omständigheterna för leverantörerna.

Du hittar mer information om att uppdatera resepolicyn i den här artikeln.

Om du inte har någon policy nedskriven än kan du klicka här för att hitta Egencias guide till affärsresepolicy under covid-19.

Steg 3: Hjälp resenärerna att känna sig trygga och bekväma

Även om de anställda ser fram emot att få träffa kollegor och kunder ansikte mot ansikte igen känner de sig förmodligen även oroliga över att börja resa på nytt. En av dina uppgifter som Travel Manager är att se till att resenärerna känner sig säkra, trygga och omhändertagna genom hela resan. Så här går det till:

Innan bokning: Lägg tid på att förbereda och utbilda företagets resenärer innan behovet att resa uppstår.

  • Genomför en intern informationskampanj med hjälp av våra kommunikationsverktyg för att påminna resenärerna om företagets bokningsprocedurer och säkerhetsriktlinjer. Om du aldrig tidigare har genomfört en intern informationskampanj kan du ta hjälp av den här guiden
  • Gör företagets säkerhetspolicy och -procedurer tillgängliga genom att lägga till en anpassad länk i menyn i bokningsverktyget. Du kan även lägga in företagets kontor som anpassade platser, så att de är lätta att hitta vid bokning. Lär dig mer här.
  • Skapa resenärsmeddelanden – både allmänna och kontextuella – som kan hjälpa till att guida resenärerna under bokningsprocessen. Lär dig hur här.
  • Hälsa dina resenärer välkomna igen med denna snabbkurs om resebokning med Egencia.

Under bokning: Egencia ger resenärerna support och relevant information, så att de kan fatta välgrundade beslut.

  • Resenärerna känner sig trygga när de bokar med Egencia – oavsett om det sker på webbsidan eller i mobilappen – eftersom det är en bekant och intuitiv upplevelse
  • Personalen kan få bokningshjälp dygnet runtEgencia Virtual Assistant finns tillgänglig på webbsidan och i mobilappen (endast i USA och Frankrike) för att hjälpa resenärerna att hitta svar, ta fram resplansuppgifter och mycket mer med ett enkelt kommando. Resenärer som behöver personlig hjälp under kontorstid dirigeras till en chatt med en resekonsult från Egencia.
  • Resenärer kan läsa Egencias sida med reseråd medan de bokar sina resor för att se om det förekommer några reserestriktioner, obligatoriska karantäner eller andra krav som skulle kunna påverka resplanen.
  • Resenärerna kan hitta hotellens hälso- och hygienrutiner direkt i annonsuppgifterna i Egencias sökresultat. I samband med att allt fler hotell och destinationer utvecklar program kring fasta standarder, kommer boenden som uppfyller kraven att markeras i bokningsverktyget

På den här sidan hittar du mer information om att ändra bokningar.

Klicka här för att lära dig mer om hotellens säkerhetsprocedurer.

Innan resan: Innan resenärerna ger sig av kan du följa några enkla steg för att se till att de är säkra och känner sig trygga.

  • Be resenärerna att uppdatera sina kontaktuppgifter och att lägga in en kontaktperson vid nödfall i bokningsverktyget. Lär dig hur här.
  • Förse resenärerna med en säkerhetschecklista innan resan, så att de lättare kan förbereda sig och känna sig välinformerade. Du får gärna ladda ner och anpassa den här.

Under resan: Idag är det viktigt att se till att resenärerna har informationen och teknologin som krävs för att hålla sig uppkopplade och uppdaterade under resan.

  • Påminn resenärerna om att ladda ner Egencias app, så att de kan hålla sig uppkopplade under resan. Ladda ner resurser för att marknadsföra appen genom dina interna kanaler.
  • Registrera dina resenärer för Egencias reseaviseringar, så att de meddelas omedelbart om händelser som påverkar deras resor. Kontakta din Account Manager för att ställa in detta.
  • Håll kontakten med resenärerna med hjälp av Egencias resenärsspårning. Om en krissituation uppstår kan du snabbt identifiera vilka resenärer som befinner sig på en särskild plats vid en specifik tidpunkt och kommunicera med dem direkt. Lär dig mer om Egencias resenärsspårning.

Efter resan: Gör det lätt för resenärerna att förbättra processen ytterligare.

Skapa en feedbackloop så att du kan lära dig från intressenter och resenärer. En enkätundersökning efter resan kan till exempel bidra till att resenärer, managers och andra intressenter känner sig hörda och ge dem ett sätt att dela med sig av värdefulla insikter om vad som fungerar, vad som inte fungerar samt behov som du kanske inte hade förutsett

Läs ”Så här förmedlar du effektivt resepolicyn internt”.

Läs ”Fem åtgärder HR-specialister kan vidta för att skapa förtroende hos affärsresenärerna”.

Läs ”Hotellsäkerhet: så introducerar Egencia och hotell nyheter för affärsresenärer

Steg 4: Gör det obligatoriskt att begränsa risker och hantera utgifterna med Egencia

Om företaget bokar resor med flera olika resepartners eller webbsidor blir resedatan utspridd, vilket gör det svårare att hantera risker och optimera besparingar. Genom att göra det obligatoriskt för resenärerna att boka med Egencia kan du uppnå fyra viktiga mål:

  • Hantera risk: Om resenärerna bokar med Egencia kan du använda resenärsspårningen och resenärsmeddelanden för att omedelbart nå resenärerna i en nödsituation. Dessutom håller vi dem uppdaterade om händelser som påverkar deras resor med hjälp av reseaviseringar.
  • Optimera leverantörsförhandlingar: Om det är obligatoriskt för resenärerna att boka via Egencia samlas all data på en plats. Detta i kombination med intuitiva visuella presentationer, kraftiga analysfunktioner och prestandamätningar gör att du kan komma till förhandlingen väl förberedd.
  • Optimera besparingarna på ett smidigt sätt: När resenärerna bokar med Egencia sparar ditt företag ännu mer på flera olika sätt som är nästan osynliga för resenärerna. Besparingarna börjar redan i sökresultaten tack vare Smart Mix, som sorterar resultaten baserat på företagets resepolicy och resenärernas preferenser. Företagets prioriterade leverantörer och avtalspriser – tillsammans med specialpriser som har förhandlats fram av Egencia – hamnar överst bland resultaten. Vi ser också till att ditt företag sparar pengar efter att resenären har bokat. Savings Finder for Air and Hotel övervakar prisförändringar och bokar om relevanta biljetter till ett lägre pris, helt bakom kulisserna.
  • Hantera oanvända biljetter: Med Egencia visas oanvända biljetter för alla resenärer direkt på startsidan i bokningsverktyget. Om du klickar på biljetten kan du se vilket flygbolag den kan användas med, hur mycket den är värd och när den slutar gälla. När en resenär bokar ett flyg med ett flygbolag som företaget har en oanvänd biljett med, visas ett alternativ för att använda krediten vid betalning

Se den här fallstudien om hur Egencia hjälper till med säkerheten.

Läs mer om att förhandla med leverantörer under och efter coronapandemin.

Läs mer om att hantera flygkredit och återbetalningar.

Läs mer om reserapportering i samband med covid-19.

Steg 5: Spåra och optimera affärsreseprogrammet

Som vi alla vet är det mycket i vardagslivet som är osäkert just nu, och så kommer det förmodligen att förbli ett tag framöver. Därför är det viktigare än någonsin att hålla koll på affärsreseprogrammets resultat, hur globala händelser påverkar resandet och vilka särskilda behov företaget har rörande affärsreseprogrammet. Så här går det till:

  • Använd Egencias verktyg för riskhantering: Egencia ger dig enkel tillgång till verktyg för att hantera säkerhet, kommunikation med resenärer och godkännande av resor
  • Skapa en feedbackloop: En enkätundersökning efter resan kan till exempel bidra till att resenärer, managers och andra intressenter känner sig hörda och ge dem ett sätt att dela med sig av värdefulla insikter om vad som fungerar, vad som inte fungerar samt behov som du kanske inte hade förutsett
  • Dela med dig och lär dig av andras råd kring covid-19: Besök det särskilda centret för covid-19 i nätverket Egencia Connect för att dela med dig med och lära dig från dina kollegor
  • Få enkel tillgång till rapportering specifikt om covid-19: Rapportcentret för covid-19 i Egencia Analytics Studio (som du hittar på startsidan) erbjuder en samling rapporter som kan hjälpa dig att begränsa de ekonomiska effekterna av de pandemirelaterade trafikstörningarna

Gå med i nätverket.

Lär dig mer om rapportcentret för covid-19.