Chefsperspektiv: har Zoom tagit kål på fysiska affärsresor?

Mike Orchard, Principal Consultant på Festive Road

I samband med att pandemin minskar resandet med upp till 90 procent skiljer sig ofta åsikterna i styrelserummen om hur framtidens resor kommer att se ut.

Ser den här scenen bekant ut?

Affärsresandet har nått fram till ett unikt vägskäl. Nu är det rätt tid att utvärdera affärsresornas avkastning och värde för organisationen samt besluta om vilka typer av resor som företaget kan och inte kan klara sig utan.

När resandet återupptas är det avgörande att hitta rätt balans mellan människorna, vinsten och planeten.

Det är dags att ha en målinriktad approach till affärsresor.

Trender som förändrar behovet av affärsresor

Tre viktiga trender driver debatten mellan ledare som överväger hur affärsresandet ska återupptas:

1. Arbetsmiljön förändras. Olika organisationer har skiljande åsikter rörande när, hur och om personalen kommer att återvända till kontoret. 72 procent av alla CFO:er räknar med att deras företags kontorsutrymme kommer att minska under de närmsta två åren^[i]. Videokonferensteknologin har förbättrats och erbjuder ett fungerande alternativ till resor i vissa fall.
2. Personalens vilja att resa har förändrats. En enkätundersökning bland regelbundna affärsresenärer visar att endast en tredjedel räknar med att deras resevolym kommer att återgå till samma nivå som före pandemin^[ii]. För andra har bristen på resor skapat utmaningar. Till exempel säger 63 procent av affärsresenärerna att de kommer att leta efter ett nytt jobb om resandet är begränsat i framtiden^[iii].
3. Fokus på hållbart resande. 30 procent av alla VD:ar rapporterar att klimatförändring nu är ”extremt viktigt”^[iv], vilket är en ökning från 24 procent för ett år sedan. Affärsresor kan vara en stor bidragande faktor till scope 3-utsläpp av växthusgaser. Mer än 70 procent av alla Travel Managers säger att de oroar sig över deras företags klimatavtryck från resor^[v]. Till exempel har EY annonserat planer på att minska sina koldioxidutsläpp från affärsresor med 35 procent innan 2025^[vi].

Affärsresor: ett nytt tankesätt

Innan verklig förändring kan ske är det avgörande att bedöma hur pass redo och öppen din organisation är för förändringen.

Om din organisation rör sig mot det nya tankesättet är det ett utmärkt tillfälle att börja undersöka affärsresornas syfte och värde för företaget.

Värdet av att definiera syftet med företagets affärsresor

Att ha en målmedveten inställning till resor hjälper organisationen att avgöra intentionen bakom resorna och hur företagsmålen främjas. Detta resulterar i konkreta intäkter och mervärde för personalen och företaget.

Detta nya tankesätt gör det möjligt för organisationen att se på resor som en investering, inte bara en utgift.

Målmedvetna Travel Managers kan leverera följande:

1. Ökad effektivitet och större kostnadsbesparingar för verksamheten. Genom att definiera när fysiska möten skapar genuint värde identifierar du samtidigt värdet som varje typ av resa bidrar med och vilken avkastning resorna genererar. Detta gör det möjligt för din organisation att fatta effektiva beslut om värdet av varje enskild affärsresa som föreslås. Det kan också leda till att företaget ersätter vissa typer av resor med alternativa kommunikationssätt för att spara pengar, öka personalens produktivitet och maximera investeringarna i teknologi, samtidigt som företaget bibehåller sina konkurrensfördelar. Men tro inte att det är så enkelt som att skippa de interna resorna. Vissa interna resor skapar otroligt mervärde, medan en del kundmöten kan hållas minst lika effektivt med teknologins hjälp. Genom att definiera företagets faktiska behov blir det lättare att se detta.
2. Ökade intäkter. Målmedvetna resor innebär även att prioritera resor baserat på värdet av fysiska kundmöten och kundernas krav. Resor som möjliggör sammanslagningar och företagsförvärv, får befintliga kunder att stanna kvar eller leder till nya affärer är exempel på resor som organisationen kanske vill investera i. Omvänt vill företagets kunder eventuellt minska mängden fysiska möten som en del av deras hållbarhetsåtaganden. Att standardmässigt välja virtuella möten kanske inte ökar intäkterna lika mycket som fysiska möten. Här krävs en balanserad approach.
3. Riskbegränsning och efterlevnad. Modellen hjälper din organisation att avgöra vilka typer av resor som äger rum. Detta gör att riskhanteringssteg kan etableras och inkluderas i processerna för att planera, godkänna och boka resor. På så sätt tar du fram rätt rutiner för att försäkra att varje resa efterlever kraven och att riskerna kan hanteras i en allt osäkrare värld. Att fastställa att en resa görs i rätt syfte är det första steget i ett effektivt riskhanteringsprogram.
4. En genuin approach till hållbarhet. En viktig aspekt är att målmedvetet resande kan hjälpa företaget att prioritera rätt resor och minimera klimatavtrycket. Modellen kan hjälpa till att lägga fokus på hållbarhet när besluten om resor fattas och påverka efterfrågan på resor. En större betoning på hållbarhet kan läggas på de resor som uppmuntras. Att exempelvis resa med tåg istället för flyg eller prioritera flygresor med effektivare flygplan kan minska koldioxidutsläppen avsevärt. Varje resa kan dessutom användas i fler syften än vad som ursprungligen hade tänkts, såsom att delta i en konferens och stanna kvar en extra tid för att ha kundmöten.
5. Personalens och resenärernas välbefinnande. Personalens aptit på affärsresor är en personlig fråga, och detsamma gäller för de anställdas bekvämlighetsnivåer. Restid innebär tid borta från familj och vänner, och allt fler är överens om att regelbundna affärsresor kan öka stressen och påverka välbefinnandet hos personalen. Å andra sidan har vissa resenärer verkligen saknat den här aspekten av sitt yrke. När resorna har ett tydligt syfte förstår de anställda att de bara blir ombedda att åka på viktiga och värdefulla affärsresor. De vet också att de får support före, under och efter resan, så att resan blir lyckad och produktiv för både resenärerna och företaget.

Erkänna affärsresornas värde

En studie som genomfördes av Harvard Business Review^[vii] under 2019, strax före pandemin, ger en inblick i affärsresornas fördelar. Studien fann att de företag som investerar i affärsresor på ett strategiskt vis, istället för att se på affärsresor som en kostnad att minimera, upplever:

• interna fördelar såsom:
  • 2,2 gånger kortare tid till marknaden
  • 2,3 gånger högre nöjdhet bland anställda
  • 2,0 gånger högre verksamhetseffektivitet
  • 1,6 gånger högre lönsamhet

• externa fördelar såsom:
  • 2,4 gånger starkare kundlojalitet
  • 2,0 gånger större marknadsandel.

Förändringarna som har orsakats av pandemin – på arbetsplatsen, i villigheten att resa och i hållbarhetsfokuset – innebär att mängden och typen av affärsresor sannolikt kommer att vara annorlunda i framtiden. Genom att använda modellen med målmedvetet resande på ett genomtänkt sätt kan din organisation fortsätta att dra nytta av affärsresornas fördelar från de resor som ger högst avkastning och har störst positiv inverkan.

Om du vill ha mer information kan du ladda ner artikeln ”Adding Purpose to your Travel Program”.

^{Oberoende analys och bilder av Festive Road.}

Mike Orchard är Principal Consultant på Festive Road. Han har över 20 års erfarenhet från affärsresebranschen och arbetar med reseinköpare och leverantörer för att skapa positiva, bestående och betydelsefulla förändringar i deras reseprogram och tjänster.

^{[i] Don’t overlook critical talent intelligence in your postpandemic location strategy, Gartner, april 2021}

^{[ii] Business travellers planning to cut future flights, poll finds, The Guardian, april 2021}

^{[iii] The future of corporate travel = return on people, 2021}

^{[iv] 24th Annual Global CEO Survey, PwC, mars 2021}

^{[v] Sustaining the future, reducing the environmental impact of business travel, BTN Europe, juni 2021}

^{[vi] EY to cut business travel emissions by 35 per cent by 2025, BTN Europe, januari 2021}

^{[vii] Travel culture: your innovation and growth advantage, Harvard Business Review, 2019}