Så får du stöd för nylanseringen av ditt affärsreseprogram

Vi på Egencia har genomfört en serie webbinarier med affärsresenyheter för att hjälpa organisationer under och efter covid-19-krisen. I vårt andra webbinarium tittade vi på hur affärsresor skulle kunna se ut efter covid-19 samt hur företag kan få intressenter att engagera sig i planeringen och ge stöd till nylanseringen av företagets affärsreseprogram.

Vår Chief Operating Officer and SVP of Customer Success Mark Hollyhead hade ett virtuellt möte med Caroline Strachan, Managing Partner på Festive Road, där de diskuterade hur Travel Managers kan och bör utnyttja tiden till att få igång resandet igen. 

Se webbinariet för att få tips och råd om hur du nylanserar ditt affärsreseprogram.

Använd företagets resedata 

Världen är fortfarande lite orolig när vi tar oss igenom den osäkra tiden efter den värsta toppen av covid-19. Det finns dock vissa steg som Travel Managers kan ta just nu för att förbereda sina affärsreseprogram för det nya normaltillståndet.

Om du är Travel Manager finns det två saker som du bör prioritera att titta närmre på. För det första: titta på var dina kontor och resenärer befinner sig. För det andra: ta reda på vilka destinationer som företagets anställda oftast reser till. 

Det är omöjligt att hänga med i utvecklingen av alla regler för alla länder över hela världen. Fokusera istället på de platser dina affärsresenärer oftast reser till. Använd dina tidigare reserapporter för att ställa in ditt fokus och hitta de senaste riktlinjerna för de specifika platserna och resvägarna. Informera dina anställda om dessa riktlinjer om du inte redan har gjort det, och se till att de vet vad er organisation har för inställning till resor, för att förhindra att oväntade resor dyker upp.

Arbeta med viktiga intressenter

Kom ihåg att prata med viktiga intressenter från ditt företag. ”Isolera dig inte. Skapa ett nätverk av intressenter inom resor, hälsa och säkerhet på avdelningar som HR, anläggningsförvaltning och företagsledningen”, säger Caroline. 

Att förstå det breda omfånget av kraven från de olika delarna av företaget är avgörande. Diskutera allt från att minska reserisken till att hantera reseutgifterna och anpassa varje diskussion efter vem du pratar med. Lyssna sedan på feedbacken och agera utefter den för att ta fram en stark nylanseringsplan. 

• Övriga funktioner: Ha möten med olika avdelningar som ansvarar för säkerhet och HR för att diskutera vad som skulle kunna inträffa på resor och utvärdera destinationsrisker. Feedbacken från dina kollegor kommer att vara avgörande för din nylanseringsplan och kan hjälpa dig med målsättning och prioritering. Prata med dem om att hitta balans mellan virtuella och personliga möten samt om vad som ska betraktas som nödvändiga respektive tillåtna resor.
• Resenärer: Gör en enkätundersökning bland personalen för att ta reda på hur många årliga resor dina affärsresenärer normalt gör, om de känner sig bekväma med att resa och vad de skulle behöva för att känna sig mindre oroliga över att börja resa igen. Du kan även arrangera virtuella workshoppar med dina regelbundna resenärer för att diskutera vilka utmaningar de har ställts inför under reseuppehållet. Dessa kvalitativa undersökningar kommer att vara lika viktiga som din statistik när du utformar en uppdaterad resepolicy, och de kommer att hjälpa dig uppfylla dina säkerhetskrav.
• Ledningen: Sammanställ de viktigaste slutsatserna från din undersökning bland anställda och interna intressenter och prata med företagsledningen. Använd informationen för att presentera din nylanseringsplan. Här har du en möjlighet att briljera som strategisk funktionsansvarig.

Arbeta dig uppåt i hierarkin 

Om du inte har några kontakter från ledningen, eller om de inte är redo att prata om resor, kan du börja med din funktionschef. Om du kan få stöd från din chef kan hen förhoppningsvis hjälpa dig att arbeta dig uppåt i hierarkin. 

Att få igång verksamheten igen är vad alla företagsledningar fokuserar på just nu, och dina förberedelser kan hjälpa till att få företaget på rätt väg genom resor. Använd dina undersökningar, ditt inflytande och stödet från din chef för att inleda konversationen med ledningen. Din noggranna planering kommer att bidra till att lyfta dig till rollen som strategisk funktionsägare och ovärderlig rådgivare. 

Som Mark förklarade: ”Även om dramatik och kriser är negativa saker för oss som människor och för branschen som helhet, har folk i resebranschen aldrig tidigare haft samma möjlighet att ta ansvar för viktiga områden.”

Se webbinariet i sin helhet för att få höra expertanalyser om hur du drar igång resandet igen för ditt företag.