Riskhanteringsstrategier: fem sätt att hjälpa affärsresenärer

Posted: 13 November 2020
Corporate Travel Manager Reduces People Risk

Av Sergio Fierens, Senior Director, Technology på Egencia

  1. Vad gör Egencia för att hjälpa resenärerna att fatta välgrundade beslut om aktuella och kommande resplaner när antalet reserestriktioner ökar på grund av covid-19 och andra faktorer?

    Egencia har lanserat ett särskilt verktyg för covid-19, Egencia® Travel Advisor, för att hjälpa våra kunder att minska riskerna genom att kontrollera eventuella restriktioner som påverkar en särskild resplan. Verktyget ger information om restriktioner i samband med covid-19, inklusive restriktioner vid gränserna, karantänpolicyer, obligatoriska hälso- eller sjukvårdsdokument, personlig skyddsutrustning och bestämmelser om ansiktsmask. Dessutom innehåller verktyget information om andra möjliga risker och ger användarna tillgång till all sorts nödinformation på ett enda ställe, vilket gör riskhanteringen av affärsresor enklare.

    Affärsresenärer, resebeställare, HR-personal och Travel Managers kan söka efter och få tillgång till reseinformation för alla avreseorter och destinationer. Informationen i Travel Advisor hämtas och ses över av Egencias krishanteringsteam, Expedia Groups team för myndighetsfrågor och tredje parter som tillhandahåller krisinformation, till exempel Sherpa.

    Egencia använder sig av maskininlärning för att föreslå en lista med platser, som har valts ut för användaren baserat på tidigare, nuvarande och beräknade resemönster. Detta gör det möjligt för alla företagsavdelningar att hantera risker proaktivt och stötta resehanteringsprocessen.

  2. Hur får Egencias användare tillgång till läglig och relevant information när de bokar resor, utöver via dessa verktyg?

    Utöver verktygen för planering och efterforskning har Egencia bäddat in rekommendationer i bokningsupplevelsen för att hjälpa resenärerna att fatta kloka beslut. Egencia visar restriktioner och varningsmeddelanden som gäller resenärens avreseort och resmål på resedatumen som de anger när de bokar.

    Dessutom är Egencia en del av Expedia Group, ett av världens främsta reseföretag. Tack vare denna koppling tillhandahålls uppgifter om hälso- och hygienstandarder samt relevanta rutiner direkt från leverantörerna. Egencia visar de restriktioner och bekvämligheter som är aktuella för specifika flyg, hotell, hyrbilar och tågresor under bokningen.

    Reseråden är integrerade i Egencias SaaS-affärsreselösning, vilket gör det enklare för Travel Managers, resebeställare och resenärer att hålla sig uppdaterade om de senaste rekommendationerna direkt i bokningsupplevelsen. Dessa reseråd finns även inbäddade på flera platser i Egencias globala plattform, till exempel på resplanssidan, i mobilappen och i den virtuella assistenten.

  3. Hur ser det ut utanför bokningsupplevelsen? Hur kan resenärerna få tillgång till rekommendationer efter att de har bokat?

    Resesidan på hemsidan och reseskärmen i mobilappen visar alltid aktuell information, även när restriktionerna och reglerna ändras.

    När resenärer bokar en resa får de en e-postbekräftelse som innehåller information om de restriktioner som gäller för resan vid bokningstillfället. Men restriktionerna och reglerna ändras ofta, och ibland plötsligt. Fyra dagar före avresa skickar vi därför ett e-postmeddelande med uppdaterad information.

    Dessutom har Egencia® Travel Advisory integrerats i Egencias virtuella assistent. Den virtuella assistenten kan identifiera om användaren har bokat en resa till ett resmål med aktiva reseaviseringar och visar då automatiskt reseråd för dessa resmål. Den kan dessutom identifiera en användares avsikt att fråga efter mer information om reseråden och då hjälpa till med att hitta relevanta verktyg och aktuell information. Användarna kan även chatta med den virtuella assistenten och följa reseråden genom att göra ändringar i sina resplaner om det behövs.

  4. Hur kan Travel Managers identifiera och kontakta resenärer som påverkas av nya restriktioner eller reseaviseringar?

    Travel Managers kan använda Egencias resenärsspårning för att fastställa vem som påverkas av nya restriktioner eller regler. De kan söka globalt eller efter ett specifikt land, en stad, ett flygbolag eller ett område på en karta. Nyligen har funktioner för sortering och filtrering som gör det möjligt för användare att ytterligare justera sina sökningar lagts till för att minska och hantera riskerna på ett bättre sätt.

    När resenärer vars resor påverkas av en ny restriktion eller regel har identifierats får Travel Managern tillgång till resenärens kontaktuppgifter. Travel Managern kan även välja att kontakta resenären direkt via Egencias verktyg för resenärsspårning. De kan till exempel välja att skicka ett e-postmeddelande till resenären eller en pushnotis direkt till resenärer som har installerat Egencias app på sina mobila enheter. Det här gör det möjligt för Travel Managern att ge specifika råd om den rådande situationen.

    Travel Managers kan se alla meddelanden som skickats från Egencias resenärsspårning under de senaste 60 dagarna, inklusive tidsangivelser, vilka kanaler som använts (e-post eller pushnotiser) och om (och när) resenärerna har läst meddelandena. Med dessa rapporteringsfunktioner kan de kontrollera att informationen har nått resenärerna och att de är i säkerhet.

  5. Travel Managerns andra prioritet, efter att ha kontrollerat att resenärerna som påverkas av restriktionerna är säkra, är att minimera framtida risker och ekonomiska risker i företagets affärsreseprogram. Vilka verktyg har de då tillgång till för att utföra proaktiva åtgärder?

    Egencias kunder har tillgång till en stor mängd policyer och funktioner för godkännande och rapportering. Dessa funktioner fortsätter att förbättras och gör det enklare för användare att resa trots den stora mängden restriktioner världen över, och trots att dessa restriktioner ändras ofta och ibland plötsligt.

    Egencia har förbättrat inställningsmöjligheterna och lagt till nya funktioner för att göra det möjligt att ange resvägar och resmål som är utanför policy samt lagt till möjligheten att tillämpa riskbedömningar, som resekorridorer, i undantagsfall. De nya funktionerna omfattar även arbetsflöden för säkerhetsgodkännanden. När dessa flöden är aktiverade krävs godkännande från säkerhetsansvariga eller intressenter för bokningar till resmål med restriktioner.

    Alla dessa funktioner är tillgängliga från Egencia® Travel Advisor och resursinstrumentpanelen i Egencias resenärsspårning. De gör det möjligt för Travel Managers att hantera störningar för alla typer av företag, från småföretag till stora internationella organisationer.

Letar du efter bättre affärsreselösningar? Kontakta vårt team.