Hur hindrar man affärsresenärer från att bryta mot reglerna?
I alla de år Londons Business Travel Show har utfört sin årliga enkätundersökning bland reseuppköpare har efterlevnad av resepolicy hamnat högt upp på deras prioriteringslista. Ofta hamnar ämnet inte långt efter den ständiga frågan om kostnadseffektivisering. Det är lätt att förstå varför kostnadsbesparingar är en prioritet, men man skulle tro att uppköpare blivit smartare vad gäller att säkra efterlevnad av policy. Så är det alltså inte.
- Problemet är att det är mänskligt att försöka hitta kryphål och tänja på reglerna. Och vissa gör det mer än andra.
Artikeln
The Dark Side of Creativity: Original Thinkers Can be More Dishonest av Francesca Gino och Dan Ariely på Harvard Business School visar att människor som uppfattas som kreativa i ett antal standardiserade psykologiska tester har ”ökad motivation att tänka utanför ramarna vilket i sin tur ökar deras benägenhet att bete sig oärligt.”
Eftersom det ofta är ett företags kreativa anställda som reser mest betyder det att det är just de som är mer benägna att strunta i resepolicyn eller försöka hitta kryphålen i den.
Hur kan du som Travel Manager förhindra att de gör det?
Storbritanniens Financial Conduct Authority (FCA) utförde 2016
en studie över beteende och policyefterlevnad inom företag. De upptäckte att människor tenderar att bryta mot reglerna ”när de kan motivera fördelarna med regelbrottet och bevara sin status som god och hederlig människa”.
”Det finns därför en avvägning mellan externa motivationer att bryta mot reglerna och interna motiveringar som belöningar och straff; man känner sig nöjd om man agerar hederligt och skamsen om man gör något fel,” förklarar rapportförfattarna.
Det är också därför s.k. gamification har visat sig ha viss framgång i affärsresevärlden. Att till exempel ge resenärer poäng som sedan visas upp för samtliga medarbetare i form av en tabell kan göra underverk för efterlevnaden av en resepolicy.
- Problemet är att fördelarna med att inte följa policyn ofta är väldigt attraktiva; man kan till exempel bo på finare hotell eller samla fler frequent flyer-poäng för personligt bruk.
Gary Beckers artikel
Crime and punishment: An economic approach från 1968 handlade om hur man beräknar sannolikheten för att någon ska bryta mot reglerna. Han drog slutsatsen att en person kommer att bryta mot reglerna om fördelarna med regelbrottet är större än sannolikheten att bli påkommen multiplicerat med straffet.
Om vi extraherar detta till affärsresebranschen betyder det att den ytterst ansvariga för regelbrotten, d.v.s. du som Travel Manager, bör försöka öka sannolikheten för upptäckt eller höja straffen för regelbrott. Det kan exempelvis innebära att man kräver att alla resor godkänns på förhand, eller att man hotar med att inte betala för utgifter i de fall resepolicyn inte följs.
Men är bestraffning den rätta vägen att gå, eller är det bättre att belöna efterlevnad av policy?
Professor Jan Kubanek, som är forskarassistent i anatomi och neurobiologi på Washington University i St. Louis, har svaret.
Hans experiment gick ut på att han spelade upp en serie klickljud i öronen och visade en serie blinkande ljus framför ögonen på sina subjekt. Deras uppgift var att avgöra om de hörde eller såg mer på vänster eller höger sida och en grupp fick en belöning på mellan fem och 25 cent för varje rätt svar, medan en annan fick betala samma summa varje gång de svarade fel.
Den grupp som belönades tenderade att upprepa sitt tidigare val, och tendensen blev starkare med högre belöning. Den gruppen som straffades undvek sina tidigare val, men oavsett hur stor eller liten straffavgiften var visade subjekten lika stor tendens att undvika det tidigare valet.
Kubanek beskrev: ”Objektivt sett skulle man tro att vinsten av 25 cent hade samma grad av effekt som förlusten av 25 cent, men det var inte vad vi såg.”
- Slutsatsen var att piskan, alltså bestraffningen, var mer effektiv än moroten för att få människor att följa regler.
Intressant nog visar FCA:s studie att folk beter sig annorlunda i grupp, vilket innebär att regelbrott ofta är avhängiga företagskulturen och arbetsplatsens sociala normer.
I rapporten kan man läsa:
”Regelbrott kan därför minskas genom att främja en positiv efterlevnadskultur. Det kan företag uppnå med hjälp av tonen i sin kommunikation, utbildning och förväntningarna på personalen, samt genom att erbjuda rätt sporrar, motverka negativa attityder och offentliggöra exempel på gott uppförande.”
Travel Managers måste noga överväga hur de kommunicerar belöningar för efterlevnad och straff för regelbrott.
- Enligt forskningen är straff mer effektivt, men för vissa företag är det lite väl extremt att inte betala för utgifter.
Vi har en idé. Vad sägs om att bjuda de resenärer som följer resepolicy bäst på en företagsfest? De som bryter mot reglerna blir inte inbjudna. Det behöver inte bara gälla resor heller. Du kan också bjuda in anställda som minskar sin papperskonsumtion, sparar disk eller sänker företagets koldioxidutsläpp.
