Skip to main content

Policyns dolda effekter på resenärers välbefinnande

4 min
Posted: 31 July 2018Updated: 15 September 2020
Topics: Blogg
Three-faces-showing-travaler-well-being1.jpg
Det är emotionellt krävande att resa. Att tillbringa tid borta från familjen får en märkbar effekt på resenärens liv. Kompensation i form av shoppingtid på en tisdag kan knappast mäta sig med att åka och bada med familjen på en söndag. Det kan också påverka resenärer på mindre påtagliga sätt. En resepolicy som passar bra på ett företag kan vara olämplig på ett annat. Långa resor i ekonomiklass kanske inte påverkar effektiviteten för den som enbart reser till interna möten, men de skulle kunna få negativa konsekvenser för en advokat på väg till möten som kan generera stora arvoden. Här följer några exempel på mindre bra inslag i en resepolicy samt hur du uppnår bra resultat genom att identifiera de dolda effekterna. Reseklass Reseklassen är en central del av en resepolicy, men det är inte längre självklart att affärsresor görs i Business Class. Kriterierna för resor i en högre reseklass har traditionellt sett handlat om resans längd och personens position i företaget. Efter finanskrisen 2008 försökte många företag spara pengar genom att dra ned på antalet anställda som var berättigade att resa i högre klasser eller genom att ändra reglerna för flygresans längd. Är detta det bästa sättet att maximera avkastningen på företagets investeringar i affärsresor? Får en chef samma nytta av att åka Business Class till en veckolång vidareutbildning som till ett kort möte där ett mångmiljonkontrakt står på spel? En del organisationer har valt att ta hänsyn till resans syfte i policyn. Ett exempel kan vara att en resenär som förväntas göra affärer inom tre timmar efter landning har rätt till högre reseklass än vanligt. Många företag väljer att boka flyg med byten för att dra ner på kostnaderna. Men en lång språngmarsch genom en främmande flygplats för att hinna med nästa avgång är kanske inte lämplig för äldre eller gravida resenärer. Justerade regler för vem som får resa med direktflyg skulle kunna förbättra resenärernas välbefinnande. En bra resepolicy kan vara att specificera lägsta rimliga pris i stället för lägsta möjliga pris. Om det billigaste flyget avgår från en flygplats som ligger sex mil längre bort än huvudflygplatsen kan detta både kosta resenären tid och öka företagets sammanlagda resekostnader. Många lågprisbolag har trots allt visat sig fungera utmärkt för vissa resor och många företag har insett att de kan uppnå en bra balans mellan pris och resenärstillfredsställelse genom att ändra policyn och tillåta Premium Economy i stället för att automatiskt tillåta Business Class. Pristak Eftersom mycket idag kretsar kring resenären har det blivit allt populärare med pristak och resetraktamenten i policyn. Resenärer kan välja de hotell de själva föredrar i stället för att boka ett hotell som har bra pris men inget gym. Men hur ofta utvärderar din organisation dessa pristak?  Tillgång och efterfrågan på boende i en stad kan förändras av många olika externa skäl, allt från att ett stort affärshotell stänger för renovering till att ett terroristattentat äger rum. Därför kan pristak få oönskade konsekvenser. Om man inte regelbundet ser över sina pristak finns risken att resenärer tvingas boka mindre lämpliga hotell som ligger i otrygga områden. En idé kan vara att ha säsongsbundna pristak som tar hänsyn till branschmässor, sportevenemang och liknande, då hotellpriserna kan förändras dramatiskt. Resegodkännande Det är vanligt med rutiner för att förhindra onödigt resande eller överdrivna utgifter. Det är utan tvekan bättre att ha en rutin för förhandsgodkännande än att ifrågasätta resenärens utlägg i efterhand. Många företag har dock en ostrukturerad eller långdragen godkännandeprocess, vilket kan resultera i att priset hinner gå upp innan resan kan bokas. Att man ser över och justerar godkännandeprocessen kan öka resenärernas tillfredsställelse. Policyn bör tydligt ange vilka resenärer som behöver få godkännande och för vilken typ av resor. Säkerhet för resenärer (Duty of care) Organisationer som förväntar sig att anställda ska resa till så kallade riskfyllda destinationer bör se till att resepolicyn innehåller relevant information. Påminn resenärerna om nödvändiga förberedelser, som vaccinationer, och ge information om destinationen och om vad man bör göra vid en naturkatastrof eller politisk incident. Allt detta bidrar till resenärens säkerhet och välbefinnande. Det kan också vara bra att resepolicyn innehåller olika avsnitt, ett för dem som är vana att resa till dessa destinationer och ett för dem som gör det för första gången. Det som kan vara självklart för en person behöver inte vara självklart för en annan, och nya affärsresenärer kan behöva mer information om lokala förhållanden och ett säkert beteende. Är det dags att ta pulsen på din resepolicy? Läs om fler lösningar här.