Partner eller leverantör - att välja affärsreselösning för medelstora företag

De största affärsresebyråerna har sett en långsam utveckling under de senaste åren. Därför försöker de nu utöka sin kundbas genom att erbjuda sina tjänster till medelstora företag. Går det verkligen att jämföra service storföretag behöver med små eller medelstora företags behov? Eller behandlas medelstora kunder på ett standardiserat sätt? Vi bad Michael Robertson, som har många års erfarenhet av att arbeta med små och mellanstora företag, att dela med sig av sitt perspektiv. F: Vissa företag och affärsresenärer som aldrig upplevt ett formellt affärsreseprogram har svårt att hantera förändringen. Hur kan en affärsresebyrå göra övergången smidig?  S: Människor ogillar inte förändring. De ogillar onödiga förändringar som de inte förstår nyttan av. Därför är det mycket viktigt med en tydlig kommunikationsplan för företag som är nya inom affärsresebranschen, eller som byter leverantör. Det är lättare för dina resenärer att anamma programmet om du berättar varför ändringen ska göras, varför det sker just nu och vad målsättningarna är. Vi förstår att Travel Managers vid små och medelstora företag ofta har flera olika ansvarsområden och vill hjälpa dem att utveckla en sömlös kommunikationsplan, med fokus på deras reseprogram och dess mål. Med allt från nyhetsbrev och bloggartiklar till företagsanalyser och rapporter ser vi till att reseinköpare har de verktyg de behöver för att övertyga sina resenärer vid deras första bokning, och vid varje efterföljande resa. F: Små och medelstora företag har vanligtvis inte samma kapacitet för förhandling som storföretag. Hur kan affärsresebyrån hjälpa till? S: Affärsresebyråer ska ge SME-företag tillgång till leverantörer, priser och bekvämligheter de inte själva har tillgång till. På Egencia har vi fler än 1 700 Hotel Market Managers som jobbar just med detta. Vi är våra kunders förespråkare och förhandlare. Det betyder att resenärer på ett smidigt sätt kan hitta och boka inom policy med bekvämligheter och avbokningsregler som passar affärsresenärer. Samtidigt arbetar leverantörer med oss eftersom det är ett sätt för dem att bredda sig. De får möjlighet att visa sitt utbud för inköpare vars volym inte är tillräcklig för ett eget program med betydligt billigare och individuellt utformade avtalspriser. F: Vissa researrangörer säger att de erbjuder en komplett, flerkanalig tjänst. Varför är det här viktigt? Är det ens möjligt, med tanke på att de flesta affärsresebyråer inte bygger eller använder sin egen teknologi?  S: Traditionella affärsresebyråer erbjuder lösningar med flera kanaler. De stöder en mindre armé med teknikleverantörer av allt från bokningsverktyg till data- och reseräkningssystem. De stöder i princip allting du behöver och försöker integrera detta i sin lösning. Problemet är att de inte äger några av dessa lösningar. Om ditt bokningsverktyg trasslar kan du inte ringa till affärsresebyrån. Det finns ingen där som kan hjälpa dig. Det andra stora problemet är att all data inte ligger på en och samma plattform. Ju fler gånger du skickar data mellan olika partners desto troligare är det att något går snett. Dessutom uppstår problem med latens - du måste vänta på ett tredje system som behandlar data eller policyuppdateringar. Sammantaget kan de här problemen orsaka stor frustration hos resenärer. Föreställ dig att du går till bankomaten och kvittot visar en viss summa. När du sedan talar med bankpersonalen säger de att ditt verkliga saldo inte matchar det som står på kvittot. Vad skulle du göra då? Troligtvis byta bank, för att få veta hur mycket pengar du faktiskt har på kontot. Så är även fallet med affärsresebyråer. Om din data inte matchar, eller om din affärsresebyrå inte kan besvara dina frågor, bör du ersätta den med en partner som klarar det. F: På vilket sätt påverkar det resenärer om deras reseleverantör äger och skapar sin teknologi? Löser det den ovanstående konflikten?  S: Absolut. Våra resekonsulter använder samma bokningsverktyg som våra resenärer och resebeställare, så att de har samma information framför sig som kunderna. Om resenärer har några frågor kan vi besvara dem direkt, utan att delegera till tredje part. Vi behöver inte heller be om hjälp för att överföra data till en partner. Dataöverföringen sker i realtid och reseansvariga har alltid tillgång till analyser som hjälper dem att hantera verksamheten. Med hjälp av denna data kan resebeställare och Travel Managers dela skräddarsydda och relevanta meddelanden med personal på resande fot, så som "Välkommen till Dallas. Kom ihåg att du inte behöver köpa bilförsäkring. Du är redan försäkrad.” Resenärer har även tillgång till data i realtid. Från vår plattform och vår app kan vi dela information som är relevant och användbar för dina resenärer. Vi kan berätta om deras gate ändras, var närmaste bensinmack ligger, när de måste tanka sina hyrbilar, och ge andra resetips. F: Finns det andra sätt ni särskiljer er från andra affärsresebyråer genom det faktum att ni äger er teknologi? S: Varje affärsresebyrå säger sig sätta kundens bästa i första rummet. På Egencia bygger vi våra produkter utifrån deras behov. Vi gör regelbundna användartester, så att vi snabbt kan utveckla och erbjuda ännu bättre service. Genom att erbjuda lättanvända verktyg som speglar våra resenärers beteenden ser många företag en positiv effekt vad gäller efterlevnad av resepolicy och behöver inte lägga tid på regler och pekpinnar. F: Hur viktigt är det att erbjuda en enda global lösning till små och medelstora kunder?  S: Världen har förändrats. Ett företags storlek reflekterar inte komplexiteten i dess globala engagemang, resmönster, eller affärsresebehov. Den som antar att medelstora företag inte har global komplexitet gör dem en otjänst. SME-företag behöver marknadsanpassade lösningar. För företag med mer erfarenhet och som försöker att tackla globaliseringens utmaningar är det ännu viktigare att ha en enda plattform i alla regioner. Vi erbjuder en globalt konsekvent upplevelse, som även tillgodoser de nyanser och behov i det land resenärerna befinner sig. F: Vad behöver små och medelstora företag veta när de utvärderar olika affärsresebyråer? S: Hur viktig är du egentligen för din affärsresebyrå? Vare sig du vill introducera ett nytt affärsreseprogram eller byta leverantör ska du se till att din utvalda affärsresebyrå kan tillgodose alla dina behov. Era samtal ska handla om dig och dina behov, samt fastslå hur en förstklassig lösning ser ut för ditt företag. Annars finns det risk för att du får en ”leverantör”, snarare än en strategisk samarbetsparter. F: Har du några slutord till reseinköpare på små och medelstora företag? S: När Egencia grundades för 15 år sedan fokuserade vi på lösningar för små och medelstora företag. Sedan dess har vi konsekvent vunnit över både reseinköpare och resenärer på dessa marknader genom vår fina service, genom ett bra förändringsarbete, genom att agera som deras förespråkare och ständigt erbjuda förstklassiga lösningar. Vill du veta mer?  Läs om varför dessa Egencia-kunder valde bort traditionella affärsresebyråer, se det intressanta webinaret “One Size Does Not Fit All” för att få ut det du önskar från ditt reseprogram - eller kontakta oss.