Moderna reseinköp – mer än bara anbudsförfrågningar

Posted: 26 August 2019
Topics: Blogg
modernise-your-procurement-process.jpg

Av Dan Godsell, global sales

Det är ett faktum att den globala ekonomin förändras allt snabbare. Kunderna har allt högre förväntningar och företagen måste fortsätta att utveckla nya innovationer för att förbättra användarupplevelsen. Företag måste vara flexibla och anpassa sig efter nya villkor. Det innebär att många processer måste uppdateras regelbundet.

I en miljö som förändras snabbt kan det innebära problem när en viss funktion får ny prioritering medan de processer som används för funktionen inte uppdateras. Vad händer till exempel när något som en gång ansågs vara en vanlig produkt plötsligt blir en viktig strategisk resurs? Det kan ta lång tid för traditionella inköpsmetoder och -verktyg att anpassa sig, vilket kan påverka verksamheten negativt. Affärsresor är en del av detta föränderliga landskap och jag vill utforska den här dynamiken från ett antal olika vinklar.

Ta bilbatterier som exempel. Ja, bilbatterier. (Låt mig förklara.) Biltillverkare behövde en stadig tillgång till bilbatterier eftersom de användes med förbränningsmotorer. De var därför mycket viktiga. Men ansågs batterierna vara en strategisk del av logistikkedjan? Förmodligen inte. När batterierna köptes in var kostnaden utan tvekan en avgörande faktor. Men ny teknologi, oro om miljöpåverkan och konkurrens från nya spelare på den här mycket traditionella marknaden ändrade batteriets status. Skiftet till elektriska fordon som nu bara blir mer och mer efterfrågade runt om i världen har dramatiskt förändrat batteriets status som produkt, och företag som till exempel Tesla bygger nu hela sin verksamhet kring dem.

Eller tänk på hur arbetsplatser har utvecklats i den kunskapsbaserade ekonomin. För inte så länge sedan arbetade många av oss i enskilda bås i stora kontorslandskap. Kostnaderna för dessa kontorslandskap kunde enkelt beräknas (kvadratmeter delat på antalet anställda) och sedan var det bara att beställa de där smaklösa väggarna från de leverantörer som kunde leverera till lägst kostnader. I dag ägnas mycket tid och arbete åt att utforma de här utrymmena för att skapa olika rum för samarbete och teamwork. Arbetsplatser är inte bara utrymmen för arbete, utan även platser som företag använder för att definiera en företagskultur, främja innovationer och skapa en riktig upplevelse för de anställda. Företag investerar i genomtänkta utformningslösningar och köper inte bara in en mängd väggar att bygga bås med.

Den här typen av förändringar i hur viktig en produkt eller en tjänst är inom en viss bransch sker oftare och oftare i den alltmer föränderliga globala ekonomin. Få skulle argumentera för att kraven som ställs på leverantörerna vid inköp av ett batteri för ett helt elektriskt fordon ska vara samma som kraven som ställs på ett vanligt bilbatteri. Det kan vara enklare att identifiera de här skillnaderna när vi talar om fysiska maskiner än när vi tittar på tjänster, som till exempel affärsresor. Traditionella inköpsmetoder, som ofta kretsar kring anbudsförfrågningar, har inte hängt med i förändringarna kring affärsresor, som nu spelar en allt väsentligare roll för företagens framgångar.

Förändrade resealternativ

Den största förändringen inom affärsresebranschen hade faktiskt sitt ursprung i en revolution inom privatresebranschen. Vårt moderbolag, Expedia Group, var en av de drivande krafterna bakom den förändringen.

En mängd olika verktyg, appar, alternativ och sätt att jämföra kostnader för flyg och hotell, platser och bekvämligheter ledde till ett helt nytt sätt att boka privatresor. För affärsresor innebar det att resenärerna snabbt lärde sig att använda dessa nya verktyg och att deras förväntningar därför steg även när det gäller bokning av affärsresor. För företagen skapade detta en utmaning eftersom de behövde se till att de anställda fortsatte att efterleva gällande resepolicy.

Reseinköpsprocessen kan enkelt ta hand om de mer konkreta delarna av den här förändringen: prissättning, efterlevnad av resepolicy med mera. Men affärsresor är nu även en del av de mindre konkreta aspekterna av verksamheten. Bra erfarenheter av affärsresor spelar nämligen en viktig roll för att se till att de anställda är nöjda med sitt arbete. Det här är något som ofta kontrolleras internt av företagsledningen. Bland annat kan en bra resepolicy användas som ett verktyg för att rekrytera och behålla personal, och affärsresor kan dessutom hjälpa till att öka företagets intäkter. Men det är inte allt.

Det är svårt att få grepp på de mindre konkreta faktorer som spelar roll vid anbudsförfrågningar. Min erfarenhet är att de ofta faller inom tre grundläggande kategorier:

  • Början av en process: Många olika alternativ tas i beaktande och bedöms med hjälp av en standardiserad utvärderingsmetod. Potentiella leverantörer undersöks och de bästa alternativen väljs ut för vidare efterforskningar och diskussion.
  • Slutet av en process: Det flesta besluten har redan fattats. Anbudsförfrågan är ett slags bakgrundskontroll som är början på förhandlingarna om de slutgiltiga detaljerna.
  • Anbudsförfrågan är processen: Leverantören fyller i förfrågan och väntar på svar.

Var och en av dessa processer har sina fördelar och många organisationer har inte ändrat dessa standardiserade metoder på en lång tid. De som fortfarande arbetar med inställningen att anbudsförfrågan är processen gör det allt svårare för leverantörerna att visa vad de kan göra för att lägga till mervärde. I många fall leder detta till en situation där inga anbud kan läggas fram. Det innebär inte att vi inte vill göra affärer med dig. Men vi måste båda göra mer för att utröna om vårt samarbete passar dina behov.

Reseinköp: från handelsvara till strategiskt samarbete

Att uppgradera metoderna för reseinköp innebär mer än att bara ändra plats på anbudsförfrågningarna i processen. Det enda sättet att få grepp på de mindre konkreta faktorerna och på punkterna i den här checklistan är att prata med människor, även om du inte har för avsikt att byta leverantörer just nu. Att ha koll på vilka alternativ som finns och vad de erbjuder gör Travel Managers och inköpsexperter mer förberedda på att hitta rätt leverantör när det är dags för förändring.

Vi vill ha en öppen dialog med dig så att vi kan lära oss om er företagskultur. Är era resenärer tekniskt kunniga? Vilka förväntningar har de? Ser företagsledningen affärsresor som en investering eller som en kostnad som måste hållas nere? Vilka är företagets övergripande mål som affärsreseprogrammet måste anpassas efter? Vill du anpassa affärsreseprogrammet efter dessa? Det här är några frågor utöver de som finns på checklistan, men svaren kan ändå ha stor inverkan på såväl kostnaderna som effektiviteten.

En av de viktigaste sakerna vi kan diskutera är: kommer resenärerna att vara nöjda när de använder vår plattform? Svaret på den frågan avslöjar mycket om huruvida de kommer att efterleva företagets resepolicy och huruvida det finns möjligheter att utföra kontinuerliga förbättringar på lång sikt.

För att verkligen lyckas med hanteringen av affärsresor krävs samarbete och det kan ta lång tid att hitta rätt samarbetspartner. I ett fall som vi lyckades med nyligen hade vi många möten med en potentiell kund under loppet av flera månader för att verkligen förstå deras behov och för att utröna om vi faktiskt kunde hjälpa dem. För dem handlade det om mer än att bara ändra hanteringssätt och få bättre avkastning. De gjorde ett strategiskt val att utveckla sitt affärsreseprogram så att det passade bättre med verksamhetens målsättningar. Dessa diskussioner ledde till att anbudsprocessen och förändringsarbetet gick mycket smidigt.

Så den stora frågan är alltså: Hur kan inköpsmetoderna anpassas för att på ett effektivt sätt hantera affärsresor (eller resor och utgifter) i den digitala tidsåldern och för att kontinuerligt kunna utföra förbättringar och fatta bättre strategiska beslut? Jag anser att allt börjar med att affärsreseprogrammets mål i så hög grad som möjligt anpassas till verksamhetens målsättningar.

Ladda ned artikeln för att läsa mer om vår moderna syn på reseinköp.