Ett flexibelt affärsreseprogram på NTT Singapore
NTT Singapore Pte Ltd (NTTS) grundades 1997 och har över 20 års erfarenhet av att leverera teknologiska lösningar inom information och kommunikation (IKT-lösningar).
NTT Ltd är en global IKT-leverantör med cirka 40 000 anställda på en mångkulturell och dynamisk arbetsplats som täcker 57 länder. Företaget är verksamt i 73 länder och levererar tjänster i över 200 länder.
Utmaningen
NTTS är ett innovativt teknologiföretag med en ung arbetsstyrka som förväntar sig flexibel och personanpassad hantering av sina affärsresor. NTTS tidigare affärsresebyrå var en mycket traditionell resebyrå, och Tricia Lim, VP för affärsplaneringsavdelningen, och Raymond Thor, inköpschef, sa båda att de gärna ville starta ett samarbete med en affärsresebyrå som delade deras värderingar.
”Innan Egencia kom in i bilden var de anställda tvungna att skicka en förfrågan till den centrala administrationen för att boka flyg och hotell”, säger Tricia. ”Det tog lång tid, vi hade ingen möjlighet att välja efter egna preferenser och det blev väldigt dyrt att göra ändringar i sista minuten.”
Hitta en bra kulturell matchning
”Vi valde Egencia eftersom vi kände att de och NTTS har en liknande vision. De erbjöd teknologi och innovation som gjorde det möjligt för anställda, kunder med flera att hålla sig uppkopplade”, förklarar Tricia. De såg att Egencia kunde göra mer för dem än att bara bygga ett starkt affärsreseprogram och skapa en stark resekultur som speglar företagets värderingar.
”NTTS är inte som andra företag. Var och en av oss bokar sina affärsresor själv”, säger Tricia. ”Sedan vi bytte till Egencia kan resenärerna själva hantera sina resor. De bestämmer nu själva över sin planering.”
Varje gång en resenär bokade en resa följde upp till en timmes kommunikation med prisförslag och bekräftelser. Med vår plattform reducerades tiden för bokning och godkännande till 15 minuter.
Det är enkelt att boka på Egencias affärsreseplattform. Resenärer och Travel Managers har tillgång till samma plattform som Egencias resekonsulter, vilket gör det till en konsekvent och förutsägbar upplevelse att boka och hantera resor. Resenärer och resebeställare har tillgång till plattformen från alla sina enheter och kan göra bokningar över flera enheter. De kan påbörja en bokning på en dator, för att sedan slutföra den på sin smartphone.
”En av våra högsta prioriteringar var att det skulle vara enkelt att boka resor, och Egencia har varit till stor hjälp med det”, berättar Tricia. ”Resenärer kan hitta boenden nära sina destinationer och boka flyg och hotell i sista minuten genom Egencias portal.”
Personaliserade alternativ gör resandet enklare och enklare för varje resa. Vår plattform visar sökresultat baserade på resenärens preferenser och tidigare sökningar, som förbättras med hjälp av maskininlärning med information från NTTS resepolicy och stora mängder data från andra resenärer i och utanför företaget.
Den personliga behandlingen spelar också stor roll. Tricia kommer ihåg när företagets VD behövde hjälp under en resa till USA. En resplansändring i sista minuten innebar att hans flyg- och hotellbokningar brådskande behövde ändras. ”Kundservicen var mycket effektiv – personalen hjälpte honom omedelbart när han behövde byta hotell och flyg”, säger hon.
NTTS har en innovativ och driven attityd. Genom Egencias plattformsteknologi får NTTS resenärer friheten att själva boka och hantera sina resor. Med hjälp av vår utmärkta kundservice vet de att vi finns där för dem om de skulle behöva hjälp.
Kostnadsbesparingar och bättre bokning
Tidigare var det centrala reseteamet ansvarigt för en stor del av administrationen när det kom till reseförfrågningar.
Genom att omstrukturera användningen av en central administration sparade NTTS även oväntat mycket pengar. Tack vare deras smarta användning av teknologi har Egencia en lägre bokningsavgift än traditionella affärsresebyråer. Dessutom rekommenderar bokningsplattformen automatiskt de alternativ som kostar minst och som faller inom ramarna för NTTS resepolicy.
”Egencias plattform hjälper till att förbättra upplevelsen för våra resenärer och hjälper oss hålla koll på kostnaderna på samma gång”, säger Raymond. Resan går också smidigare, vilket innebär att resenärerna kan fokusera på vad de har åkt dit för att göra.
Efter att ha börjat samarbeta med Egencia har NTTS på ett års tid minskat kostnaderna för serviceavgifter med 60 procent och minskat flygkostnaderna med mellan 27 och 58 procent.
”NTTS är ett stort företag, och Egencias plattform har gjort det enkelt att hitta våra globala kontor eftersom all platsinformation har lagts in på förhand”, förklarar han. ”Nu kan våra resenärer se vilka hotell som finns tillgängliga i närheten av den plats de ska besöka.”
Användbar information, förbättrad efterlevnad och ett nytt sätt att hantera affärsresor
Resebeställare kan dra nytta av att vi samlar all resedata åt dem. Det gör att de kan övervaka reseutgifterna, analysera resorna efter individer eller affärsgrupper och rapportera tillbaka till företagsledningen med visuella rapporter för alla aspekter i affärsreseprogrammet. ”Siffrorna hjälper oss att se våra reseutgifter, förhandla med flygbolag och få bättre företagspriser”, berättar Raymond.
Egencias plattform har även ökat efterlevnaden.
Att ha resepolicyn integrerad i plattformen gör det även enklare för resenärerna. Tidigare ”fanns det så många policyer inom företaget att ingen kunde lära sig dem utantill”, berättar Tricia. ”Med Egencia behöver vi inte komma ihåg dem själva. Policyn finns här i plattformen.” Det gör det enklare för administrationsteamet att se till att de anställda uppfyller policyn utan att missa någonting i hanteringen av affärsreseprogrammet.
”Tidigare var vi beroende av mänsklig översyn”, säger Tricia. ”Nu är resepolicyn och godkännandeprocesserna integrerade i plattformen. Detta har hjälpt till att minimera antalet bokningar som sker utanför policy, och vi har även sett förbättringar i våra granskningar.”
Vi erbjuder omfattande support under implementeringen för att hjälpa reseansvariga och inköpare med att förbereda de anställda på det nya sättet att resa med jobbet. Processen involverar även att presentera fördelarna för resenärerna, till exempel att resepolicyn är lättåtkomligare än tidigare, att bokningsplattformen påminner mer om hur användarna bokar andra typer av resor och att de vid behov har omedelbar tillgång till professionell support.
Hjälp med krisförberedelse
Förutom den ökade efterlevnaden och de stora besparingarna i kostnader och tid får NTTS via plattformen även viktig information när en nödsituation uppstår. ”Tidigare kunde vi inte spåra våra resenärer”, säger Tricia.
Det var under tsunamin i Japan 2011 som det gick upp för dem hur förödande denna informationsbrist kunde vara. ”Vi hade mycket personal där, men ingen information om var de befann sig. Idag vet vi, tack vare Egencia, var våra medarbetare ska befinna sig. Eftersom alla måste boka genom plattformen kan vi se var de befinner sig genom resenärsspårning, vilket gör att vi kan planera för krishantering.”
Den perfekta kombinationen
Vår globala affärsreseplattform har hjälpt NTTS ge sina resenärer mer frihet genom vårt användarvänliga bokningsverktyg. Efterlevnaden har även blivit bättre tack vare en bra användarupplevelse och integrerad resepolicy.
Den samlade datan och rapporterna har även hjälpt reseansvariga att dra ner på kostnaderna genom analyser, förhandla fram bättre priser och spåra resenärer över hela världen.
Tricia ser allt detta som fördelar som har hjälpt organisationen att hantera sitt globala affärsreseprogram, ge resenärerna större frihet och skapa en positiv resekultur. ”Med Egencia har vi kunnat förbättra vår effektivitet och hjälpa vår unga arbetsstyrka”, säger hon.
