Konsten att undvika självmål

5 gemensamma nämnare för Travel Managers och fotbollens förbundskaptener

EM 2016 har väl nästan fallit i glömska vid det här laget, men när man ser förbundskaptenernas olika ledarstilar – från Didier Deschamps och Joachim Löw till Antonio Conte – förs tankarna lätt till Travel Management. Fotbollsledare strävar efter flera olika mål: att undvika avstängning, att göra reklam för laget och att förbättra lagets finanser. Detsamma gäller även inom Travel Management för företag. Precis som fotbollsledare måste Travel Managers anpassa sina strategier för att uppnå ägarens, eller landets, prioriteringar. Fotbollsledare anger KPI:er, som att nå nästa omgång i cuptävlingar, att kvalificera sig och att spela rent. Det gör även Travel Managers. Men hur många gånger har inte fotbollsfans och ekonomichefer sett hur alla regler och rekommendationer följts till punkt och pricka, utan att det slutgiltiga målet uppnåtts? Nyckeln till att hitta rätt managementstrategi är att förstå prioriteringar och identifiera de önskade resultaten. Taktiken följer efter det.

Vad är det som avgör vilken strategi som passar bäst för Travel Management?

1 Företagskulturen

Vissa företag ser på resande som en vara, och därför blir Travel Managerns prioritering att hantera, dvs. sänka, kostnaden för varan. Andra ser resandet som en investering och en nödvändig insats för att främja företaget. I det första fallet behandlas resandet ofta mer funktionellt, där målet är att garantera effektiv och kostnadseffektiv bokning och leverans. I det senare fallet har man en mer holistisk syn på resandet och man tar med både resenärens produktivitet och välmående i beräkningen. Det är mindre sannolikt att det holistiska synsättet sköts av en enda inköps- eller operationsansvarig, men det är desto mer sannolikt att andra avdelningar, till exempel personal- eller riskavdelning, påverkar besluten.

2 Företagscykler

Olika företag har olika mål, men ibland kan målen även skilja sig inom ett och samma företag. En inköps-specialist kan till exempel behövas under leverantörers RFP-säsong eller när en ny affärsresebyrå (Travel Management Company eller TMC) anlitas. Men det kommer även finnas tillfällen då alla kontrakt är på plats och en annan person och approach behövs – kanske en resebeställare som förstår resenärers behov och funderingar. Få företag kan tillägna en inköpstjänst på heltid för resasegmentet, så de flesta väljer en tjänst som omfattar flera inköpsområden.

3 Företagets hälsa

Fotbollsklubbar som lider för många förluster kan flyttas ned, och på samma sätt finns det inget som minskad vinst för att få ekonomichefer att fokusera på resultat – och kostnader. När kostnadskontroll blir viktigt får resenärens välmående lägre prioritet och ledningen börjar att fokusera mer på besparingsmetoder från att boka i förväg till att efterfölja resepolicyer. En affärsresebyrå med omfattande onlinekapacitet som Egencia kan vara ovärderlig för Travel Managers som behöver anpassa strategin för att uppnå större besparingar. Den kan inte bara ge lättillgänglig och omfattande information om reseutgifter som hjälper företag identifiera potentiella besparingar, utan erbjuder dessutom ett utförligt hotellutbud, som ökar möjligheterna att boka ett boende som passar både resenär och resebudget.

4 Företagets fokus

Företagskulturen och/eller dess strategi kan mycket väl utvecklas mot att berättiga någon med andra erfarenheter och kunskap. I dagens politiskt osäkra läge kan kunskap om riskmanagement värderas högt. På samma sätt måste värdet av att känna till och förstå resemarknaden i detalj ge vika för data- och IT-utveckling på större företag.

5 Externa faktorer

Barbara Cole, Corporate Account Manager på Egencia, ger som exempel olje- och gasindustrin för att illustrera hur resebehov kan förändras. Hon säger, “Olje- och gasindustrin [karaktäriserades av] väldigt lösa och liberala riktlinjer för resande för ett år sedan. Nu måste dessa vara mycket mer restriktiva och chefer ser i större utsträckning på siffrorna. Dessutom ser de på kvartalssiffror, istället för års- eller halvårssiffror, och fokuserar mer på hotell- och flygerbjudanden, då kostnader är väldigt viktiga för dem nu.”

Taktiken

Precis som för fotbollsledare kommer utmaningens omfattning att påverka vilken ledarstil som väljs. Vissa managementverktyg, som till exempel en långsiktig och genomförbar strategi samt en positiv inställning, kommer alltid att behövas. Managementstrategin bör också inkludera de olika behoven för organisationens olika intressegrupper. Ekonomichefer kan fokusera på siffrorna, men resenärerna kommer att vara medvetna om servicenivåer och hur de olika rese- och bokningsalternativen påverkar deras produktivitet och välmående. Personalavdelningen kommer att fokusera på säkerheten och IT fokuserar på vilka plattformar som används. I slutändan misslyckades Englands Roy Hodgson på grund av att han inte kunde anpassa olika intressegruppers förväntningar och behov. Alla ledare, oavsett om de jobbar inom fotboll eller på ett företag, måste känna passionerat för sitt jobb och utföra det väl. Detsamma gäller för resor.