Så använder 3 Egencia-kunder resedata för att hålla budgeten

I samband med att många företag förbereder sina affärsreseprogram för perioden efter covid-19, förlitar de sig på data för att få information och ta bättre beslut. Med hjälp av data ska ditt företag kunna få en helhetsbild som förenklar hanteringen av resenärssäkerhet och intäkter. Detta kan ske genom allt från ordentlig rapportering om kommande och tidigare resor till användbar statistik om restyper och ett system för hantering av outnyttjade biljetter. 

I Egencia Analytics Studio har du alltid tillgång till en samlad överblick över alla dina data. Genom att samla resedata från källor online och offline på en och samma plats samt erbjuda specifika verktyg och avancerade filter kan Analytics Studio hjälpa dig att få mer insyn i reseutgifterna. Därigenom kan du effektivisera ditt affärsreseprogram och hitta besparingsmöjligheter.

Vår rapportering hjälper också både stora och små kunder med riskhantering. Egencias resenärsspårning gör det möjligt för Travel Managers att se var deras resenärer har varit under de senaste 30 dagarna samt vart de har planerat att resa, vilket ökar säkerheten för resenärer och minskar riskerna.

Data innebär bättre avtal och beslut på AMS

Vår rapporteringsteknologi ger våra kunder tillgång till den relevantaste informationen. Med konkreta siffror kan kunderna hålla koll på trender, utgiftsbeteenden och avkastning samt hitta områden där det finns möjligheter att spara pengar.

”[Genom] att samarbeta med Egencia får vi en samlad översikt över våra utgifter. Vi betalar inte en förmögenhet. Vi har en affärsmodell som fungerar. Det betyder att vi kan hantera utgifterna noggrant och få en klar uppfattning om hur mycket vi spenderar på hanteringen av programmet, i motsats till programmet i sig. Rapporteringen gör att vi kan se vad vi har för resekostnader.”

– Michael McSperrin, Global Head of Facilities and Support Services på AMS

Många av våra större kunder kommer till oss med befintliga förhandlade avtal med hotellkedjor, och även dessa kan optimeras. Genom att använda rapporterna från Analytics Studio kan kunderna se vart deras resenärer ofta reser och dra nytta av informationen för att förhandla fram bättre erbjudanden från leverantörer.

”Rapporteringen har verkligen påverkat våra beslut om när vi behöver öka och minska resandet, [eller] fokusera på särskilda områden eller regioner. Den ger oss den översikt vi behöver för att förstå var vi borde lägga våra resurser, hur vi ska planera vår budget och vart vi behöver skicka vår personal för att vara på rätt plats vid rätt tidpunkt. Men också för att se till att vi kan utnyttja vår köpkraft, till exempel när det är dags att förhandla fram ett bättre avtal med ett hotell eller flygbolag.”

– Michael McSperrin, Global Head of Facilities and Support Services på AMS.

Kaspersky och Egmont får en helhetsbild

Med hjälp av våra rapporteringsfunktioner kan våra kunder samla information från källor online och offline på ett och samma ställe. Att allt är samlat innebär att de kan se allt på en gång och inte behöver slösa tid på att arbeta med flera olika system och program.

I Analytics Studio finns massor av värdefull information, som hjälper kunder att ta kostnadsmedvetna beslut och öka besparingarna. Du kan hitta allt från statistik om utgifter, onlineupptag och förköpsperioder till resultat från Savings Finder och huruvida det finns outnyttjade biljetter tillgängliga.

Om du ser att en viss avdelning eller resenärsgrupp till exempel konsekvent bokar hotell nära inpå vistelsen, kan du uppdatera din policy och kräva tidigare bokningar, vilket ofta är mycket billigare.

”Jag gillar data. Jag älskar att arbeta med dem. Jag älskar att se hur siffrorna kan visa vad som sker, vart vi är på väg och vad trenderna är just nu. Jag använder data för att generera olika rapporter, såsom efterlevnadsrapporter, översikter över globala resor med mera. Dessa data är ett bra stöd för mig.”

– Irina Kostyukova, Head of Business Travel på Kaspersky

I Analytics Studio får dock våra kunder mer än bara uppsikt över sina egna data. De kan till exempel utvärdera sin marknadsandel och till och med jämföra resultaten från sitt program med andra företag i samma storlek genom funktioner för prestandamätning. All denna information innebär naturligtvis att våra kunders Travel Managers enkelt kan rapportera till sina interna intressenter och chefer.

”Genom att samarbeta med Egencia får vi ut mer av våra data. Det är viktigt att vi lagrar våra data centralt i vår organisation. Sedan distribuerar vi dem till de anställda. När jag ringer till våra Travel Managers är det mycket viktigt för mig att de vet allt om företaget och deras resenärers resemönster.”

– Adam Massigeh, Category Manager på Egmont

Gör siffrorna meningsfulla

I många organisationer har förståelsen för hur deras reseprogram påverkar miljön blivit en prioritet. Vår rapportering hjälper företag med högt prioriterade miljömål att få bättre insyn, så att de kan fatta beslut om affärsresor med hållbarhet i åtanke.

”CO2-översikten är fantastisk för oss. Den ger oss insyn i hur stor koldioxidinverkan vi har som företag. Den hjälper oss även att förstå detta, så att vi sedan kan informera våra resenärer. Vi vill utbilda resenärerna om effekterna av långdistansflyg och resor i First, Business respektive Economy Class. Vi måste alla bidra i kampen mot klimatförändringar, och översikten ger oss data som vi kan använda för att påverka och ändra beteenden.”

– Michael McSperrin, Global Head of Facilities and Support Services på AMS.

Rapporteringen av koldioxidutsläpp från hotell och flyg ingår i Analytics Studio och gör det möjligt för företag att spåra sin koldioxidinverkan och vidta lämpliga åtgärder. Informationen som finns tillgänglig är avgörande för att kunna ta informerade beslut om miljön, från att kompensera för koldioxidutsläpp till att utbilda resenärer så att de kan ändra beteende.

Många reseleverantörer tar sina hållbarhetsåtaganden på största allvar och förstår hur viktigt det är med data och bevis när det gäller att främja hållbarare resor idag och i framtiden.

”Det finns ingen planet B. Vi har en stor inverkan på vår planet och de som bor på den. Det är mycket fokus på data och på att stödja det du gör med bevis, och detta är avgörande för att kunna driva hållbarhetsarbetet i rätt riktning. Vi har ett åtagande [gentemot kunder] att bli mer transparenta om vår miljöpåverkan och att hitta fler gemensamma mått så att de kan fatta välgrundade beslut.”

– Harald Bjugstad-Holm, Director of Sustainability på Nordic Choice Hotels

Ladda ner listan Essential checklist for business travel savings för att hitta fler besparingssätt.