Av Geoff Kahler, Senior Director of Global Marketing på Egencia

Detta inlägg skrevs ursprungligen i september 2019 och har uppdaterats av Geoff Kahler, Sr. Director of Marketing i juni 2022 i syfte att återspegla det aktuella klimatet för affärsresor.

Grattis – ert företag växer. Snabbt. Ni kanske precis har genomgått en andra eller tredje finansiering. Eller så har ni kanske expanderat till en ny region eller över ett hav som en del av er affärsmodell.

Oavsett vilket har ni nått framgång som ett nytt företag, entreprenör eller litet företag som skapats för att expandera – snabbt. Nu behöver ni rätt partner som kan hjälpa er att hantera de områden av ert företag – utanför era kärnkompetenser – som kan möjliggöra de tidiga stadierna av framtida verksamhetstillväxt.

En plats som tenderar att vara en blind fläck, men med kraften att skapa rejäla konkurrensfördelar? Ert affärsreseprogram.

Genom att välja en affärsresepartner med den rätta kulturella passformen, blir det enklare för er att implementera de processer som krävs för att främja tillväxt – utan att slå av på takten.

Det är inte vilda västern längre

För de flesta snabbväxande företagen var resebokningar som vilda västern. Alla bokade sin egen resa, på den plattform de önskade, och sedan bar det iväg. Det fanns ingen insyn i kostnader, eller var människor befann sig.

Även om detta kan ha fungerat för ett team på fem personer, är detta scenario helt otänkbart när ni har nått 50, 500 eller 1 500 medarbetare, och den övergripande affärsplanen för resor ändras.

Då är det dags att börja hantera ert heltidsreseprogram, i stället för att hantera teammedlemmar som resenärer. Det är då det rätta partnerskapet kommer in i bilden.

Det finns många nya reseteknologiföretag på marknaden, och det kan vara svårt att välja. Men de nya spelarna i branschen upptäcker att de inte har den infrastruktur eller de affärsmöjligheter som krävs för att bygga expansiva affärsrelationer som stödjer snabbväxande företag.

Egencia har å andra sidan den vitalitet och smidighet som kännetecknar ett uppstartsbolag – med rötter i den konsumentupplevelse i världsklass som Expedia erbjuder – kombinerat med årtionden av erfarenhet, hundratals miljoner onlineinteraktioner och kraften i ett globalt nätverk.

Vad betyder detta för er?

Prisvärdhet och valmöjligheter– Vi börjar med rabatter. Oavsett om det gäller utformning av er resepolicy för att optimera rabatter, utnyttja kraftfulla avtalspriser eller skörda frukterna av maskininlärning i syfte att tillgodose era resenärers önskemål, åstadkommer Egencia detta.

Nöjda resenärer –  Det betyder också gladare resenärer, vilket är en milstolpe på dagens konkurrensutsatta marknad. Era resenärer får den självständighet de önskar med Egencias intuitiva bokningsverktyg – oavsett om det är på datorn, i mobilappen eller på deras smartwatch – med support från riktiga människor som står till tjänst när de behöver det.

Inga fler blinda fläckar  – I kombination med allt detta kommer du även att ha insyn i var din resebudget spenderas och var dina medarbetare befinner sig under varje ögonblick.

Affärsresor är här för att stanna … så använd dem till er fördel

Zoom, affärsmöten online och digitala produkter för kommunikation har banat vägen för nya möjligheter. Men affärsresor är på stark frammarsch bakom bärbara datorer. Återhämtningen ligger nu på 80 procent, vilket är långt över branschens uppskattningar.

Ärligt talat så krävs det en interaktion öga mot öga för att förstå poängen.

Oavsett hur bekvämt programvaror som Zoom kan vara när det gäller snabba möten, kommer dessa aldrig att kunna ersätta mänsklig kontakt – i synnerhet inte när det handlar om att träffa nya kunder eller lansera nya produkter. Interagera med den kollektiva energin i ett rum. Folk som slår sina kloka huvuden ihop – bokstavligen – med målet att lösa ett svårt problem eller skapa innovativa affärsidéer med likasinnade. Umgås med kollegor i lobbyn efter arbetstid. Vi pratar om den där obeskrivliga gnistan som uppstår när ni är tillsammans på en och samma plats i stället för online.

Jag insåg inte ens själv hur mycket jag saknade det, förrän jag upplevde det på nytt.

Det går ändå inte att förneka att världen är annorlunda än förut. Men jag tror att med rätt affärsresepartner blir förändringar nya möjligheter.

Till exempel är säkerhet – vilket innefattar att veta var era resenärer befinner sig och hur man tar hand om dem vid varje steg på resan – en enorm prioritet. Genom att ha implementerat en stabil säkerhetsplan visar ni era medarbetare att ni värdesätter och bryr er om dem – vilket är avgörande på denna konkurrensutsatta marknad.

Hållbarhet är också i ropet. Allt fler företag vill ta ansvar för att kontrollera sina koldioxidutsläpp. Egencia ger företag insyn i effekterna av era resealternativ, så att ni kan göra val som speglar hållbarhetsåtaganden både internt och externt.

Vision och teknologi som hjälper er att expandera

För företag som expanderar snabbt finns det två saker som är nödvändiga hos en resepartner. Ett tankesätt som matchar ert företagande, förmågan att snabbt komma igång och möjligheten att enkelt lägga till funktionalitet som kan tillgodose ert företags behov i takt med deras expansion.

Vi upptäcker att många snabbväxande företag och småföretagare som är nybörjare inom affärsreseprogram ofta inte vet var de ska börja. Vi hjälper dig.

När är det rätt tidpunkt att anställa en reseansvarig medan ert företag expanderar? Vilka typer av system ska ni ha implementerat? Vår guide för account managers leder er genom processen att hitta de rätta svaren, samtidigt som ni skapar ett affärsfall i syfte att uppskatta hur mycket ni kan spara eller öka vinstmarginalerna för affärsresor genom att konsolidera resor via en plattform.

Den andra viktiga punkten för snabbväxande företag är att er resepartner – och själva plattformens funktionalitet – har förmågan att snabbt kunna växa i er takt.

Egencia startade som ett reseteknologiföretag. Vi har skapat en kraftfull plattform med väldigt konfigurerbara SaaS-komponenter, vilket innebär att vår flexibilitet är er fördel. Vi kan dessutom snabbt aktivera ytterligare funktionalitet genom API:er baserat utifrån era behov.

Vi ser till att ständigt förnya och utnyttja AI för att underlätta för våra kunder.

Det brukade exempelvis vara tidsödande för reseansvariga att sätta pristak på hotell på grundval av marknaden, och det var näst intill omöjligt att hålla jämna steg med säsongsmässiga prisfluktuationer. Så vi skapade en ny funktion som använder en AI-driven algoritm. Denna ser till att automatiskt justera hotellpristak utifrån det lokala medianpriset på marknaden.

Under covid kämpade resenärer med att få information från olika källor för att ta reda på vilka platser det var säkert att resa till, och vilka inresekrav som fanns vid just det resetillfället. Så vi utvecklade reserådgivaren, ett verktyg som samlar in information om bland annat resebegränsningar, inresekrav, policyer för självkarantän och hygienstandarder. Detta presenteras sedan för resenären direkt under bokningsstegen på Egencia-plattformen.

Ett annat behov som har uppstått i samband med pandemin är resegodkännande. Sedan januari 2020 har vi sett en ökning med 230 procent hos våra kunder som upprättar resegodkännanden så att deras resenärer kan känna sig säkra. Problemet med denna process är att den är komplex och tidskrävande, där flera variabler måste beaktas i varje steg. Därför lanserade Egencia ett banbrytande rekommendationsverktyg för godkännande, som använder maskininlärning och automatisering. Detta medför att automatiskt genererade personanpassade inställningar för resegodkännandeprocesser kan implementeras med några få klick.

Vi är ett stort, datadrivet företag som kan identifiera friktionspunkter ”i bakgrunden”, och därmed hitta sätt att kontinuerligt optimera upplevelsen genom relevanta mätvärden. Våra kunder utgör motorn i vår produktfärdplan. Eftersom vi har så många fler transaktioner på vår plattform än någon annan aktör på marknaden, kan vi även förnya oss snabbare.

Välj rätt partner

Ni är hungriga. Ni är innovativa. Det är därför ni har kommit dit ni är idag. Men ni befinner er också i ett stadium av tillväxt där ni behöver processer som innebär strategisk expansion. Det är viktigt att välja en resepartner som förstår båda dessa världar.

Rätt resepartner – en med grund i ett reseteknologiföretag och med global erfarenhet och räckvidd  – kan hjälpa er att spendera och spara strategiskt, få gladare och säkrare resenärer, samt hjälpa er att expandera på ett sätt som speglar ert företags kultur.

Mer information finns i vår vitbok som kan hämtas på ”Three golden rules for using travel to fuel fast growth.”