Coronavirus: Resenarssakerhet och affarsstabilitet

Vill du hellre få den här informationen i en video? Klicka här. Vi på Egencia finns här för att ge stöd åt din verksamhet och minimera riskerna för dina resenärer. Vi har tagit fram en lista med den viktigaste informationen du behöver för att hjälpa din organisation att bemöta den pågående coronaviruskrisen. Om du har några frågor får du gärna kontakta din Account Manager på Egencia. Dra nytta av resenärsspårningen

• Använd Egencias resenärsspårning för att ta reda på var dina resenärer kommer att befinna sig och lokalisera de resenärer som skulle kunna vara utsatta för risker. Du kan även skapa en global rapport över alla aktuella och framtida resplaner för ditt företag, oavsett destination, och göra sökningar i ett land, en stad, en region eller ett specifikt geografiskt område på kartan.

Granska din affärsresepolicy

• Blockera flyg till särskilda destinationer: För att säkerställa att dina resenärer inte tar onödiga risker kan du antingen ange en viss resväg eller destination som utanför policy eller blockera möjligheten att boka flyg till specifika destinationer.
• Uppdatera Egencias resenärsbegränsningar: Du kan begränsa antalet resenärer på samma resa eller flyg genom att uppdatera organisationens resepolicy och ange ett maxantal.
• Granska inställningarna för godkännanden: Vi vet att godkännande kan sakta ner bokningsprocessen, och normalt uppmanar vi dig att ge dina resenärer möjlighet att boka utan ytterligare steg. Men när det är kris är det viktigt att titta på hur ytterligare godkännande kan se till att chefer är medvetna om vilka affärsresor som är planerade, så att de kan ta informerade beslut med detta i åtanke. Du kan sedan återställa dessa inställningar när normala omständigheter råder. I EMEA/APAC kan du gå ett steg längre och lägga till en säkerhetsgodkännare för resor utanför policyn.

Uppdatera resenärernas kontaktuppgifter

• Detta säkerställer att du enkelt kan kontakta dina resenärer och deras släktingar, om någonting skulle hända under resan. Be alla dina resenärer att granska och uppdatera sin Egencia-profil och, viktigast av allt, uppgifterna för kontaktpersonen vid nödfall.

Kommunicera direkt med dina resenärer via Egencia

• Resenärsmeddelanden: Välj specifika varningar du vill dela på din organisations Egencia-startsida, eller skapa kontextuella meddelanden som länkar till specifika typer av bokningar, som flyg, hotell, tåg eller bil, eller till vissa resmål.
• Bekräftelsemeddelanden: Skapa meddelandet du vill skicka till resenärer när de får en bokningsbekräftelse.
• Förmedla företagets säkerhetsföreskrifter: Se till att dina resenärer har informationen de behöver om företagets säkerhetsriktlinjer genom att lägga till en favoritlänk till organisationens policy på Egencia-startsidan. Kom ihåg att beskriva vilka processer din organisation har upprättat för nödsituationer.
• Om du inte har några särskilda säkerhetsriktlinjer kan du använda de här tipsen för att hjälpa dina resenärer.

Tips för att hålla dina resenärer informerade

• Uppmana dem att använda Egencias app: Se till att dina resenärer använder Egencias app när de reser. På Egencia-plattformen kan du skapa ”resenärsmeddelanden”, som visas i appen och gör att du kan förmedla konsekvent information. Appen skickar också specifika aviseringar till dina resenärer. Dessa aviseringar är kopplade till deras resor, t.ex. avbokningar eller förseningar, och ger resenärerna möjlighet att ändra sina bokningar vid behov.

Håll dig uppdaterad med de senaste nyheterna Så här kan du hålla dig informerad om aktuella situationer:

• Gå till hjälpcentret för covid-19 för att få viktiga uppdateringar som hjälper dig hantera affärsresor under den här utmanande tiden, inklusive information om flexibla resepolicyer.
• Läs Egencias reseaviseringar på Egencia-plattformens startsida. Vårt reseaviseringsteam uppdaterar dessa kontinuerligt.
• Välj att ta emot reseaviseringar via e-post. Du och dina resenärer kan ställa in detta på varje användares profilsida under kommunikationspreferenserna. Det går också bra att kontakta din Account Manager för att ställa in detta på företagsnivå.
• Gå med i Egencia Conncets nätverk online för att komma i kontakt med andra Travel Managers, ta del av de senaste uppdateringarna, lämna rekommendationer och mycket annat.

Förbättra efterlevnaden av ditt reseprogram

• Ett annat viktigt sätt att försäkra dig om att du har full kontroll över var dina resenärer befinner sig, är att se till att resenärerna följer de rekommenderade processerna som du eller din affärsresebyrå har angivit. Om resenärerna inte följer dessa processer, kan du inte ta reda på var de kommer att befinna sig eller vara säker på att de blir medvetna om viktiga aviseringar och policyändringar.
• För att lättare kunna informera om ditt affärsreseprogram internt kan du använda vårt travel manager email toolkit.
• Som ett riktmärke uppnår Egencias kunder över 81 procents efterlevnad av policy för bokningar av flyg, hotell, bil och tåg.*

*Uppgifterna gäller den globala policyefterlevnaden hos alla Egencias kunder, mellan 1 januari och 31 december 2018, för alla bokningar som gjorts online och i appen. 

Mer om riskhantering för resenärer