Är det mödan värt att skicka anbudsförfrågningar? När bör man göra det och när bör man låta bli?

Anbudsförfrågningar är en formell process där du utvärderar och jämför företag som vill förse ditt företag med en viss vara eller tjänst. De används ofta när man väljer en affärsresebyrå, men det finns både positiva och negativa sidor kring själva processen. Ditt företag kanske har flera lösningar för affärsresehantering; en affärsresebyrå, en lokal resebeställare, direktbokning eller en kombination av olika lösningar. Att skicka anbudsförfrågningar för att hitta en affärsresebyrå kan kosta både tid och pengar, men det finns fördelar med att ha all reserelaterad verksamhet samlad på en och samma plats.

När du måste göra det

Att skicka anbudsförfrågningar kan ibland vara ofrånkomligt på grund av externa krav. Offentliga myndigheter måste till exempel skicka formella anbudsförfrågningar för samtliga upphandlingsprojekt som överstiger en viss volym. Andra regeringsinstanser är knutna till en specifik affärsresebyrå på grund av ett ramavtal som sammanställts av en inköpscentral. Vissa företagsstyrelser har alltså riktlinjer som säger att de måste använda anbudsförfrågningar, men för andra är de bara ett av alternativen när de väljer leverantör.

När du har ett val

Så vad bör du då ta i beaktande i diskussionerna om anbudsförfrågningar är rätt väg att ta?

• Omfattning. Utvärdera omfattningen av både ditt affärsreseprogram och potentiella leverantörer. Dina årliga affärsresekostnader är en viktig faktor i processen. Resebudgetar kan ligga på allt mellan 100 000 och 10 miljoner euro.  Det kan vara värt att fundera om det lönar sig att gå igenom hela anbudprocessen om budgeten ligger under 500 000 euro. En vanlig uppfattning är att möten innan anbudsprocessen kan medföra oförtjänta fördelar, men det är alltid klokt att ha någon typ av introduktionsmöte med potentiella affärsresebyråer för att sortera ut leverantörer som helt enkelt inte passar ditt företag. Det kommer att spara tid i längden när du inväntar svar under anbudsprocessen.
• Research. Även om du planerar omfattande anbudsförfrågningar på flera sidor är det viktigt att förstå vilka frågor som är mest relevanta för din beslutsprocess, så att utvärderingen inte blir något du bara bockar av. Det kan verka praktiskt att poängsätta olika svar, men det kan i själva verket dölja det verkliga värdet i en affärsreselösning om du fokuserar på faktorer som affärsresebyråerna kan ändra senare, som till exempel avgifter. Det är också viktigt att bestämma vilka faktorer som spelar störst roll för dig, ledningen och resenärerna.
• Beslutsfattare. Vem behöver involveras i beslutsfattandet? Resebeställare, ekonomiavdelningen, inköpsavdelningen, reseteamet, HR, IT? Finns alla dessa instanser på samma kontor? Vill de aktivt delta i anbudsprocessen, eller vill de enbart komma med inspel gällande deras specifika områden eller det slutgiltiga beslutet? Att försöka arrangera interna möten kan ibland dra ut på processen om du inte har rätt människor involverade. Se till att ta reda på vilka som är ”viktiga” innan du påbörjar planeringen av processen.
• Kostnad och tid. Det är viktigt att skilja på kostnaden för själva förändringen (t.ex. implementeringsprocessen) och kostnaden och tiden som är direkt kopplat till anbudsförfrågningsprocessen (t.ex. utskick, beräkningar och granskningar, intervjuer av de tre bästa kandidaterna och beslutspanelens sammankomst). Du bör också fundera på om du vill göra detta med hjälp av elektroniska verktyg eller ej.

Processen är så pass krävande att många företag väljer att delegera uppgiften till konsulter, vars avgifter också måste tas med i beräkningarna. Anbudsförfrågningar kan bli dyra och tidskrävande. När du är färdig med din research är det värt att överväga om en formell process är nödvändig eller om du kan nå de resultat du strävar efter med individuella möten och presentationer.